文書(shū)檔案整理與管理工作

文/陜西清水川能源股份有限公司清水川發(fā)電分公司　劉麗莎

文書(shū)檔案整理與管理工作

文/陜西清水川能源股份有限公司清水川發(fā)電分公司劉麗莎

【摘要】管理性檔案又稱(chēng)文書(shū)檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)結(jié)構(gòu)在領(lǐng)導(dǎo)以及行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具備保存?zhèn)洳閮r(jià)值的資料。怎樣做好文書(shū)與檔案管理人員的工作責(zé)任。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；整理；管理

整理文書(shū)檔案的工作內(nèi)容能夠概括為文書(shū)檔案的體系化與基礎(chǔ)編目2部分。體系化是指對(duì)互相間存在的一種關(guān)系的案卷，依照必需的辦法結(jié)合在一起，組成完整的、具備有機(jī)聯(lián)系的全體，詳細(xì)包含檔案的類(lèi)別、案卷的排列與檔號(hào)的體系。衡量企業(yè)管理水平的一個(gè)關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)就是文書(shū)檔案管理，其檔案資料完整性被管理水平直接關(guān)系到。因此，相應(yīng)的創(chuàng)新事務(wù)是我們要做好的，以保證文書(shū)檔案管理事務(wù)的成功展開(kāi)與實(shí)現(xiàn)，這樣就推動(dòng)了企業(yè)單位的發(fā)展。

一、增強(qiáng)文檔現(xiàn)代化管理工作

（一）檔案資源信息化。在信息時(shí)代，檔案資源信息化通過(guò)加工信息體系以及網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)傳輸，完成檔案資源的合適配置以及有效開(kāi)發(fā)應(yīng)用，檔案信息資源的社會(huì)共享實(shí)現(xiàn)了。及時(shí)記錄檔案案卷題名、檔號(hào)、存放部位、應(yīng)用者、借出和歸還時(shí)間、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等信息，完成檔案暢通全經(jīng)過(guò)自動(dòng)化管理。充足施展計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)解決作用，為檔案運(yùn)用者供給方便、迅速的檢索服務(wù)，應(yīng)用者的要求及時(shí)滿足。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息資源共享，讓信息文件資源更大地施展功能。

（二）現(xiàn)代化的管理方法。隨著深入改革的發(fā)展，面臨著很多期待處理問(wèn)題的是文檔管理，比如資料以及檔案數(shù)目愈來(lái)愈多，給保存以及供給應(yīng)用帶來(lái)困難。落后的管理辦法手段直接影響了資料以及檔案質(zhì)量等，只有完成文檔管理現(xiàn)代化，才可以有效地加以處理。首先，檔案現(xiàn)代管理方法以及理論的應(yīng)用。通過(guò)模仿以及應(yīng)用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，檔案科學(xué)管理理論成為行之有效，這些理論以及實(shí)踐中加以概括以及發(fā)展，最后成為檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)辦法。假如機(jī)械把現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)裝備、技術(shù)辦法和技術(shù)效果引入檔案管理中，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的專(zhuān)科化、自動(dòng)化。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。做好文書(shū)檔案工作想要做好的話，一定不可以少了標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段以及管理方法。包含格式標(biāo)準(zhǔn)、類(lèi)別標(biāo)準(zhǔn)、解決程序的標(biāo)準(zhǔn)等等，直接影響著文書(shū)檔案管理工作的好壞的是標(biāo)準(zhǔn)化程度的高低。尤其是在21世紀(jì)的現(xiàn)在，讓辦公自動(dòng)化的水平在接連提高的是科技的發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)管理的關(guān)鍵性也變得愈來(lái)愈出色。例如在下一份決策資料之前，最先需要把檔案的歸檔以及文書(shū)的歸檔工作做好，只有這樣才可以保證資料的正確性以及標(biāo)準(zhǔn)性。在解決文書(shū)檔案工作的經(jīng)過(guò)中，要留意掌握好管理環(huán)節(jié)以及檔案記錄的有效連接，讓工作更加具備體系性與條理性。

二、文書(shū)檔案管理的方法分析

（一）落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員只要具有比較高的責(zé)任意識(shí)，才可以及時(shí)地處理在文書(shū)檔案管理工作中存在著的問(wèn)題，也才可以進(jìn)一步推動(dòng)管理文書(shū)檔案的工作順利執(zhí)行。因而，在實(shí)際的管理文書(shū)檔案工作中，要對(duì)文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)是有規(guī)劃的培養(yǎng)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)檔案管理工作的程序與辦法。管理人員在工作中，要標(biāo)準(zhǔn)題名，把檢索查準(zhǔn)率提高。檔案的分類(lèi)號(hào)確保了檢索查全率，而題名正確才可以確保檢索的查準(zhǔn)率。但只有查全率是不行的，還要同時(shí)確保查準(zhǔn)，所以，在著錄時(shí)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)題名，盡量防止在檢索時(shí)產(chǎn)生含混不清、文不對(duì)題以及計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的狀況出現(xiàn)。

（三）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的信息化水平。隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繼續(xù)發(fā)展，國(guó)內(nèi)文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展也相應(yīng)地推動(dòng)了，文書(shū)檔案的載體也漸漸的由紙質(zhì)向電子存儲(chǔ)了。所以，在現(xiàn)實(shí)的文書(shū)檔案管理工作中，需要繼續(xù)地把信息化的水平提高，才可以把管理的效率提高，跟上社會(huì)的發(fā)展步伐。在文書(shū)檔案的管理中，經(jīng)過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以有效地把管理的水平提高，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，讓文件的產(chǎn)生、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等每一個(gè)程序和自動(dòng)化辦公相銜接，體系地結(jié)束文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。由此可見(jiàn)，經(jīng)過(guò)使用計(jì)算機(jī)等優(yōu)秀的信息技術(shù)，可以繼續(xù)地提升文書(shū)檔案管理水平，提升文書(shū)檔案管理的效率，進(jìn)一步推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的成功開(kāi)展。

（四）文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要提高。在管理文書(shū)檔案事務(wù)中，文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)還要全面的提升。所謂的綜合素質(zhì)，關(guān)鍵就是指文書(shū)檔案管理人員不單要具備比較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要具備主動(dòng)向上的思想意識(shí)，比較全面的前瞻意識(shí)等。文書(shū)檔案人員還要繼續(xù)地實(shí)施自我學(xué)習(xí)，視野進(jìn)一步拓寬，而且全面認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展前景，依據(jù)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展趨向，努力把本身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提高，使用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)以及改進(jìn)文書(shū)檔案工作，完成單一型向多樣復(fù)合型改變，繼續(xù)促進(jìn)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程。

科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理能夠繼續(xù)地提高一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用工作，不但能夠完成檔案管理工作的本身價(jià)值，并且能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。所以，只有增強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的注重，標(biāo)準(zhǔn)管理制度與章程，增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)與學(xué)習(xí)，才可以讓文書(shū)檔案管理工作獲得有效地展開(kāi)，從而為機(jī)關(guān)與企業(yè)的發(fā)展提供有益的幫助以及借鑒。

參考文獻(xiàn)：

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