企業電子檔案的安全問題與解決方案

【 摘 要 】 電子檔案是檔案管理的發展方向，其自身具有紙質檔案無可比擬的優勢，也有廣闊的發展空間。但是，目前情況下，電子檔案的安全性，包括真實性、保密性、完整性、通用性及不可預知的災難等，都存在這樣或那樣的問題。如何解決這些問題，需要企業領導和檔案管理人員深入思考和應對。

【 關鍵詞 】 電子檔案；安全問題；解決方案

The Security Issues and Solutions of Enterpriseelectronic Archives

Dong Mei

（Xuzhou Power Supply Company JiangsuXuzhou 221000）

【 Abstract 】 Electronic archives is the development direction of archives management.It has incomparable advantages compared with paper files. At the same time it also has a broad space for development. However it has a number of problems of the authenticity， security， universality， integrality and unpredictable disasters at the current situation. It needs enterprise leaders and lectronic archives managers to think and reply deeply， thus solving these problems.

【 Keywords 】 electronic archives； security issues； solutions

1 引言

檔案作為企業管理的一環，隨著企業管理業務的不斷深化，在為企業管理提供方便快捷服務的同時，其自身也獲得了廣闊的發展空間。目前的檔案已經不再單純以紙質的形式存在，而是通過電子形式的推廣、運用，讓檔案有了全新的形式，并煥發出了勃勃生機。可以說，檔案信息電子化是社會與經濟發展的必然趨勢。

目前，企業業務檔案管理依然需要手工歸檔，手工歸檔的檔案管理很大程度上依賴工作人員的責任心，檔案管理也就必然存在著許多安全隱患，主要表現在三方面：一是無意識遺漏；二是粗疏大意遺失；三是有意識的造假替換。

那么，既要解決手工歸檔所存在的安全問題，又要為企業提供便捷優質的服務，就需要檔案實現電子化管理，即將紙質資料轉換成電子數據，實現全方位的電子化管理，從源頭上保證檔案信息的安全與真實。

2 檔案信息安全涉及的內容

信息化元素的融入給檔案工作帶來了便利的同時，也同樣帶來了一系列的安全問題。這是一個迫切需要解決的問題。檔案信息安全主要包括五方面的內容，即保密性、真實性、完整性、通用性及不可預知的災難問題。

2.1 電子檔案內容的保密性

保密應該是檔案管理中首先要解決的問題。但是，隨著計算機使用者水平的不斷提高，計算機使用者用網絡終端設備能索取到存儲在網絡設備上的任何文件，甚至“人肉”出某一個人的個人材料。 可以說，當今網絡上已經沒有秘密可言。另外，終端上的電子文件也都可以互傳。這對于需要保密的內容或限制提供利用的內容的保密問題，是一個極大的隱患。譬如，有些部門賬戶與密碼的管理太過簡單；有的部門的賬戶就是公司拼音的縮寫，密碼更是統一的公用密碼；也有一些部門，系統的密碼雖然不統一，但是，都有一定的規律，很易于掌握。這就給信息安全帶來隱患。

2.2 電子檔案內容的真實性

檔案是管理中必不可少的資料。其所記錄的原始性是檔案的本質屬性，這一點永遠都不會改變。電子檔案也不例外。電子檔案的真實性包含兩個方面：一是內容的真實性；二是形式（載體）的真實性。內容的真實即指保證形成過程是原始的，內容是原件，是真品。但是，要判斷電子文件是不是原件難度很大，電子文件特別容易被修改或刪除，而且改動后幾乎不留痕跡。目前的軟件尚未開發出簽名功能，擬稿人和簽發人均無法在電子文件中簽名，這給日后確定文件的權威性、真實性出了一個難題。

應當指出，對于更改補充的檔案材料、事后補記而形成的文件，如工程建設中的實測補記圖樣，或對工程項目設備的改進材料所做出的補充、更改，都屬于原始的歷史記錄范疇，同樣也具有真實性。

2.3 電子檔案內容的完整性

電子檔案在保管和操作使用過程中，即使是存儲盤表面極其細微的損傷，都可能導致字檔案信息無法讀出，又因為信息的非直讀性往往使人們對信息無法讀出的情況無法預知，所以難以防范，而且，電子檔案載體存儲密度愈大，其物理壽命愈短。電子檔案又需要高密度存儲，這就更加縮短了它的物理壽命。一旦電子檔案的物理壽命結束，還談何完整性？

比起載體的老化損壞而言，電子技術過時是對電子檔案長期有效性一個的更為嚴峻威脅。在自然狀態下，包括電子檔案的記錄方式、編碼格式等在內的軟、硬件技術會隨著時間推移而漸漸過時淘汰，如若不適時采取適當的解救措施，這些舊的電子檔案即使其載體物理性能非常穩定也會無法讀取，此時，其技術壽命己走到盡頭，再無長期有效性而言。

2.4 檔案軟件的通用性

目前，檔案部門使用的軟件不統一不相融，目前，尚未設計出一款既適用于文件檢索又適用于檔案信息管理的軟件系統。所以，利用電腦完成電子檔案管理，快速有效的編輯信息，出版成果，就只能是一個美好的“理想”。這無疑阻礙了檔案信息電子化發展的進程。

2.5 電子檔案不可預知的“災難”

不可預知的災難有可能是網絡突然癱瘓或硬件被毀，如遭遇“黑客”侵入，遇到惡意病、計算機損毀、硬盤被盜等，電子文件可能會在瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

除以上五點之外，還有業務基礎薄弱問題，例如檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，操作不標準化，不規范等。這一系列問題都是客觀存在的。這就增加了電子檔案工作進程的難度。

3 解決電子檔案管理問題的途徑

當然，檔案信息管理人員的業務素質急需提升，也是一個不爭的事實。目前看，檔案管理人員還只能僅僅滿足于一般的計算機操作，沒有掌握先進的技術水平，更談不上對檔案、信息的復合性處理。盡管有些部門引進了先進設備，仍不能充分發揮作用，因為缺少專門的檔案信息現代化管理人才。

如何解決電子檔案管理中出現的問題，就擺在了企業領導和每一個從業人員的面前。

一是培訓檔案專業人才，使之成長為精通計算機技術的高手。網絡犯罪高發已經是一個普遍現象，犯罪分子專業化程度高，犯罪決心大。信息管理人員中一些人對高新科技有一種盲目的迷信，以為一旦使用了高新科技設備就會萬無一失地實現科學管理，達到信息安全。而信息監控管理人員往往對高新技術不熟悉，對其特點、危害性認識不足，或沒有足夠的技術能力和有效的管理措施來排除安全隱患、解決安全問題。因而，培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。這是防范檔案使用過程中出現安全問題的最有力的保證。

二是建立健全維護電子文件真實性和安全性的法律法規。如前所述，即使擁有完善的信息安全技術，在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有可能遺失或被改動。這就需要有相應的法律法規來保證電子檔案的安全性。建立健全相關法律法規，對于維護電子檔案的原始性、真實性、保密性，保證其安全，具有十分重要的意義。對于有意或無意破壞電子檔案，損害其真實性和安全性的行為，要以法律的名義予以制止和打擊。

三是完善、開發新的安全技術軟件。檔案信息工作電子化信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案管理的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、 存儲盤、微信、QQ等技術，新的、更為安全的載體形式將會不斷涌現。我們相信，新的技術應用必將給電子檔案管理帶來新的生機。

4 結束語

綜上所述，電子檔案的安全是一門涉及計算機科學、情報科學、圖書館學、網絡技術、通信技術、密碼技術等多種學科的綜合性學科，事關個人安全、企業安全乃至國家安全，與社會穩定、事業發展、文化繼承和發揚密不可分。保障電子檔案的保密性、真實性、完整性、通用性，就是保障國家安全的重要一環。

參考文獻

[1] 于柏云.檔案信息資源利用安全性的探討[J]辦公室業務.2015年第6期.

[2] 沈彥.數字檔案真實性、完整性與長期有效性維護[J]蘇州大學學報.2012年第8期.

作者簡介：

董梅（1968-），女，江蘇徐州人，畢業于江蘇開放大學，本科，中級職稱，國網公司徐州電力公司，檔案管理；主要研究方向和關注領域：檔案管理和安全。