做好核電站設備檔案管理的實踐分析

設備檔案是設備竣工時形成的反映設備制造過程的文件，它是核電站科技檔案的重要組成部分，在核電站設備安裝、調試、機組運行維護、變更改造以及核電站壽期管理等工作中發(fā)揮著重要作用，并能夠為設備管理人員監(jiān)測設備運行狀態(tài)、排查設備故障隱患、分析設備可靠性、進行設備老化管理提供參考。因此，核電站必須加大設備檔案管理力度。在國家實施關于“華龍一號”“走出去”的發(fā)展戰(zhàn)略下，項目業(yè)主方福建福清核電有限公司和項目總包方中國核電工程公司圍繞“華龍一號”項目建設，在“聯(lián)合文檔管理”運作模式下，深化設備文檔管理，著力加強設備檔案形成中的過程管控。

1 一體化組織體系

福清核電項目業(yè)主福建福清核電有限公司聯(lián)合中國核電工程公司、核工業(yè)檔案館、核工業(yè)計算機應用與研究所，在充分了解核電同行文檔管理模式和軟件平臺的基礎上，根據(jù)“發(fā)揮集團整體優(yōu)勢，推行工程總承包下的專業(yè)公司運作模式”這一特點，建立項目業(yè)主方與項目總包方一體化的“聯(lián)合文檔管理中心”，發(fā)揮雙方整體優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，并從源頭上控制設備文件的形成與流向，實現(xiàn)文件和檔案的“無縫”銜接。總包方全面負責項目建造期設備文檔的收發(fā)、運轉、整理歸檔、移交與服務，業(yè)主方負責提供設備文檔管理相關法律法規(guī)和標準要求、監(jiān)督總包方執(zhí)行，并負責對總包方/分包商設備文檔管理進行工作指導、監(jiān)督檢查和重點控制；項目移交時，總包方向業(yè)主方階段移交或整體移交滿足國家驗收要求和機組運行所需的設備檔案。

2 一體化程序體系

福清核電根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《核電文檔管理要求》等國家及核行業(yè)標準，與總包方中國核電工程公司分別編制標準統(tǒng)一、內容統(tǒng)一、要求統(tǒng)一的設備文件管理程序和案卷整理細則，明確了工作責任、工作流程，還明確了文件收集、編制、格式、歸檔整理及移交等細節(jié)要求。

3 合同管控流程

將設備檔案工作納入工程項目承包商考核體系，實施合同化管理。具體做法是，文檔部門直接參與主合同文本的起草，要求將文檔工作納入項目招投標文件和項目主合同文件，把《國家重大建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》《核電文檔管理要求》《設備竣工文件管理》等核行業(yè)標準列入主合同條款及各分包商的設備采購合同中，明確設備檔案管理的總體要求、歸檔范圍、整編標準等；設備采購部門重新審定設備采購合同，增加文檔部門對設備物項采購合同的審查流程及合同支付會簽流程，在支付環(huán)節(jié)上把設備檔案的提交納入項目合同支付會簽程序，明確只有當文檔部門確認設備文件已經交付并查驗合格時，方可結算支付。

4 計劃跟蹤管理流程

由于核電項目建設具有設備數(shù)量大、設備制造周期長、文檔管理要求高等特點，設備檔案系統(tǒng)性管理難度較大。如，福清項目1、2號機組提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，單臺機組有400多個設備采購合同包，設備數(shù)量近3萬臺/套，設備檔案數(shù)量超過15000卷，在此情形下要實現(xiàn)整個項目設備檔案的系統(tǒng)性管理并確保設備檔案的完整性和準確性，其難度可見一斑。隨著聯(lián)合文檔管理工作的不斷深化，在“華龍一號”項目文檔管理工作開展之初，文檔管理人員將設備檔案歸檔納入計劃管理，實施進度控制，進行主動跟蹤。具體工作是：重新梳理設備文件管控流程，建立設備檔案管控措施，實施設備檔案跟蹤管理計劃，要求在文件接收及歸檔整理環(huán)節(jié)以設備物項采購合同包為依據(jù)、以合同包內設備采購清單為參照，建立設備文件臺賬跟蹤流程，以確認每一件設備合同范圍內的文件是否提交，確保整個項目設備檔案的完整性。

5 聯(lián)合審查流程

文檔部門聯(lián)合設備采購部采取措施，優(yōu)化設備文件管控流程，建立設備文件的預審流程，對出廠的設備文件在正式提交前進行電子文件預審。其中，設備項目負責人聯(lián)合業(yè)務部門技術人員負責對文件內容進行再次審查，審查重點為文件內容的完整性與準確性；文檔人員負責審查文件的有效性、規(guī)范性及格式，若發(fā)現(xiàn)存在問題及時形成記錄并提出整改意見，反饋給廠家要求整改。