淺談信息化建設在高校財務精細化管理中的作用

李凱潤

摘要：運用計算機網絡及通信業(yè)務實現(xiàn)高校財務管理流程的可估性已經成為數(shù)字化時代的標志，本文意在探討現(xiàn)代信息建設在高校財務精細化管理中的作用及如何促進信息化建設來實現(xiàn)財務管理超越時間，空間的精細化管理模式。

關鍵詞：信息化建設；精細化管理

一、信息化建設下推行高校財務制度精細化管理的必要性

（一）高校財務精細化管理的內涵

精細化管理的實質是一種推行細化的管理文化，相對粗放的管理模式，它強調借用一系列大數(shù)據(jù)的分析保證管理流程的可評估性和量化性。這種管理模式不僅要求財務管理的責任細化和具體化而且規(guī)定財務工作應保證各環(huán)節(jié)資金的使用和流向，它促使財務工作的規(guī)范和標準需要從細節(jié)入手。高校的財務管理精細化是高校改革發(fā)展的產物，其根本目的在于提高預算的準確性和決策的正確性，保障財務管理的質量，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，推動高等教育的科學發(fā)展。

（二）高校財務信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢

財務的信息化指財務部門科學運用計算機、互聯(lián)網及移動通信設備實現(xiàn)工作流程的優(yōu)化重組并向內外部信息使用者提供優(yōu)質、規(guī)范和透明的服務。隨著政府對電子政務的推行，電子政務的視角也為高校電子財務的信息化建設提供新思路。高校的財務信息化建設包含辦公自動化、財務科室間的信息共建共享、財務監(jiān)督公正透明公開等多方面的內容，它的特點在于財務辦公的無紙化、網絡化、精細化、透明化和協(xié)同辦公的交互性。這一方面提高高校財務的運轉效率，另一方面積極貫徹政府所倡導的行政事業(yè)單位財務公開透明的原則。

（三）信息化建設下要求財務精細化管理的必要性

首先，雖然計算機網絡有利于財務數(shù)據(jù)的采集和分析，但是也給財務預算提出更加精細化的要求，財務人員需要利用網絡大數(shù)據(jù)科學結合零基預算和滾動預算，根據(jù)收入和支出的經濟功能詳細分類使預算能夠在技術層面上對整個財務流程進行全面控制。其次，在電子發(fā)票逐步代替紙質發(fā)票和營改增之后一部分行業(yè)的繳費憑證可以替換發(fā)票的背景下，財務審核制度也應適應電子商務的變化不斷創(chuàng)新，接受新事物的同時更需細化對電子發(fā)票類原始憑證的審核管理。第三，精細化管理強調不同崗位間分工明確，管理細化，尤其在信息化建設逐步實現(xiàn)財務部門內部和其它部門如人事、外事、教務之間資源共享的新形勢下，高效無障礙的溝通渠道有利于財務監(jiān)督的施行。

二、高校信息化建設在財務精細化管理中的作用

（一）信息化建設促進財務審批流程的優(yōu)化

高校財務審批制度一般模式按照前臺受理-審批-制單-復核的流程實施，這一過程雖然減少報銷人員排隊等候的時間但是由于前臺受理不能全完取代后臺審核人員的工作導致后期存在退單的問題。基于財務人員的人手不足等原因，出現(xiàn)退單的傳統(tǒng)解決途徑是電話通知和當面退單，這種途徑的弊端是退單流程的低效和信息的滯后性。財務的信息化建設可構建一站式服務以減少預約單在財務人員和報銷人員間的重復傳遞，例如，第一設立網絡平臺實現(xiàn)退單短信的自動批量發(fā)送，財務人員能依靠平臺及時把退單原因通知報銷人；第二，開通微信公眾號定期把退單的預約號和經辦人電話對用戶公布，只要安裝軟件客戶端，報銷人員可以登錄我的報銷單系統(tǒng)隨時自查報銷單處理結果并預約領取退單的時間。這種一站式服務不僅避免傳統(tǒng)退單耗時耗力的流程而且可及時把處理結果反饋給報銷人，保證了財務流程追蹤的有據(jù)可尋也促進了財務審核人員的辦事效率，優(yōu)化了財務審批的過程。

（二）信息化建設提升財務預算的精準性

在計算機云計算及存儲儲備功能大力發(fā)展的財務領域，依靠信息化建設實現(xiàn)財務預算的精準和細化已是共識。第一，通過對每個項目的支出、工程量和項目期合理安排，財務人員可以通過應用信息技術最大限度的減少例外性支出。第二，預算編制、執(zhí)行和調整通過不同業(yè)務模塊和會計核算的內容整合，通過這種緊密聯(lián)系建立預算超支的預警機制。第三，財務預算在大數(shù)據(jù)匯總的基礎上科學分析下屬學院的預算執(zhí)行力度，防止某些學院資金使用率不高的情況，避免資源的浪費。第四，數(shù)據(jù)倉庫通過數(shù)據(jù)篩選工具、轉換工具、查詢工具構建出標準嚴格、偏差極小的財務預算，這種預算可形成可靠的考評依據(jù)，其量化分析可為管理層提供決策支持。

（三）信息化建設提高財務管理職能的互動性

在移動通訊便捷的時代，報銷人對財務部門的服務期望值不斷提升，傳統(tǒng)的財務各科室埋頭苦干缺乏溝通的情況已不適應報銷人員的要求，所以信息化建設需要通過協(xié)同辦公平臺的變革模式，將“互聯(lián)網+服務”的理念融入財務管理中。例如，各科室可以通過內部即時通訊系統(tǒng)實現(xiàn)相互合作，利用網絡視頻電話等方式打破信息孤島的壁壘，將已確認的事項及時傳達到其他科室。此外，在涉及到需要財務部門和其他部門的多項審批的事項上，可以通過協(xié)同平臺進行聯(lián)合審批，實現(xiàn)跨部門的合作，例如某經濟事項從發(fā)生之初就被放入待處理界面，根據(jù)系統(tǒng)提示通過各部門歸口的電子化審批，審批人只需使用計算機對自動生成的審批表和掃描文本進行審核并使用電子簽名通過即可。

三、促進信息化建設加強精細化管理的措施

（一）充裕管理精細化的過程

精細化管理的理念要求財務人員熟練掌握信息化下的財務辦公軟件和網絡報銷平臺流程，隨著電子貨幣和電子單據(jù)被逐漸認可為會計原始憑證，財務部門的工作方式也會逐步改變，財務人員應提高審核效率，充分利用信息化系統(tǒng)處理憑證以節(jié)省時間促使財務預算和分析的細化。這個過程一方面要求財務審核人員的績效考核和處理憑證的效率及難易程度相掛鉤，規(guī)范各類憑證在不同科室之間流轉的時間，另一方面要求費用報銷模塊應緊密聯(lián)系預算模塊，利用預警機制及時查明不符合預算的財務支出并在限制的時間內做出更正。

（二）樹立財務人員服務與管理并重的意識

財務人員應樹立服務與管理并重的意識，崗位出發(fā)點以高校教師學生的利益為基礎，真正推行契合師生利益的信息化建設而不僅僅從技術角度純粹改良財務信息化建設。一旦片面注重信息化建設，財務管理會陷入機械化的僵局。因此，首先財務人員應細化的崗位職責，整理屬于自己職責的工作內容，制作說明視頻或者電子詞典，當師生遇到問題時可以通過查看視頻或輸入關鍵字等方式明確需要咨詢的對象。其次，財務人員需要總結工作上的知識點和歸納相關應用技巧并把它們整合成共享資源庫，例如，當某位審核人員被詢問到為何設置某項目的支出限制，即便這種問題超過他的崗位范圍，他也可以利用資源庫搜索相關信息及時解答，因此，共享資源庫的存在可減少各崗位相互推諉責任不履行義務的情況。

四、結語

高校財務精細化管理依托于信息化建設的不斷發(fā)展，信息化建設助力于財務精細化管理的不斷完善，這兩者是相輔相成相互促進的過程。作為高校財務管理層應重視財務人員的計算機技能培養(yǎng)，提高財務人員的綜合素質并結合高校自身特點進一步優(yōu)化財務網絡平臺建設，借此實現(xiàn)高校財務在數(shù)字化時代下的科學改革。

參考文獻：

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（作者單位：江南大學財務處）