淺析高職院校檔案管理的現代化建設

陳海燕

南通科技職業學院，江蘇 南通 226007

淺析高職院校檔案管理的現代化建設

陳海燕*

南通科技職業學院，江蘇 南通 226007

現階段，現代化的高職院校檔案管理必須要有所創新。從多個方面對高職院校檔案的管理建設工作進行加強，這樣既有助于高職院校檔案管理質量的提升，也可促進檔案管理現代化水平的提高。本文簡要論述了高職院檔案管理現代化的必要性，詳細探討了高職院校檔案管理的現代化建設措施，希望可以提高高職院校檔案管理質量與之發展水平。

高職院校；檔案管理；現代化

作為我國的工程技術教育，高等職業教育經過不斷的探索已經積累了豐富的經驗。社會的快速進步，已將我國的高等職業教育帶入了穩步發展的軌道。若能夠正確認識檔案資料，勢必能夠幫助我們正確及時地認識自己，并在激烈的競爭中將自己的位置找準。由此也可以看出，實施高職院校改革與教學現代化很大程度上依賴于檔案管理的現代化，為此，探討高職院校檔案管理的現代化建設具有重要的現實意義。

一、高職院檔案管理現代化的必要性

(一)傳統的檔案管理手段己不適應時代發展的需求

現階段，人工是高職院校檔案管理的主要方式。比如，在組織整理階段中，立卷人員的業務素質與實踐經驗會相應的影響人工擬出的簡短案卷標題，進而無法將卷內文件的內容準確反映出來，使檢閱者不能順利檢索；同時，較多的傳統案卷，不清晰的期限劃分，導致查閱幾乎都為整卷查閱，檔案的保密性難以得到保證；尤其是檢索檔案過程中，因為較大的存儲量和立卷質量等，讓用戶檢索的時間常常遲于產生的文件。而在今天這樣一個信息社會，就會大大降低信息的價值，甚至失效，這對傳統檔案管理來說無疑是極為嚴重的一個問題。

(二)檔案管理現代化有利于檔案的組織整理、修復保存、檢索和利用

檔案管理現代能讓檔案部門在統一的標準與規范下，通過計算機處理檔案資料，能夠使收集、整理與編目檔案的時間縮短，質量更高，且無須對在著錄標引與錄入工作上做重復工[1]。就某種意義而言，今天的資料其實就是明天的檔案，而今天的檔案也可能成為明天的財富。我們在進行檔案資源的保管與利用時，需將我們后代的利用考慮到，促進檔案科學保護能力的提高，使之自然老化過程得以延緩，避免人文破壞，通過計算機貯存系統收藏檔案，縮微復制，讓后代可永享檔案。

檔案管理現代化可更加方便檔案的全文檢索。用戶只需在計算機數據庫中將適當的檢索詞選出來，就會命中相應的記錄，屏幕上就會顯示文獻文本的全部內容，如此既讓用戶的利用更加方便，也對保管原件起到了積極作用。

(三)高職院校教學現代化的進程，要求檔案管理現代化

學校檔案信息隨著學校的發展也在不斷增加。學校的多個方面，如管理、專業建設以及教學等均朝著現代化方向發展，因而也就對檔案提出了越來越高的要求，高效、及時、方便的現代化管理已成為大勢所趨，以與高等職業教育現代化相適應。

二、高職院校檔案管理的現代化建設

(一)檔案工作者必須更新觀念

作為一項創新性的檔案工作，檔案現代化建設的前提條件就是轉變觀念，若從業人員不對管理觀念進行更新，仍然沿用傳統的手工管理模式，就算建立了網絡，添置了最新的軟件系統，也不能真正應用該系統，使之流于形式。為此，檔案人員應更新觀念，進一步認識檔案現代化建設，對管理模式予以跟進，主動學習新的技術知識，促進業務素養、技術技能、創新素質的提高，從業人員的能力應與時俱進。

(二)完善相應制度體系

提高檔案管理科學化水平的關鍵與保證就是加強制度建設，將良性運行機制建立起來。對相關法律法規與規章制度的完善需從兩方面展開，即宏觀立法與微觀運行兩方面，以形成推進工作創新，提高科學化水平的制度約束與政策導向。站在黨與政府角度上來說，要將檔案事業科學發展納入進經濟社會發展規劃中，并以此考核干部考核。而站在單位與部門層面上而言，需對檔案管理工作引起重視，對相應工作機構進行完善，將工作責任制落到實處，重視將檔案工作的作用發揮出來，以有利條件助力檔案工作的科學完善。具體到檔案管理部門，應在責任感、使命感上不斷加強，將相應的管理制度體現在檔案工作的多個環節，如檔案收集、整理、管理與應用等，使之朝著規范化、制度化與標準化方向發展，同時對內部體制機制改革進行深化，利用多種具體措施，如職稱評定、業務考核、表彰獎勵等，將內部潛力激發出來，讓工作活力進一步增強，使干部職工的主動性、積極性與創造性得到最大程度的發揮。

(三)加快檔案資源數字化建設進程

檔案現代化建設的基礎就是數字化檔案資源，而推進高職院校數據庫建設與檔案現代化建設的一項重要途徑就是讓檔案由案卷級檔案轉化為數字化檔案，有計劃地處理館藏檔案[2]。高職院校領導應創造良好條件促進檔案現代化建設，建立文件目錄中心與檔案信息網站，以保障網絡減少量與資源共享。諸如“等、靠、要”等思想，是檔案部門應堅決摒棄的，并對檔案現代化建設的要點展開全面深入的研究，把文檔電子化工作與電子文件歸檔工作做好，在文件的收集、錄著與管理上做進一步加強，保證檔案發展同步辦公室自動化建設，讓紙質文檔和電子文檔發展的一體化順利實現。以河南某高職院校為例，其通過校園網建立檔案信息網站，其服務內容，即是將定向、專題信息提供給學生，不但使檔案管理服務質量提高，也為校園網絡建設起到了積極推進作用。

(四)加強檔案信息安全保障體系建設

對檔案信息安全管理體制進行完善，不但要嚴格遵循相關法律法規，也要加強管理計算機檔案管理系統，以讓檔案數據庫安全得到保障。加強管理、監督與指導電子文件歸檔工作，真實、完整、有效的呈現出歸檔的電子文件。在對檔案信息資源進行開發利用，建設網絡系統時，為避免發生失密、泄密事件，應增強安全意識。網上不得出現一切非公開的檔案信息，針對網絡上公開的檔案目錄查詢服務，也要采取多種安全防護措施，如身份認證、防火墻、數據備份等，讓檔案信息系統的安全運轉得到保障。

三、結語

總之，高職院校檔案管理的現代化建設，一方面能夠讓高職院校檔案管理工作的需求得到滿足，另一方面也有助于高職院校檔案管理整體水平的提升，通過現代化信息技術對檔案信息資源進行開發，促進高職院校檔案管理質量與高職院校發展水平的提高。

[1]李芬.高職院校檔案的現代化管理[J].西部皮革，2016(16)：268-269.

[2]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設淺析[J].陜西檔案，2016(01)：45.

陳海燕(1977-)，女，江蘇南通人，本科，研究方向：教育管理、檔案管理。

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1006-0049-(2017)17-0186-01