淺析新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新

文/趙師校

淺析新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新

文/趙師校

檔案信息是社會整體信息系統(tǒng)的重要組成部分，緊密結(jié)合新媒體特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，整理、挖掘、加工、開發(fā)制作適合新媒體環(huán)境下利用的檔案信息，滿足社會和公眾檔案信息需求

眾所周知，檔案保管的目的在于利用，檔案在利用過程中體現(xiàn)其價值。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立完善，改革的不斷深化，各單位及組織在強(qiáng)化檔案保管的同時，更重視了檔案的開發(fā)利用，但檔案工作真正圍繞提供利用還跟不上形勢的發(fā)展。以網(wǎng)絡(luò)和移動載體為主的新媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了信息傳播格局，對檔案信息開發(fā)利用也提出了更新更高的要求。加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，整理、挖掘、加工、開發(fā)制作出更多更好的適合新媒體環(huán)境下利用的檔案信息，滿足社會和公眾的檔案信息需求已成為檔案工作的重要任務(wù)。

一、新媒體環(huán)境帶來的檔案利用功能及方式的挑戰(zhàn)

檔案利用服務(wù)，是檔案館（室）為滿足檔案利用需求向用戶提供檔案并為之服務(wù)的一項(xiàng)活動。在新媒體形勢下，檔案信息的功用更加豐富。公眾對檔案信息需求也不盡相同，表現(xiàn)出多樣化特征，傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用形式已不能滿足受眾的這種多樣化需求，從而，也使檔案信息開發(fā)利用方式多元化成為可能，檔案信息的功用已不再囿限于存史、資政，內(nèi)涵更加豐富。啟迪教化，德化育人，傳播知識，休閑娛樂等方面的利用功能日益凸顯。對檔案信息進(jìn)行開發(fā)、提煉，舉辦檔案展覽，根據(jù)檔案信息制作成數(shù)字電視節(jié)目，可滿足公眾娛樂需求都給檔案利用帶來挑戰(zhàn)。

從傳統(tǒng)的復(fù)印件的提供利用、將檔案復(fù)制品提供給利用者、編研成果的提供利用三種檔案利用服務(wù)方式，網(wǎng)上提供檔案目錄和檔案信息需求日益多元化、多樣化。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，檔案利用者主要是為了獲取檔案信息不得不到檔案館親自去查閱，受到空間和時間的限制。檔案提供者在整個利用過程中基本上是處于一種被動的地位，是應(yīng)利用者的申請而提供檔案信息服務(wù)，而不是去發(fā)現(xiàn)利用者的需求，主動地提供檔案信息服務(wù)。在檔案利用者和檔案提供者之間就缺少了相互溝通的環(huán)節(jié)。檔案的利用效果以及檔案利用者的意見沒有及時地反饋給檔案提供者，檔案提供者不能有效地跟蹤檔案利用者的需求，也就無法進(jìn)一步改進(jìn)檔案利用服務(wù)質(zhì)量。因此，現(xiàn)行的被動封閉的檔案利用服務(wù)模式，勢必會導(dǎo)致檔案利用服務(wù)率不高，檔案的社會價值不能完全顯現(xiàn)，檔案的作用不能充分而有效地發(fā)揮，檔案工作的重要性就不能得到社會的普遍認(rèn)識，社會的檔案意識也就難以提高。

二、當(dāng)前檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀和問題

當(dāng)前，檔案利用服務(wù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上新媒體形勢的發(fā)展，存在一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案利用服務(wù)認(rèn)識滯后，不能適應(yīng)新媒體形勢的需要。檔案部門和檔案工作者在認(rèn)識上存在“重管輕用”的思想，對檔案信息開發(fā)利用重視不夠，認(rèn)識模糊，仍沿襲傳統(tǒng)檔案編研思路，檔案開發(fā)利用仍停留在簡單編制全宗指南、大事記、機(jī)構(gòu)沿革等傳統(tǒng)模式上，程序老套，方式陳舊，模式僵化，千篇一律。缺乏利用新媒體，制作圖文并茂、動靜態(tài)結(jié)合、音頻視屏共賞的檔案信息開發(fā)新理念。檔案保管人員大都坐等利用者上門，而不能根據(jù)企業(yè)當(dāng)前中心工作，未雨綢繆主動提供利用服務(wù)。以致檔案利用效率大打折扣，缺乏時效性。

2.檔案信息技術(shù)力量薄弱，傳統(tǒng)手工操作不適應(yīng)高節(jié)奏高效率的需要。由于財力不足等多種原因，部分企業(yè)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的手工操作之中，檢索、查找、調(diào)卷、摘錄等環(huán)節(jié)都靠手工操作，費(fèi)時費(fèi)力。大部分檔案工作者只能做一些歸檔管理等基礎(chǔ)工作，對檔案信息進(jìn)行深層次研究開發(fā)的能力不足，不會把枯燥的檔案變成有趣的故事，不會對原始檔案進(jìn)行提煉加工，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟件應(yīng)用人才少，對新媒體技術(shù)不熟練，缺乏把檔案信息開發(fā)制作成圖文并茂、可讀性強(qiáng)、適合新媒體傳輸利用的信息形態(tài)的人才，技術(shù)力量跟不上新媒體發(fā)展要求。

3.檔案的深度加工薄弱，真實(shí)性受質(zhì)疑。檔案管理部門在檔案升級過程中，撰寫了一些編研資料，但大部分還停留在一般簡單的匯編。提供系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分析準(zhǔn)確的專題編研材料還為數(shù)不多，給查找和利用帶來一定的不便。在新媒體形勢下，檔案信息在傳播和分享過程中穩(wěn)定性差，極易在復(fù)制和轉(zhuǎn)換中發(fā)生改變。同時，網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入門檻低，易發(fā)生故意開發(fā)制作不實(shí)或虛假檔案信息的現(xiàn)象，損害檔案信息的真實(shí)性，檔案信息開發(fā)利用的穩(wěn)定性和真實(shí)性很難保證。

4.檔案利用的便利性、多樣性、層次性不足。當(dāng)前公眾對于生活中一切服務(wù)活動都提出了“人性化”的要求，要求服務(wù)優(yōu)質(zhì)、快捷、周到。室（館）藏檔案結(jié)構(gòu)單一，難以滿足多層次利用者的需求；檔案分類還不夠規(guī)范，客觀上造成了部分同類檔案的保管混亂，影響了整體檔案的信息發(fā)布，查詢十分不便；檔案的檢索手段落后，沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫和使用檔案管理系統(tǒng)軟件，用于計算機(jī)檢索檔案的比例還很小，大多檔案還在依靠手工檢索。

三、新媒體形勢下檔案信息服務(wù)模式對策及建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立新媒體思維方式。檔案信息的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作的落腳點(diǎn)。要破除“重管輕用”的思想，摒棄傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用的思維定勢，緊跟新媒體發(fā)展趨勢，樹立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化理念和新媒體環(huán)境下檔案開發(fā)利用新思維，拓寬在網(wǎng)絡(luò)和移動數(shù)字終端等環(huán)境下檔案信息開發(fā)利用的新思路。

2.以人為本，提高檔案人員綜合素質(zhì)。把檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)成既熟悉新媒體操作技術(shù)，又善于進(jìn)行檔案信息編研開發(fā)的高素質(zhì)隊(duì)伍群體，為新媒體下檔案信息開發(fā)利用提供人才保障。檔案工作人員要走出原來封閉半封閉的圈子，不斷提高業(yè)務(wù)技能。既掌握信息理論與信息知識，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)及檔案專業(yè)技能為檔案服務(wù)。

強(qiáng)化服務(wù)意識，正確認(rèn)識收集與服務(wù)的關(guān)系上著手，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到提供檔案利用的服務(wù)上來。改變檔案服務(wù)的被動狀況，變過去你上門我服務(wù)的被動服務(wù)為積極尋找信息，主動提供服務(wù)。端正服務(wù)態(tài)度，做到熱情、主動、負(fù)責(zé)，熟悉自己的服務(wù)對象，掌握自己的服務(wù)范疇，深入了解廣大利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)，加快檔案信息數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，加快檔案信息化步伐，是新媒體形勢下提升檔案信息開發(fā)利用水平的基礎(chǔ)性工作，必須加快進(jìn)度，為檔案開發(fā)利用提供更豐富的信息資源。館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，運(yùn)用檔案管理軟件及掃描等形式，全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器，尤其要優(yōu)先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)工作和首要工作。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，加快建設(shè)和完善檢索功能。建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)。元數(shù)據(jù)是檢索功能的核心內(nèi)容，檢索功能要充分發(fā)揮就必須不斷加強(qiáng)元數(shù)據(jù)的建設(shè)。這是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的基本條件。制定具有適應(yīng)檔案信息化特點(diǎn)的以及具有跨平臺運(yùn)行能力的電子文件管理服務(wù)政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并不斷完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

4.抓住編研重點(diǎn)，提供主動服務(wù)。增強(qiáng)檔案信息開發(fā)的針對性。要抓住新媒體技術(shù)特點(diǎn)，針對性開展檔案信息開發(fā)。一要可根據(jù)不同功用，選擇不同開發(fā)利用形式。針對存史、資政等功用方面，可采取摘錄、匯編、修志等開發(fā)利用方式，而對于教化育人、傳播知識、休閑娛樂等功用方面，可采取圖文、聲像、實(shí)物、場景相結(jié)合，以制作展覽、陳列、講述等的形式開發(fā)利用。二要針對新媒體傳播利用方式開發(fā)檔案信息。在檔案網(wǎng)站配套視頻、網(wǎng)上展覽，提供較為完備的檔案圖文、目錄數(shù)據(jù)等檔案信息查詢；在微博、微信檔案信息開發(fā)短小，圖文并茂、聲像結(jié)合；數(shù)字電視傳有一定的故事性和趣味性，具有鮮活力。三要從檔案里找線索，把枯燥的檔案變成有趣的故事，提升檔案開發(fā)質(zhì)量，讓事件回放，故事重演，增強(qiáng)檔案信息開發(fā)的文化底蘊(yùn)和文化韻味。

5.創(chuàng)新服務(wù)手段，滿足社會需求。一要建立檔案門戶網(wǎng)站，并開展網(wǎng)上利用服務(wù)，這應(yīng)該成為檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案利用服務(wù)要以網(wǎng)站為平臺，以檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，尤其是電子檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時利用，使得檔案信息利用服務(wù)得以網(wǎng)絡(luò)化。檔案通過網(wǎng)絡(luò)平臺收集起來后，建立一個電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心，集中管理各單位的歸檔電子文件。二要開展在線服務(wù)。檔案部門可以在檔案門戶網(wǎng)站上通過匯編相應(yīng)的專欄、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館之間在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)速通信，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。

總之，檔案利用工作在新時期的再提高是一個系統(tǒng)工作，需要從觀念轉(zhuǎn)變，不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，將傳統(tǒng)檔案推向全面信息化，使其向著更加良性更加廣闊的方向發(fā)展。

(作者單位：陜西河務(wù)局)