淺析教學秘書在高職教學管理與實施中的作用及任務探討

李 娟

烏魯木齊職業大學，新疆 烏魯木齊 830000

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淺析教學秘書在高職教學管理與實施中的作用及任務探討

李 娟

烏魯木齊職業大學，新疆 烏魯木齊 830000

隨著我國高職教育的不斷發展，教學秘書在高職院校的教學管理工作中發揮著越來越重要的作用。從某種程度上來講，教學秘書為高職院校的教學管理與實踐工作的順利開展保駕護航，教學秘書的素質水平對高職院校的教學管理層次與教學質量水平有決定性作用。本文主要分析了教學秘書在高職院校教學管理與實施中的作用及任務，并對如何更好的開展實施教學秘書在教學管理中的工作給出了幾點建議，旨在突出教學秘書在高職教學管理與實施中的重要地位。

教學秘書；高職教學管理；作用；任務

我國大部分高職院校都設置了教學秘書的崗位，教學秘書旨在提高教學質量，加強高職院校的管理，為社會源源不斷的輸送人才。在職業院校的教學管理工作中教學秘書既是組織者，又是最終實施者，他為高職院校日常工作的正常運轉與教學工作穩定有序的開展都發揮著不可替代的重要作用。如今我國高校的教學改革不斷深入，教學管理的信息化程度也越來越高，教學秘書隊伍的整體素質也必須不斷提升，才能使其在高職院校教學管理的工作中最大限度的發揮其作用，促使院校的教學質量不斷提升，有利于高職院校的可持續發展。

一、高職院校教學秘書的工作特點

教學秘書在教學管理工作中主要是扮演一個輔助者的角色，既要輔助領導的工作，又要為教師與學生做好輔助工作。現階段，教學秘書的日常工作量很大且承受著來自各方的巨大壓力，隨著職業院校教育改革的不斷深化，教學秘書在教學管理中的重要性日益突出，這就要求教學秘書不僅要在數量上增多，還要在質量上有一個提高，使其在面對繁瑣的日常工作及突發狀況時可以輕松應對。

二、高職院校教學秘書的作用

(一)保障院校日常教學活動的順利進行

職業院校的日常教學活動主要包括發布教學任務、確定每門課程的任課教師、安排上課教室、制定課程表等，教學秘書作為基層管理人員在日常教學過程中貫徹始終，發揮著非常重要的作用。教學活動環環相扣，任何一個環節出現錯誤都會對院校教學活動的正常開展產生不利影響，因此，教學秘書要認真安排每一個環節，確保院校的教學活動穩定、有序的運行。此外，教學秘書還要具有全局意識，在實施教學活動的過程中，能夠及時發現并解決問題。教學秘書對于一些有益的教學建議要向及時匯報給上級領導；對于，還要將院校最新頒布的教學措施及時傳達給全校師生，促使院校教學活動的正常開展。總而言之，教學秘書在高職院校的教學管理工作中有利于穩定教學秩序，對院校與師生的服務作用非常明顯。

(二)教學秘書具有重要的橋梁作用

目前，許多高職院校教學工作重心下移至各系部，各系部都成立了更適合于自己系部發展的教務科。因此，高職院校一般都包括總的教務處和分的教務處。學校領導對總的教務處進行直接管理，而分的教務處一般是接受各系部的直接管理。教學秘書在總的教務處和分的教務處這兩個不同級別的教務管理工作中起到一定的橋梁作用。比如，總的教務處發布的制度準則，如高職院校教學改革方案，教學質量考評方法等，由教學秘書進行歸納整理后，將具體內容傳達給各系部的分的教務處，各系部的教務處需要由教務秘書向上級領導轉達報告任務。除此之外，教學秘書的工作涉及到教學管理的方方面面，比如：任課教師突然將上課時間或者上課教室進行變更，教學秘書就要及時將變更的時間與地點告知學生；將任課教師對學生的要求傳達給班干部；學生對任課教師的評價結果及時反映給教師；學生需要辦理退學、休學手續或者交納學費等的時候首先都要找教學秘書進行辦理，教學秘書作為橋梁對教學管理工作的方方面面都起到了連接作用。如果在教學管理工作中遇到問題時沒有教學秘書在其中進行溝通和交流，那么許多信息的及時有效傳遞和推廣將變得困難，教學活動的進行將變得不再流暢，最終對教學質量提高產生不利影響。

(三)教學秘書是領導的得力助手

高職院校的教學秘書在教學管理工作中具有上傳下達、承上啟下的作用，其服務對象既包括院校內的師生等各級人群，還包括院校的領導。教學秘書在教學管理工作中，作為傳達者、組織者、執行者，工作中要遵循教學規律，對院校與教學活動相關的制度、規范要嚴格執行，教務部門分發的工作安排及要求要認真落實。教學秘書還要根據各系部實際的教學情況，擬定出適合本系部的教學工作的規范、制度和措施、準則等上報給領導，其對院校的教學現狀最為了解，其提出的意見或建議對院校領導層所作出的決議有重要的參考價值。教學秘書還要開展相關的組織、管理工作以確保院校、各系部的制度、規范等的貫徹執行，當好領導參謀，成為領導的得力助手，有效促進教學活動的工作效率及質量水平。

(四)對學校的教學檔案進行妥善管理

教學檔案對院校來說是非常重要的信息資源，有利于院校更快更好的發展。教學秘書要將教學檔案進行科學的歸納整理，方便教師查閱，在教學過程中為教師的教學活動提供重要參考。一方面，教師借鑒教學檔案的內容，取長補短，改良自己的教學方式，進一步提升教學質量；另一方面，院校的領導層通過教學檔案來分析院校的發展歷史，為高職學生的發展提供更好的服務，最終有利于院校的持續發展；還有一方面，教學檔案按類歸納、有序存放、妥善保管，有利于高職院校的教學管理工作更加順利的展開。

(五)教學秘書具有提升高職院校教學質量的作用

教學質量是考察職業院校辦學水平的重要標準。院校領導層主要通過教學調研與反饋來掌握教學質量水平，而這項工作就是由教學秘書來組織實施的，在實施過程中，教學秘書要掌握教學現狀，總結問題與困難，提出意見或建議，擬定出具體的措施與方法，優化教學方式，提高教學質量。與此同時，教學秘書還要積極組織開展關于教育創新的研究討論活動，推動更多利于教學質量提高的科研成果產生并投入使用到教學活動中。

三、高職院校教學秘書的任務(一)教學秘書的基本工作

教學秘書的基本工作內容就是協助。教學秘書負責傳達領導下達的任務及指示，并向領導及時反映問題；負責將師生間的意見、要求等信息傳達給領導，協助教師處理教學問題；還要負責協調院校各部門之間的關系。在日常工作中，統籌安排教學資源是教學秘書的重要任務之一。教學秘書要負責廣泛收集、規范整理及妥善安置資料。此外，還要處理許多突發事件，例如：學生突發狀況、教師突發狀況、教學場地或教學設備出現突發狀況、應對教育部門的突擊檢查等教學秘書都要第一時間出面協調解決。

教學秘書既要服從領導的安排，又要著眼于各系部的實際情況，擬定具體的工作規范、措施等，為領導的決策起到參謀協助的作用。在政策的實施過程中，教學秘書還要負責執行與監督的工作。

(二)教學秘書的主要職責

在高職院校的教學活動進行過程中，教師或學生遇到任何問題或困難都會在第一時間與教學秘書聯系溝通。教學秘書直接受理院校內師生反饋各種信息與問題，并且要將這些信息與問題匯總、分析、整理，將其中的有效信息及時上報于院校領導及上級教學管理部門。此外，教學秘書還要仔細觀察教學過程中各項制度、規范的貫徹落實情況，將其所掌握的信息及時向院校領導匯報，并提出相關建議或意見，使院領導根據教學秘書所提供的信息進行綜合考慮，進行適當的調整，完善教學管理工作，最終使整體教學質量水平不斷提升。

教學秘書在日常的教學管理工作中，主要是協調處理三個方面的事務，即教務處與院校之間的事務、院校與各實驗室之間的事務、任課教師與學生之間的事務。

教學秘書在高職院校的教學過程中雖然發揮著重要的作用，但是其在教學管理工作中卻處于最基層的地位，教學秘書在工作中要放平心態，對自己的職位要有一個清晰的定位，在教學管理工作中科學、合理的統籌安排工作，為高職院校的教學管理工作創設一個良好、有序的環境。

此外，隨著社會的不斷發展，對人才類型的需要越來越廣泛，這就使得高職院校需要適應時代變化而增設專業課程，在課程設置做出調整之前，必然要進行專業論證與調研，調研結果對于高職院校確定人才培養方向具有重要意義，因此，教學秘書要不斷加強自我學習，在教學專業設置管理領域中充分發揮其作用。

四、結束語

高職院校教育的改革創新在不斷深化，教學秘書在教學管理的工作中越來越受到重視。雖然教學秘書在院校的教學管理工作中主要負責最基層的管理工作，但卻是保障教學活動順利進行的關鍵。高職院校的教學秘書素質的高低將直接影響的教學質量的水平，所以，高職院校要深刻認識到教學秘書在教學管理工作中的作用及在院校建設中的意義，為教學秘書創造可以提升自身素質的條件，擴大并加強教學秘書隊伍的建設，最終實現學校的長遠發展。與此同時，教學秘書在日常工作中，要做好工作筆記，從過去的實踐活動中汲取經驗，為以后提高工作效率打下堅實的基礎；在工作之余也應加強學習，提升自身綜合素質，以適應現代化教育的要求，在面臨教學管理工作越來越規范化、復雜化、綜合化的形勢下可以得心應手的開展自己的工作。

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