基于ERP系統的采購管理探討

洛陽煉化宏達實業有限責任公司 蘭天

隨著科技的進步與發展，計算機技術在企業管理中發揮著越來越重要的作用。ERP作為一種現代化企業管理模式，有著傳統管理無法比擬的優勢。應用先進的ERP系統，提高洛陽煉化宏達實業有限責任公司（以下簡稱宏達公司）的企業管理水平，提升了企業核心競爭力，而采購管理作為企業供應鏈中的重要一環，也將因ERP系統的應用而受益良多。

第三次科技革命的興起，互聯網普及加快了信息傳播速度，增加了企業間的信息交流和業務往來，使企業能夠及時了解市場變化，滿足市場需求。計算機技術加快了生產進程，提升了企業效率，促使市場競爭更為激烈。隨著信息時代的來臨，ERP系統在各企業中逐漸推廣應用。宏達公司作為傳統企業中的一員，在日趨激烈的市場競爭環境下不斷探索創新，應用先進的信息技術和管理模式，對企業資源進行優化整合增強了企業核心競爭力，實現了數字化管理。企業的采購管理，正是我國企業管理中應用ERP而受益最大的環節之一。應用ERP系統，我公司的采購管理水平有望得到大幅提高。

隨著科技的進步與發展，計算機技術在企業管理發揮著重要作用。ERP作為一種現代化企業管理模式，有著傳統管理無法比擬的優勢。應用先進的ERP系統，提高宏達公司的企業管理水平，提升了企業核心競爭力，而采購管理作為企業供應鏈中的重要一環，也將因ERP系統的應用而受益良多。

第三次科技革命的興起，互聯網普及加快了信息傳播速度，增加了企業間的信息交流和業務往來，使企業能夠及時了解市場變化，滿足市場需求。計算機技術加快了生產進程，提升企業效率，促使市場競爭更為激烈。隨著信息時代的來臨，ERP系統在各企業中逐漸推廣應用。宏達公司作為傳統企業中的一員，在日趨激烈的市場競爭環境下不斷探索創新，應用先進的信息技術和管理模式，對企業資源進行優化整合增強了企業核心競爭力，實現了數字化管理。企業的采購管理，正是我國企業管理中應用ERP而受益最大的環節之一。應用ERP系統，我公司的采購管理水平有望得到大幅提高。

采購管理及ERP概況

采購管理是對采購活動中各個環節執行過程的科學管理。采購管理作為企業價值鏈中的重要一環，不論從成本、質量的角度，還是從交貨期及敏捷性方面考慮都對企業競爭力的提升具有重要意義。采購管理水平的提升，能夠降低企業成本，提升產品質量，縮短交貨期，提升客戶滿意程度。

ERP是將企業的各個部門，包括財務、生產、物料管理、采購與銷售、人力資源管理等運用先進的計算機網絡技術有機地整合在一起。它注重產品研究開發、質量控制、市場營銷和售后服務環節，使企業間的信息和資源集成成為可能，實現了對市場需求的快速反應，降低風險成本，實現高收益等目標。ERP系統的核心管理思想是實現對整個供應鏈的有效管理。

宏達公司始建于1992年，是以石油化工、化纖生產、石化產品貿易、檢維修業務為主的集團型企業。

宏達公司的生產經營是連續不間斷的，這就需要不斷地進行物資采購。其中采購成本占企業總成本的比例較大，因此提升采購管理水平是宏達公司降低成本、提高運作效率、增強競爭力的有效手段之一。

ERP系統在宏達公司采購管理中的應用

1 現行采購管理

宏達公司為了應對日益激烈的市場競爭環境，將原各單位分散自購采購模式轉變成為集中采購模式。即宏達公司各下屬單位的原輔材料、機物料、施工用材、通用配件等，集中上報，施行“統一管理、統一采購、統一結算”的模式。這種采購模式通過大批量的集中采購降低企業采購成本，便于公司進行統一的成本控制。

2 供應商管理

宏達公司始終堅持 “統一管理、定期考評”的供應商管理原則。嚴格供應商準入制度，對供應商的資質進行審查，確保供應商具備合格證照，符合國家法律法規，誠信經營，經領導審批后方可納入宏達公司合格供應商名錄。宏達公司按規定定期對供應商進行綜合測評、打分。

3 采購流程

宏達公司現行的采購管理方式是按計劃采購。即由各需求單位在月末匯總上報物資需求計劃；經領導及生產運行部討論通過后匯總成綜合計劃，由采購部門組織采購；所需物資采購回來后驗收入庫，以滿足企業生產的需要。

宏達公司此采購管理模式業務信息共享程度較低。采購人員和與供應商的談判多為電話溝通，沒有相應的文字記錄。采購人員為完成計劃而進行采購，不能及時對市場變化做出反應，容易造成庫存量大、資金占用多、成本居高不下的后果，不但影響企業生產經營活動正常進行，且對企業的經濟效益造成不必要的損失。

4 基于ERP系統的采購管理推進

宏達公司改革創新不斷探索新形式下的經營管理模式，在公司的大力推進下完成了信息化一期、二期建設。辦公自動化系統的應用將公司部分業務由傳統手工辦公方式轉變成便捷的線上辦公模式。ERP系統的應用將公司財務管理、供應鏈管理、人力資源管理等通過網絡相互關聯成為一體，提高了員工辦公效率，而高度共享的信息集成則為領導進行科學正確的決策提供有利條件?；贓RP系統下的采購管理滿足了企業對采購的要求，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成，提高采購管理效率。

應用ERP系統使宏達公司的采購管理模式開始由按計劃采購向按訂單采購轉變。

5 基于ERP系統的采購流程

基于ERP系統的采購流程如下：首先由需求部門按需提報物資需求申請單，經開會審批后，由宏達生產運行部匯總后在系統中錄入請購單，請購單傳至采購部門由采購部門組織采購。采購員根據情況在系統中錄入采購合同、框架協議等，并填寫采購訂單。物資到貨后由需求部門進行驗收，庫管員根據到貨情況進行材料入庫。采購員收到發票后，根據采購入庫單填制采購發票。財務會計收到紙版發票后，審核系統中的采購發票，采購發票審批自動傳應付，生成應付管理系統中的應付單據。付款時，采購員根據合同生成付款申請單，由財務進行付款。最后由采購員填寫內部交易結算清單完成與需求單位的內部結算。

ERP采購業務中所有單據都留存于系統中，采購員可以隨時查詢該業務的進行狀態、供應商信息等，增強了采購業務的可追溯性。供應商的管理在采購管理中是一個中心環節，傳統的供應商管理全部為人工管理，應用ERP系統后，供應商的信息全部錄入ERP數據庫，能夠及時對供應商的信息、供貨質量、數量等進行分析，實現了智能化管理，減少了人為因素的影響。下面是宏達公司ERP采購流程圖（圖1）。ERP系統建立了相應的采購單據的審批控制流程，將“事前控制、事中監督、事后分析”這一管理理念充分體現，為管理層能夠及時應對市場變化做出正確決策奠定基礎，提升企業規避風險的能力。區別于傳統管理模式手工制作報表，ERP系統可以按需生成報表，對某一階段采購業務進行數據分析，為下一階段工作提供指導。

采購管理的不足與拓展方向

宏達公司進行的二期信息化建設應用最新的ERP系統實現采購業務的信息化管理，但仍然處于信息化建設的初級階段。ERP系統在宏達公司采購業務的應用仍存在很多問題，需要員工根據自身業務現狀對ERP采購流程不斷完善與優化，以達到良好的使用體驗，提升辦公效率；同時加強員工培訓提升員工自身素質，使員工能夠盡快學習適應新型采購管理系統也是宏達公司目前需要努力去完成的。

就宏達公司目前的采購業務來說，ERP的應用僅僅是實現公司內部管理信息化。面對目前全球化的經濟發展趨勢，宏達公司需要順應社會發展不斷拓展采購渠道，而不僅僅是局限于自身現有的合格供應商。其一，加強信息化建設，構建網絡采購平臺，讓企業的物資供應多渠道、社會化。宏達公司可在平臺上公開發布招投標信息，尋源比價使過程和結果透明化，選擇性價比最高的供應商進行采購。其二，建立內部采購商城，與多家合格供應商或大型電商平臺建立長期牢固的合作關系，將其作為ERP的外部延伸納入我公司的采購管理系統。其三，建立移動化應用，使采購業務能夠隨時隨地進行。

相信宏達公司會根據自身實際情況，不斷完善ERP系統從而達到供需雙方信息協同的目標，加速商業流程，提升采購效率，實現供需共贏。百尺竿頭再上層樓指日可待。