OA系統在高職院校教學管理工作中的應用

石 鑫

西安航空職業技術學院，陜西 西安 710089

OA系統在高職院校教學管理工作中的應用

石 鑫*

西安航空職業技術學院，陜西 西安 710089

本文從OA系統的基本定義入手，詳細地介紹了其在高職院校教學管理工作中的應用優勢，并針對高職院校管理人員的綜合素質提出了相應的要求，以期能夠有效提升其教學服務質量，促進高職院校教學管理工作不斷向著現代化、網絡化的方向發展。

OA系統；高職院校；教學管理工作；應用優勢；素質要求

隨著社會經濟的快速發展，尤其是在當今信息高度膨脹的背景下，人們的工作節奏越來越快，僅僅依靠傳統的人力管理的手動辦公模式已然無法滿足高職院校日益增多的教學管理任務要求，在這種情況下，OA系統以及獨特的優勢受到了各行各業的廣泛重視，不僅有效提高了辦公作效率，促進辦公制度的規范化，還顯著降低了辦公的成本，極大地便利了領導階層的決策工作。在工作過程中，人們只需打開電腦，登錄OA系統，便可快速地瀏覽到所需的辦公、管理信息，有利于促進個人以及各個部門之間的信息交流與共享，實現日常辦公管理工作的網絡自動化，最大程度地免去了以往工作過程中各個環節繁瑣的辦公手續，進而有效地提高了高職院校教學管理工作的辦公效率。

一、OA系統的基本定義

所謂的OA系統是Office Automation(辦公自動化)的縮寫形式，該系統最早興起于上世紀70年代中期一些發達國家。OA系統主要采用了互聯網技術，以工作流為基本理念，促進管理人員更加便捷地共享信息，協同工作，一改以往程序繁瑣、效率低下的手動辦公模式，實現全方位地收集、處理辦公信息，為日常管理工作提高科學可靠的決策依據，提高辦公效率和質量，與此同時，企業自動化辦公的實現程度也是衡量其自身現代化管理水平的重要標準之一。

二、OA系統在高職院校教學管理工作中的應用優勢

(一)規范管理

在傳統的教學管理工作模式下，經常會出現互相推諉、工作混亂、效率低下、辦公成本高等問題，不僅加重了學校運營的經濟負擔，也不利于校園和諧辦公環境的構建。隨著教學任務的日益增多，領導在處理工作時很難妥善解決好輕重緩解的問題，面臨的工作壓力很大。尤其是對于學員部門來說，負責的工作面較廣，需要處理的工作信息量大且關聯性強，管理起來有一定的困難。如果只是單純地采用人工管理模式，顯然遠遠無法滿足現今的教學管理工作需求，而使用OA系統后，不僅有效簡化了工作過程，還能最大程度地降低數據管理、流程等方面工作內容的錯誤幾率，實現規范化的業務管理。

(二)提高工作效率

在快節奏的社會背景下，如何有效提高教學管理工作效率是高職院校一項重要任務，受到傳統辦公模式的制約，管理人員在辦公時通常需要經過繁瑣的流程，往往會陷入一種忙亂、無效、重復的工作狀態當中，導致辦公效率和質量不甚理想。在OA系統下，學院可以借助該平臺將相關教學活動信息發送至教學管理者的手中，一方面便于沒有參加活動的教師和管理者更加全面、詳細地了解活動內容與領導提出的政策要求，另一方面，免去了電話通知的繁瑣過程，既解決了辦公成本和時間，還顯著提高了工作效率。總之，OA系統的應用最大限度地省去了人工管理模式中的繁瑣步驟，加快了教學管理工作的運轉周期，避免造成人力資源、時間、資金等方面的浪費。

(三)實現遠程辦公

在以往的辦公模式下，當學校主要決策領導人正在出差或參加重要會議時，一些緊急文件的申請、審批等工作都會受到限制，往往容易導致事情被延誤，給學校帶來一定的損失。OA系統的應用能夠很好地解決這一問題，即便領導出差在外，正常辦公流程中斷，依然可以利用先進的通信技術，在線接受相關文件進行處理，再將處理好的文件傳送回去，實現遠程辦公，即保證了教學管理工作的正常進行，也降低了辦公費用。

(四)增強領導的監控能力

通過OA系統，高職院校領導層能夠對學校各級部門和教職工的工作情況實施全面管理，及時發現教學管理工作中的問題并提出相應的解決對策，改善各部門低效辦公的現象，對于學校不同層次的領導而言，OA系統的應用效果也是不同的：

對于院級領導來說，OA系統能夠將原本互相獨立的學生管理、就業指導、行政、黨政等各個部門的信息有效整合在一起，以便院級領導能夠快速了解并掌握教學管理工作所需的相關信息，同時借助該自動化辦公系統，還能針對各個部門內部的工作狀態進行及時有效的跟進、督促，并且以此為依據制訂相應的決策信息。對于學校中層干部來說，OA系統能夠提煉出二級學院各項工作進程中的有效管理信息，對部門內人、財、物等實施“量化”管理，對下級工作給予必要的指示，改變以往“粗放式”的管理模式，實行“精細化”管理，為其營造出良好、和諧的辦公環境和手段。

三、OA系統對學校管理人員提出的綜合素質要求

隨著OA系統的推出與廣泛應用，對于學校管理層人員的綜合素質也出了相應的要求。當今社會是知識經濟時代，信息化技術發展迅速，高職院校管理人員必須掌握自動化辦公技能，這是從事教學管理工作最基本的要求。網絡信息技術在改變學校教學管理模式的同時也從本質上促進了管理人員服務手段和工作方式的轉變。因此，作為教學管理工作者，應充分認識到學習自動化辦公知識的重要性與時間上的緊迫性，除了需要學會使用操作系統和各種辦公軟件的使用外，管理者還應具備快速編輯文字、處理表格、使用通信設備等能力，保證內部管理信息快速流暢的交換。

除此之外，高職院校的教學管理者還應注重提高自身的計算機操作能力，主動參加學校組織的各種業務培訓活動，有針對性地學習教學管理辦公自動化內容，并將其應用到自己的實際工作當中。

四、結語

綜上所述，OA系統作為一種先進的管理手段，是信息化社會發展的歷史產物，在高職院校教學管理工作中發揮著不可或缺的作用。作為學校的管理人員，應努力提高自身綜合素質，不斷強化自己運用自動化辦公技能開展日常管理工作的能力，提升自己的工作效率和管理水平，進而有效促進高職院校教學管理工作的現代化、規范化發展。

[1]高見，孫娜.論OA系統在高校教學管理工作中的應用[J].黑龍江科技信息，2008(36).

[2]陳潔瓊.芻議OA系統應用對高職院校辦公室管理工作的影響[J].職業技術，2016(05).

石鑫(1981-)，男，山西陽泉人，研究生，西安航空職業技術學院，講師，主要從事飛行器制造技術、學生教育管理等方面研究和工作。

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