高職院校后勤管理中信息化建設策略

黃飄生

廈門興才職業技術學院，福建 廈門 361024

高職院校后勤管理中信息化建設策略

黃飄生

廈門興才職業技術學院，福建 廈門 361024

目前我國高職院校后勤管理中，出現了新的三大方向。首先是管理組織的扁平化發展趨勢；其次是管理風格上的柔性化；第三是管理手段上的信息化。可見在信息技術快速發展的背景下，高職院校后勤管理的信息化建設已經成為提高后勤服務質量的重要渠道。

一、信息技術在后勤管理中的應用優勢

(一)提高了辦事效率

在高職院校后勤管理中，許多文件的審批和事件的允許，都需要經過人工傳遞給領導進行。但是在正常工作中，一旦遇到領導人出差的情況，審批事項就會因此耽誤，甚至出現延后數日的情況。因此在后勤管理系統引入信息技術后，完全可以將審批手續網絡化和信息化，取代傳統低效的人工取送和現場審批的情況。尤其是面對高職院校的快速擴大，擁有多個校區的學校更是能夠在不受地域限制的情況下，提高辦事效率。

(二)后勤各部門的業務數據更加準確

后勤管理引入信息技術，能夠讓后勤各個服務部門的數據更加準確，同時也提高了各種數據的采取和處理效率，并自動生成各種格式統一的表格。例如在傳統學生住宿信息管理中，需要各個班級將學生信息上報，然后由學校后勤處進行統計。顯然這種模式不如信息技術支持下的效率高，而且傳統人工統計方式難免出現錯誤和疏漏之處。新生入校后的信息更新和錯誤信息更正工作，都需要大量的人力進行。因此在后勤管理中引入信息技術后，極大的提高了在這些數據統計上的準確性和信息處理上的便捷性，能夠做到隨時更新、隨時查詢，提高后勤管理質量和效率。

(三)有利于簡化機構，節省開支

后勤管理中采用信息技術，有利于節約人力資源，節省開支，例如在采用信息化辦公系統后，在一線核算工作，各項數據統計的工作人員崗位和工作量將會迅速減少，能夠在一定程度上實現精兵簡政的目的。其次在引入信息化辦公系統后，后勤管理各個部門的紙質文件等也將會大量減少，各種相應耗材等使用量也大幅降低。因此后勤管理中采用信息技術，不僅能夠節約人力資源而且各項辦公成本的降低，也極大的節省了辦公開支，降低后勤管理工作的運行成本。

(四)有利于后勤部門績效考核的量化

在后勤管理中，由于缺乏可量化的數據和指標，因此長期以來我國后勤管理一直摻雜了太多的人情味和主觀因素，導致后勤管理效率低、服務質量上不去的局面。但是在引入信息化管理系統后，在決策層上能夠一切以量化數據說話，后勤管理中的績效考核工作也由傳統的模糊管理轉變為量化管理。例如在后勤服務中，可以采用報修用成本法和滿意度打分法、環境衛生用分值等對后勤部門進行科學評價，考核更加科學、合理、公平。因此后勤信息化管理可以實現高職院校后勤部門的科學考核，可以解決人員崗位分工不明、權責不明的問題，切實解決監督無法落實的關鍵問題。

二、信息技術在高職院校后勤管理中的應用

在前文的論述中，主要對高職院校后勤管理中引入信息技術的優勢，主要體現在提高辦事效率、促進數據更加準確、節約后勤管理成本以及保障考核的科學進行四個方面。本節主要針對信息技術在高職院校后勤管理中的應用進行論述。

(一)制定后勤管理信息化制度

高職院校后勤管理的信息化制度是保障信息技術引進和系統正常運行的基礎性工作，如果缺乏了規章化和后勤管理的制度化，那么就不可能建立起穩定有效的信息運行系統。因此信息技術在高職院校后勤管理中的應用，首先即要建立信息化制度。具體來說可以從以下幾個方面進行，一是將信息化理念和現有管理制度結合起來，以后勤管理工作中的實際情況為基礎，保證各項制度能夠與信息管理理念相適應。二是現有管理制度要根據信息化理念進行適當的調整。三是通過高校后勤的信息化規劃，隨時獲取信息化發展的動態走向，制度也要加以調整去適應信息化的發展走向，促進信息化建設落到實處。

(二)完善后勤管理信息系統建設

高校后勤管理信息系統建設的基本步驟包括有基礎網絡建設、信息采集和數據庫建設、應用軟件開發。但是由于高職院校后勤管理部門在這方面的投入不足，因此具有一定的歷史欠賬。因此需要從基礎設施、網絡建設以及信息采集和數據庫建設兩個方面進行不斷的完善。例如在基礎設施和網絡建設中，以校園網為基礎建立信息傳輸和共享平臺，能夠有效的解決多個校區后勤統一管理的問題。又如在信息采集和數據可以建設中，可以實現供電系統、供水系統等用量數據的自動化采集，并基于此實現后勤管理的規范化和數據化，保障后勤管理從定性向定量轉變的重要節點。

(三)完善后勤信息資源庫建設

“信息是一種資源”是后勤管理信息系統的一個重要特征，高職院校后勤管理信息資源系統建設，即是借助計算機網絡和互聯網技術等，對后勤中的各項信息資源進行整合與規劃，并進行充分的開發與利用。比如可以對后勤中的人、物、資金等各項資源進行統一的調度使用，例如建立ULRP系統(University Logistic Resource Planning，高校后勤資源計劃)。通過ULRP系統實現對高校后勤整個服務中的人、物、財的信息化管理，達到數據信息共享、實現數字化的管理控制，提高后勤管理效率。

三、小結

信息技術在高職院校后勤管理中的應用是一項長期且復雜的過程，不是一朝一夕能夠完成的。因此在建設過程中，我們要不斷的運用現代化信息技術，改進后勤管理方式，并努力從思想、制度、模式等方面找出解決這些問題的對策，最終實現后勤管理的現代化和信息化建設。

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