高校檔案機構職能拓展對策淺論

寧寒松

高校檔案機構職能拓展對策淺論

寧寒松*

西安醫學院，陜西 西安 710021

隨著社會和高等教育事業的發展，高校檔案這一反映高校發展歷史軌跡和精神面貌的人文資源應該被更加充分的挖掘和利用，因此高校檔案工作不能固守管理和服務的傳統職能，要在職能拓展方面尋求更多可能。本文著眼于阻礙高校檔案機構職能拓展的現實原因，對高校檔案機構職能拓展途徑進行了探索。

高校；檔案機構；職能拓展；途徑

一直以來，高校檔案及檔案工作都有著明確而穩定的職能定位，在高等教育結構中，高校檔案是高校在整體的教學、科研、管理等綜合辦學過程中直接形成的多種形式的原始歷史記錄，而高校檔案工作則是直接對高校檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。然而，隨著社會和高等教育事業的發展，高校檔案這一反映高校發展歷史軌跡和精神面貌的人文資源應該被更加充分的挖掘和利用，因此高校檔案工作不能固守管理和服務的傳統職能，要在職能拓展方面尋求更多可能。

一、高校檔案機構職能拓展的障礙

(一)客觀環境

對檔案工作的重視在很多時候只是停留在嘴上，高校檔案工作同樣面臨著被忽視的現實問題。教育部在《高等學校檔案管理辦法》中明確指出：高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構。這是對高校檔案職能和功能的明確化，然而在現實的工作環節中，檔案部門以及檔案工作因為與高校教學、科研的中心工作并無直接關系而受到忽視，檔案管理作為一項內容龐雜且專業性極高的業務工作往往從屬于某個行政職能部門統一管理，其工作內容和方向被最大程度的壓縮和制約，同時身處邊緣化地位致使其可利用的資源又十分有限，因此缺乏職能拓展的客觀條件。

(二)主體定位

長期以來，高校檔案部門對自己的定位就是學校檔案的管理和檔案相關服務工作機構，其專門化的業務規范和工作機制在不斷的實際工作中也已形成，以此從制度層面限制了檔案部門業務范圍的拓展。同時，檔案部門具有非常明確的業務內容，比如為高校上級主管部門調取審查資料，為教職工和學生提供身份認證資料等，服務針對性較強，檔案資料的利用往往是專項并單向的，且各項業務內容之間并沒有直接的聯系呈現相對獨立狀態，因此檔案資料的交叉使用和重復利用低下，這樣并不利于檔案資料多種價值的開發。

(三)行業特征

檔案工作具有專業性極強的業務范疇，檔案部門具有與其他部門迥異的工作屬性和行業特征。檔案資料的涵蓋范圍雖然具有一定的寬度，但是其收納界線也是很明確的，高校檔案是對高校在教學、科研、學生管理和服務等辦學過程中的選擇性歷史記錄，其記錄領域首先被限定在了高校這樣相對獨立的社會結構單元內，其次高校檔案的內容僅限于各項辦學相關領域，最后高校檔案只是選擇性記錄，因此高校檔案內容本身具有片面性，同時因為針對性太強導致高校檔案價值普適性不高，這些都限制著檔案價值的多元化挖掘和利用。

二、高校檔案部門職能拓展途徑

(一)整合高校校園文化建設

如今，文化立校已經成為各個高校的共識和努力方向，如何在辦學過程中形成暨能總結過往又能指引未來且獨具特色的文化標識成為高校提升軟實力必須解決的問題，然而校園文化建設是一項系統而精細的工作，包括校園文化的追本溯源、文化核心的提煉、文化主題的確定、文化素材的收集以及文化渲染活動等等，內容廣泛且需要多個部門協作、聯動。高校檔案作為校園文化的重要載體，具有獨具優勢的文化內涵和品格，承載著可貴的校園文化遺產，理所當然的要成為校園文化建設的“幫手”，扮演不可或缺的角色。將檔案工作整合入校園文件建設中既是對校園文化建設的有力推動，也為檔案業務拓展提供了更多可能。

(二)積極開展檔案信息化建設

對檔案信息化建設的強調一方面是基于檔案事業發展潮流的必然選擇，同時也是新時期檔案業務多元化發展的必由之路。信息化、電子化、網絡化對于檔案工作來說既是挑戰也是機遇，在此過程中，檔案業務理論和方法的完善和革新迫在眉睫，包括檔案運行機制、管理模式、業務技能、組織結構、人力資源等各方面都要進行適應性調整，因循守舊、按部就班沒有出路，而變革對于傳統而嚴謹的檔案工作來說是一項需要魄力和勇氣的挑戰。但是科技的進步又會促進檔案工作本身的發展，同時也為檔案業務拓展提供了更多思路和方法，由被動變主動，比如檔案機構可以在新媒體平臺上進行宣傳活動，或者在合法合規的前提下提供付費檢索服務。

(三)實施檔案人才工程計劃

“人”的問題一直是檔案事業發展的絆腳石，而人崗匹配問題在新時期檔案工作開展過程中顯得尤為突出，主要表現是高層次創新型人才引入困難，同時現有檔案人員的理論和業務技能提升跟不上檔案事業本身的進步，不僅知識儲備、業務素養、操作能力不足，更重要的則是思維和眼界上的滯后，無法用開放和創新性思維去審視檔案這個傳統行業，這也是檔案部門在職能拓展上難以迸發活力的重要原因。通過人才工程計劃，一方面將眼界開闊、知識體系多元且完備的創新型人才引入檔案部門，一方面對現有檔案人員進行綜合素養提升和更新，既切實提升了檔案工作效率，也為檔案部門業務拓展儲備了人力資源。

(四)加強檔案宣傳工作

鑒于對檔案工作的固有認識，高校檔案部門普遍認為檔案業務專業性和方向性較強，因此開展宣傳活動是不必要也是不合適的，除此之外，檔案人員被龐雜的業務工作所牽絆且宣傳意識、宣傳手段欠缺，所以檔案部門一直以神秘、嚴謹的形象示人，無論是檔案用戶還是領導，甚至是檔案人員自己都理所當然的認為檔案部門專注于檔案業務就行，不需要進行職能拓展。加強檔案宣傳工作，更加全面的展示檔案部門形象，加強人們對檔案及檔案工作的興趣，進而提升檔案利用效率，在此過程中尋找機會拓展檔案業務范圍。

從整體的檔案事業發展來看，拓展職能已經成為檔案部門尋求突破發展的必然選擇，事實上很多檔案部門已經試水職能拓展，并且也取得了相當明顯的經濟和社會效益，以此證明了檔案部門職能拓展是必要和現實可行的。筆者認為，就高校檔案部門職能拓展來說，方法很重要，然而更重要的則是思想的盤活和思維的開放。

寧寒松(1987-)，陜西咸陽人，西安醫學院黨政辦公室秘書科，科員。

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