縣市級檔案室開展著錄工作的必要性和可行性研究*

高 峰

朝陽師范高等專科學校，遼寧 朝陽 122000

縣市級檔案室開展著錄工作的必要性和可行性研究*

高 峰**

朝陽師范高等專科學校，遼寧 朝陽 122000

《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》已于1985年、1987年、1988年頒布實施。三十年來，檔案著錄工作取得了很大的成績，檔案檢索工作向現代化信息化邁出了可喜的一步。但是，檔案著錄工作的進度與館藏檔案的數量相比相差甚遠。而且，檔案館還源源不斷地接收檔案進館，檔案的數量還在逐年增加。檔案館即使投入再多的人力、時間進行檔案著錄工作，也無法改變目前這種被動局面。本論文主要論述了檔案室進行檔案著錄工作的迫切性；檔案館開展檔案著錄工作的可行性；開展檔案室著錄工作要抓好幾個環節，以確保工作質量。檔案室開展著錄工作是十分必要的，只要方法得當、措施得力，是可行的。

縣市級黨校圖書館；著錄工作；必要性；可行性；研究

《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》已于1985年、1987年、1988年頒布實施。三十年來，檔案著錄工作取得了很大的成績，檔案檢索工作向現代化信息化邁出了可喜的一步。但是，檔案著錄工作的進度與館藏檔案的數量相比相差甚遠。而且，檔案館還源源不斷地接收檔案進館，檔案的數量還在逐年增加。檔案館即使投入再多的人力、時間進行檔案著錄工作，也無法改變目前這種被動局面。本文談幾點意見，僅供參考。

一、檔案室進行檔案著錄工作的迫切性

現在各級檔案館都管藏著大量歷史檔案和現行檔案。縣(市)檔案館藏檔案就更多，少則5-6萬卷，多則達十幾萬卷。每卷十幾份文件，其數之多可想而知。檔案著錄工作是按文件按著錄一張卡片計算，就是上100萬張。著錄工作是一項新的、復雜的、系統的、科學的工作，要求規范、準確。一般情況下每人每天只能著錄20幾張卡片，一年也僅僅著錄5-6千張卡片，要想著錄現館藏檔案按5人計算得需要25-30年的時間才能完成。

而且，檔案館館藏檔案逐年增加，檔案館的工作人員編制卻是固定的、有限的。縣(市)檔案館一般編制不足20人，負責黨史、地方志等項工作，從事檔案工作的也就10人左右。地(市)檔案館編制人數也不多，從事檔案著錄工作的也只有2-3人，如僅靠各級檔案館進行檔案著錄，恐怕永遠也難以完成。應積極主動開展進館前開展檔案著錄工作，也就是把著錄工作在檔案室完成。在檔案向檔案館移交時，同時移交檔案著錄卡片。否則，檔案館不予接收。

二、檔案館開展檔案著錄工作的可行性

(一)有完備的檔案著錄工具書。《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》已頒布實施多年了，而且，各級檔案行政業務部門舉辦多次檔案著錄學習班和業務研討班，為基層單位培訓了一批業務骨干。為機關、企、事業檔案室開展檔案著錄奠定了基礎。

(二)有一支檔案業務指導隊伍。各級檔案行政業務部門，都有一支精通業務的指導隊伍。在他們的指導下，各級檔案館從事檔案著錄工作多年，并取得了一定的成績，探索出一些規律和作法，對基層檔案室開展檔案著錄工作具有指導作用，將促進基層檔案著錄工作具有指導作用，將促進基層檔案室檔案著錄工作的健康發展。

(三)有一支較高素質的檔案干部隊伍。現從事檔案的工作人員，他們都有較高的政治素質、文化素質和業務素質。其中，黨團員占絕大多數；大專以上文化程度約占80%，中專約占15%。這些人從事檔案管理多年，參加過國家和省、市檔案業務部門舉辦的各種學習班，有些人還有中級專業技術職稱，他們對檔案業務熟悉，基本掌握本專業的理論和知識，只要經過業務培訓，及時指導，就能從事檔案著錄工作。

(四)開展檔案著錄工作不會影響其他工作。基層檔案員一般兼職多，一人兼多項工作，擔心開展檔案著錄工作，會影響其它工作的完成。基層單位每年形成的檔案數量有限，永久、長期的則更少，多數是短期的。通過搞檔案著錄，檔案員進一步了解檔案的內容，對提供利用工作會有一定的促進。

三、開展檔案室著錄工作要抓好以下幾個環節，以確保工作質量

(一)開展檔案著錄工作業務培訓。檔案著錄是一項新的、復雜的、具有一定難度的工作，而且要求標準高。為了確保檔案著錄工作的質量，必須要經過檔案著錄業務培訓，并聘請有豐富專業理論和實踐經驗的老師進行授課，講述《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》等。在掌握檔案著錄理論基礎上，進行實踐，并反復練習，以達到能獨立從事檔案著錄的目的。有條件的還可集中幾天到檔案館著錄實習幾天，以鞏固所學的知識。

(二)加強業務指導監督檢查。為了使檔案著錄工作開展的更好，達到《檔案著錄規則》的要求，檔案行政業務部門要統一印制檔案著錄卡片，公布檔案館的代號、全宗號、目錄號、銜接檔案號等，以便統一規范。同時，加強業務指導監督檢查，履行檔案行政業務部門的職責。發現問題及時糾正，發現典型，及時推廣，達到確保質量，統一規范的要求。

(三)把檔案著錄工作納入年度工作目標。為了完成年度檔案著錄工作，各單位應把檔案著錄工作納入檔案員年度考核目標。上級業務部門進行年度檢查考核，考核情況要與單位年終獎、晉級、評優掛鉤。

(四)把好接收進館關。各檔案室(進館單位)都定期向檔案館移交檔案，檔案館在接收檔案進館時，不但檢查案卷質量，也要檢查是否有完整系統的檢查工具(含著錄卡片)，對達不到質量要求的，不能接收入館，以保證檢查和提供利用的準確性。

(五)加強執法監督檢查。各級檔案行政部門，要認真貫徹落實《檔案法》和《行政處罰法》，要嚴格履行《檔案法》和《行政處罰法》，要嚴格履行《檔案法》所賦予的檔案行政部門的職能和權限，對違背《檔案法》和各項規章制度的現象，要按照《檔案法》和《行政處罰法》進行糾正和嚴肅處理，以保障法規的貫徹落實。

綜上所述，檔案室開展著錄工作是十分必要的，只要方法得當、措施得力，是可行的。否則，檔案館就會處于被動狀態，就會欠賬越來越多，影響檔案信息的開發和利用，影響檔案管理現代化的進程。

*遼寧省教育科學“十三五”規劃2016年度高校畢業生就業創業研究專項課題“大學生就業現狀及對策建議研究”(課題編號：JG16ZXJYB041)的階段性研究成果；遼寧省高等教育學會“十三”規劃高教課題“談轉型期高職院校圖書館文獻資源配置與學科專業建設研究”階段成果(課題編號：GHYB160252)；遼西北職教聯盟2016年職業教育集團化辦學專項研究課題“境外職業教育集團化的辦學經驗及啟示”(課題編號：LM201608)的階段性研究成果。

**作者簡介：高峰(1971-)，女，本科，圖書館館員，研究方向：圖書情報。

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