高校檔案館定崗定編工作的若干思考

林 堅

（浙江工商大學）

為了規范高校的人員編制管理，優化人力資源配置，提高各部門的工作效率，轉變工作作風，各高校進行了定崗、定編、定員的部署。“三定”指在現有管理架構的基礎上，根據檔案館的職責工作內容、業務量、管理層，對編制崗位人員進行適度優化調整，其目的就是通過定編、定崗、定員合理配置人力資源，構建科學的崗位管理體系，為設定薪酬等級、績效考核、人員培訓等提供基礎依據。

一、什么是定崗定編

定崗定編是確定崗位和確定崗位編制的合稱，前者是設計組織中的承擔具體工作的崗位，而后者是設計從事某個崗位的人數。但在實際工作中，這兩者是密不可分的，當一個崗位被確定之后，就會自動有人的數量和質量的概念產生。

定崗定編是處在不斷探討之中的一個問題。它并沒有一個固定的模式，只是各高校根據自己的情況在不同的時期運用不同的方法。 定編在這里包括定員。所謂定編定員，就是采取一定的程序和科學的方法，對確定的崗位進行各類人員的數量及素質配備。定編定員是一種科學的用人標準。它要求根據各高校的業務方向和規模，在一定的時間內和一定的技術條件下本著精簡機構，節約用人，提高工作效率的原則，規定各類人員必須配備的數量。它所要解決的問題是高校各工作崗位配備什么素質的人員，以及配備多少人員。

定崗定編是各高校檔案館崗位管理中的一項基礎性的工作。它涉及高校檔案業務目標的落實、員工能力和數量的匹配，從而影響到高校檔案館運營成本的降低和效率的提高。在中國計劃經濟時代，定崗定編是由國家有關部門來承擔的，隨著各高校面臨日益激烈的市場競爭，定崗定編已經成為高校自身經營管理的重要內容。定崗定編是高校崗位管理中的一項基本工作。定崗：是指明確高校檔案館所需要的崗位。定編：是指明確高校檔案館需要多少適合發展的員工。

二、檔案館定崗定編的意義

定崗的過程就是崗位設計的過程。崗位設計也稱為工作設計，是指根據組織業務目標的需要，并兼顧個人的需要，規定某個崗位的任務、責任、權力以及在組織中與其他崗位的關系的過程。它所要解決的主要問題是組織向其成員分配工作任務和職責的方式。

崗位設計是通過滿足員工與工作有關的需求來提高工作效率的一種管理方法，因此，工作設計是否得當對激發員工的工作熱情、提高工作效率都有重大影響。崗位設計把整個業務戰略和業務目標分解到每個員工的層次。如果在系統或流程的變革中沒有對崗位進行相應的改變，這種變革注定不會成功。 崗位設置是一項系統工程，沒有決心去排除干擾、堅決實施，將難以成功。

定崗定編的積極意義在于可以幫助高校檔案館進行人力資源規劃、預測，以便更好地幫助高校實現其業務目標。由于人的主觀能動性是難以預測的，所以，在任何時候，定崗定編都不可能是絕對準確的，只可能是一種參考。 定崗定編是高校所有部門的事，而不是人力資源一個部門的事。因此，高校需要的是一個大家在人員方面都能進行自我約束、自我控制的機制，而不是一套硬性的定崗定編的規定。

三、檔案館定崗定編的原則和要點

（一）檔案館定崗定編的原則

1.檔案館因事設崗原則。崗位應根據部門的工作職能、業務以及管理流程進行設定，以工作內容、業務量配制人員，不能因人設崗，要達到因事設崗、人事相宜的目的。強調崗位與組織和流程的有機銜接。以各高校檔案館的戰略為導向、與提升流程的速度與效率相配合。

2.檔案館以現狀為基礎。強調崗位對未來的適應。一方面必須以崗位的現實狀況為基礎，充分考慮崗位價值發揮的基礎條件；另一方面，也要充分考慮組織的內外部環境的變化、組織變革與流程再造、工作方式轉變等一系列變化對職位的影響和要求。

3.檔案館以工作為中心。強調人與工作的有機融合。充分考慮任職者的職業素質與個人特點；體現職位對人的適應，處理好崗位與人之間的矛盾，實現人與職位的動態協調與有機融合。

4.檔案館以分析為手段。強調對崗位價值鏈的系統思考。不僅是對職責、任務、業績標準、任職資格等要素的簡單羅列，而是要在分析的基礎上對崗位價值鏈上每個環節應發揮的作用的系統思考。包括該崗位對組織的貢獻，與其他崗位之間的內在關系，在流程中的位置與角色，其內在各要素的互動與制約關系等。

（二）檔案館定崗定編的要點

1.定崗定編的基本依據是高校發展戰略、業務目標。定崗定編的基本依據是高校本身的發展戰略，高校在特定的時期內，要完成什么樣的戰略目標，構成了高校一切工作的中心，包括定崗定編。如果戰略目標不清楚，高校里的一切工作都失去了方向和依據，包括定崗定編。這似乎是一個很淺顯的道理，但在實際工作中，又會經常遇到類似的情況：高校目標不明確，或者明確但不科學，在這種狀況下，定崗定編是無法進行的。勉強進行，也缺乏說服力。作為國內著名的咨詢公司，鷹騰咨詢為多家企業設計了組織架構及定崗定編方案，獲得了客戶的高度認同。 定崗定編的目的是實現“人、崗、事”三者之間的合理匹配，以達到“人盡其才、才盡其用”的目標。這里最重要的是首先要弄清楚高校要做的“事”。有了工作目標，然后才需要相應的崗和人來做。當然，高校的戰略目標，也就是“事”的確定，這不是一個簡單的問題，它必然涉及高校一系列內外部的因素，如經濟環境、學校目標、技術變化、學生需求等各方面的影響。弄清楚目標是檔案館發展的前提條件。

2.定崗定編的具體依據是檔案館的工作流程。目標明確后，并不意味著定崗定編就可以自動進行了。定崗定編的具體設計，還需要先理順工作流程。前面我們說到了“人、崗、事”之間的匹配，其中“事”是基礎。但做同樣的“事”采用的流程可以是很多的。不同的工作流程必然帶來崗位設置的不同。優化的流程可以給出最有效的崗位設置，而陳舊的流程很容易造成崗位工作的低效率。因此，定崗定編必然涉及的一項前提性工作就是“流程優化”。一提到流程優化，人們很容易認為是一件復雜的工作。其實流程只不過是完成任務目標的方法和過程，它根據目標的繁簡程度不同可采用的優化方法和程度也可以不同。涉及檔案館總體變化的流程重整是一種優化，局部流程的小改小革也是一種優化。只要新的流程能夠使輸出大于輸入，是一個增值的過程，它就是一個優化的流程。我們把優化流程中的關鍵環節找出來，設置成崗位，賦予其職責，并根據該環節的工作量配置相應的員工數，定崗定編就能夠做到科學合理。

3.定崗定編應從檔案館業務人員著手。高校內檔案館崗位是具有一定比例關系的，定崗定編應把握這些基本的比例關系。一是教學與非教學部門之間的比例關系；二是教學與非教學內部各種崗位之間的比例關系；三是管理崗位與全部崗位之間的比例關系。各種非教學崗位的確定雖然要依據其各自優化的工作流程，但也必須考慮它們與教學崗位之間的比例關系。

四、如何合理定崗定編

為深化高校人事制度改革，建立健全高校崗位設置管理制度，實現高校人事管理的科學化、規范化、制度化，按照省政府文件精神，結合高校檔案館實際，從以下幾個方面制定實施細則。

（一）高校檔案館崗位類別設置

1.高校崗位分為管理崗位、專業技術崗位和工勤技能崗位三種類別。（1）管理崗位指擔負領導職責或管理任務的工作崗位。管理崗位的設置要適應增強單位運轉效能、提高工作效率、提升管理水平的需要。（2）專業技術崗位指從事專業技術工作，符合相應專業技術水平和能力要求的工作崗位。專業技術崗位的設置要符合專業技術工作的規律和特點，適應發展社會公益事業與提高專業水平的需要。（3）工勤技能崗位指承擔技能操作和維護、后勤保障、服務等職責的工作崗位。工勤技能崗位的設置要適應提高操作維護技能、提升服務水平的要求，滿足單位業務工作的實際需要。

2.高校管理崗位、專業技術崗位、工勤技能崗位的總量。按照國家有關行業崗位設置指導意見和本省規定的結構比例控制標準，以在編在冊的正式工作人員為基數，由檔案館提出崗位設置意見，報主管部門和政府人事行政部門綜合確定。

（二）等級設置

1.管理崗位等級設置。根據我校檔案館實際，管理崗位分為6個等級，處級正職、處級副職、科級正職、科級副職、科員、辦事員依次分別對應管理崗位的職員崗位。

2.專業技術崗位等級設置。專業技術崗位分為13個等級，包括高級崗位、中級崗位、初級崗位。高級崗位分為7個等級，由高到低分為一至七級，其中高級專業技術職務正高級崗位包括一至四級，副高級崗位包括五至七級；中級崗位分為3個等級，由高到低分為八至十級；初級崗位分為3個等級，由高到低分為十一至十三級，其中十三級是員級崗位。

3.工勤技能崗位等級設置。工勤技能崗位分為技術工崗位和普通工崗位。技術工崗位分為5個等級，即由高到低分為一至五級；普通工崗位不分等級。事業單位中的高級技師、技師、高級工、中級工、初級工，依次分別對應一至五級崗位。

（三）基本條件

1.檔案館崗位基本條件。高校管理崗位、專業技術崗位和工勤技能崗位基本條件，主要根據崗位的職責任務和任職條件確定。高校三類崗位的基本任職條件是：（1）遵守憲法和法律；（2）具有良好的品行；（3）具備崗位所需的專業、能力或技能條件；（4）適應崗位要求的身體條件。

2.管理崗位基本條件。（1）職員崗位一般應具有中專以上文化程度，其中六級以上職員崗位一般應具有大學專科以上文化程度，四級職員崗位一般應具有大學本科以上文化程度。（2）各等級職員崗位的基本任職條件是：①四級職員崗位，須在五級職員崗位上工作三年以上。六級職員崗位，須在七級職員崗位上工作三年以上。②五級職員崗位，須在六級職員崗位上工作兩年以上。③七級職員崗位，須在八級職員崗位上工作三年以上。八級職員崗位，須在九級職員崗位上工作三年以上。④九級職員崗位，須在十級職員崗位上工作三年以上（不含按有關規定確認為九級職員的）。

3.專業技術崗位基本條件。（1）專業技術崗位的基本任職條件，按照現行國家、我省和我校專業技術職務評聘的有關規定執行。專業技術三級、四級崗位原則上應具有正高級專業技術職務資格，五級、六級、七級崗位原則上應具有副高級專業技術職務資格，八級、九級、十級崗位原則上應具有中級專業技術職務資格，十一級、十二級、十三級崗位原則上應具有初級專業技術職務資格。（2）檔案館因實行職業資格準入控制的專業技術崗位的基本任職條件，必須包括準入控制的要求。（3）專業技術高級、中級、初級崗位以及高級、中級、初級崗位內部不同等級崗位的具體任職條件，由主管部門或事業單位按照本實施細則及行業指導意見，根據崗位的職責任務、專業技術水平要求等因素綜合確定。

4.工勤技能崗位的基本任職條件。（1）一級、二級工勤技能崗位，須在本工種下一級崗位工作滿5年，并分別通過高級技師、技師技術等級考評；（2）三級、四級工勤技能崗位，須在本工種下一級崗位工作滿5年，并分別通過高級工、中級工技術等級考核；（3）新聘工勤技能人員見習、試用期滿，并通過初級工技術等級考核，可確定為五級崗位。

［1］ 陳水生.高校檔案機構人員因素探析［J］. 山西檔案，2016（1）：71—73.

［2］ 張長海.大學檔案機構職能延伸——基于高等教育文化傳承職能的分析［J］.檔案學通訊，2012（4）：201—206.