加強綜合檔案館優質檔案資源建設的若干思考

在綜合檔案館的公共服務能力中，服務檔案利用者的能力是重要的內容之一。檔案部門能夠為利用者提供怎樣的服務，與檔案館擁有多少優質檔案資源是息息相關的。筆者以為，館（室）藏檔案中具有以下特點的檔案，可以列入優質檔案資源的范圍，如，能夠為檔案利用者還原歷史面貌和活動過程，利用頻率較高、相對比較稀缺、具有較高保存價值，以及能實現快速檢索的檔案資料。近年來，加強優質檔案資源建設已經成為綜合檔案館重點推進的工作之一。具體講，可以從以下幾方面著手。

1 加強優質檔案資源的收集工作

優質檔案資源的收集工作要從指導各進館單位制定文件材料歸檔范圍入手，特別要指導各進館單位制定好業務類文件材料歸檔范圍，有效把控文件材料的完整性、原始性和有效性。要確保普通的“共性”文件納入歸檔范圍，也要將反映各單位基本職能的“個性”文件收集歸檔。在工作中，需要樹立“片紙只字，寶之無佚”的觀念，并充分體現“以人為本”理念，把涉及“人”的材料盡可能收集起來。比如，目前相當多單位，不僅把單位正式員工名冊予以永久保存，而且注意收集和保存臨時工名冊及其工資單、高溫補貼清單、勞保費發放清單、特殊崗位津貼等，這種做法是行之有效的。當然，在加強檔案收集工作的同時，還要開展期滿檔案鑒定銷毀工作，做到檔案鑒定工作常態化，以保證檔案的“含金量”。

2 調整完善檔案館接收范圍

近年來，根據國家檔案局9號令的要求，各級國家綜合檔案館調整了檔案接收單位范圍和接收檔案門類。從調整后的新接收范圍看，接收單位主要為相關二級單位，接收的檔案門類主要是這些二級單位形成的業務檔案。這些業務檔案大都為優質民生檔案，接收這部分檔案是加強檔案優質資源建設的重要內容。實踐中，三級單位數量較多，可以按典型性原則選擇部分單位的重要檔案予以接收。對于部分業務檔案數量大、接收檔案實體有困難的單位，可以先接收電子檔案，特別是接收優質電子檔案。

接收工作需要注意以下事項：一是解決好與新進館單位的業務銜接問題，包括明確檔案接收門類、接收時間、接收檔案的技術要求等；二是對相關人員進行培訓，因為二、三級單位的檔案管理人員參加檔案業務培訓的機會較少，隨著二、三級單位被列為進館單位，這些單位的檔案管理人員的業務技能必須通過培訓得以加強；三是對新進館單位進行檔案工作年度考核，并納入“雙隨機”抽查范圍，以進一步提高其檔案管理規范化程度；四是增強檔案接收的計劃性，可以對二、三級單位檔案管理狀況進行調查摸底，全面掌握這些單位檔案數量、門類、利用頻率、保管條件、數字化程度等信息，確定檔案進館批次和接收的載體形式。

3 切實加大優質檔案資源開發力度

當前，優質檔案資源開發可以從以下層面推進：一是加大對優質檔案資源的宣傳力度。比如，可以編制《民生檔案目錄指南》，向社會各方宣傳館藏優質檔案資源。二是加大優質檔案資源的公布開放力度，檔案部門除做好常規檔案借閱利用以外，可以舉辦檔案展覽、開放檔案珍藏室、利用期刊定期公布檔案。三是編輯出版相關書籍介紹館藏優質檔案，擴大優質檔案資源的影響力。

4 大力推進優質檔案資源數字化工作

檔案數字化建設是新時期檔案工作的重要內容，對于提高檔案檢全率、檢準率、提升檔案服務效率，具有重要的保障作用。對館（室）藏檔案資源進行數字化，應遵循“優先、有效、安全”原則。優先原則是指優先對優質檔案資源進行數字化，如一時無法實施數字化，可先對條目進行電子化處理；有效原則指要對優質檔案數字化成果進行有效運用，為此必須確保數字化成果的質量，尤其要確保條目規范化錄入；安全原則是指既要保證優質檔案數字化成果的安全，也要保證檔案實體的安全。