加強行政審批檔案管理利用的若干思考

行政審批檔案指行政機關在實施行政審批過程中直接形成的、具有保存價值的各種載體和形式的文件材料，它們是各單位依法履行行政管理職能的重要憑證。行政審批檔案涵蓋內容很廣，包括藥品經營許可檔案、食品經營許可檔案、工業產品生產許可檔案，等等。筆者結合工作實踐，就行政審批檔案的管理利用談一點認識。

1 行政審批檔案管理要與時俱進

一是加強規范化管理。2014年，筆者所在的杭州市蕭山區工商局、質監局、藥品監督局合并，成立新的杭州市蕭山區市場監督管理局。合并之前，三家單位在履行職責過程中形成了大量的行政審批檔案資料，合并后的區市場監督管理局在業務工作中又產生了新的檔案資料。為加強檔案規范化管理，區市場監督管理局于2016年專門成立行政審批檔案規范化管理小組落實相關工作。結合上級有關規定和部門實際，制定執行規范化管理的實施細則；加強工作考核，明確各單位（科、所）主要負責人為檔案管理第一責任人；圍繞中心工作，及時制定相關工作制度并予以落實。同時，積極開發建設數字檔案室管理系統，提升各類檔案的規范化管理水平。

二是探索社會化管理模式。隨著社會分工的進一步細化，建檔單位出于節約成本、提高檔案管理水平的考量，會選擇將全部或部分檔案管理工作交由檔案專業服務機構來承擔。區市場監督管理局積極探索行政審批檔案管理社會化模式，把檔案規范化整理服務工作列入政府采購項目，由檔案專業服務機構完成檔案規范化整理與數字化加工。

三是實現電子文件即時歸檔。隨著改革的不斷推進，行政許可網上申報、“最多跑一次”等便民服務措施先后落地，絕大部分行政許可審批都開通了網上申請，有些許可項目還實現了全程電子化申報。為順應形勢需要，區市場監督管理局建立統一的行政審批檔案管理信息系統，并與網絡審批管理系統有效對接，確保在審批事項結案的同時，通過一鍵導入的方式實時采集檔案數據，實現即時管理。

2 行政審批檔案利用須高度重視

一是利用現有平臺，整合企業登記檔案信息。截止到2016年底，蕭山區共有市場主體（企業）58270家，其中當年新設企業9790家、變更8096家，這些企業的設立和變更信息全部保存在杭州市企業登記影像系統中。區市場監管局把食品經營檔案、藥品經營檔案等數據整合到市企業登記影像系統中，使得查詢市場主體信息時即可獲取該市場主體的行政審批檔案，輸入許可信息即可直接鏈接到企業章程、股權情況等登記信息。此舉既有效避免了檔案系統重復建設，也大大提高了檔案利用成效。

二是注重數據分析，滿足日常監管需求。行政審批檔案是實現智慧監管的基礎數據來源，區市場監管局積極開發智慧監管系統，在對行政審批檔案資料進行分析之后，將相關檔案數據對接到智慧監管系統，很好地滿足了日常監管需要。

三是完善檢索功能，開發社會自助查詢系統。區市場監管局深入研究數據特點并結合社會需求，在確保企業商業信息絕對安全的前提下，開發社會自助查詢系統，并將自助系統檔案數據對接到大數據分析平臺上，以利于實現檔案資源多層次、多維度的開發利用。