涉密檔案的利用與保密

文/趙昕

涉密檔案的利用與保密

文/趙昕

涉密檔案不同于一般向社會公眾開放的檔案,具有一定的時效性和保密性，如何做到檔案資源的充分利用,又確保涉密信息不泄密,是檔案管理部門和檔案工作者需認真研究和在實際工作中加以解決的問題。本文分析了涉密檔案在利用過程中存在的問題，闡述了涉密檔案的利用和保密之間的關系,并從制度建設、密級調整和人員素質方面，就如何做好涉密檔案的有效利用提出了具體措施

涉密檔案是指檔案資料涉及到國家政治、經濟、軍事、國防、科技等涉密內容信息，或單位在研發、生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值，在一定時間內只限一定范圍人員知悉，并標有秘密、機密、絕密、普通商密、核心商密標識的各種載體形式的材料。涉密檔案一旦被不應知悉人員知曉，就會造成泄密事件，給國家、單位、個人的安全和利益帶來損害。

一、涉密檔案利用現狀

在傳統保密觀念影響下，有的檔案部門將涉密檔案束之高閣，認為只要保管好就行了，沒有認識到檔案信息的重要性；有的怕出問題，對檔案利用慎之又慎，保而不用，使大量涉密信息失去了其檔案保存價值；有的沒有設立專門的涉密檔案保管場所，保密和非密檔案混放，容易造成敏感信息泄露；有的對超出保密期限的涉密檔案未及時解密和開放，使檔案信息得不到有效充分的利用；有的檔案管理人員缺乏保密意識，在涉密檔案利用中隨意擴大知悉范圍，發生失泄密事件。這些實際工作中存在的問題，給國家和集體利益帶來了危害，應引起高度重視。

二、正確處理利用與保密的關系

涉密檔案的利用是建立在保密的基礎上，在工作中要將涉密檔案保密及利用有機結合起來。涉密檔案的秘密也不是一成不變的，當保密期限滿自行解密，或定密機關對其解密，檔案部門也應及時對涉密檔案進行解密，按照公開文件進行管理，開放給社會公眾利用。因此，涉密檔案的利用和保密是互為保障的辯證統一關系，不能將二者割裂開來，在工作中要堅持保放結合的原則，把好保密關，保證檔案的完整與安全，在嚴格做好保密的基礎上要合理地開放利用，充分利用檔案信息資源，使涉密檔案在利用中延續生命，煥發活力，體現其價值的最大化，促進各項工作更好地開展。

三、如何做好涉密檔案的有效利用

1.加強涉密檔案制度建設。制定細致完善的閱覽、復制、借出等制度，并在工作中不斷完善增加新的內容，適應新形勢下檔案工作的新要求，使涉密檔案的提供利用有章可循。杜絕密和非密文件混合組卷的做法，堵塞提供利用中可能出現的泄密漏洞。建立涉密文件統計臺帳，做到科學分類、系統排列，對涉密檔案進行目錄管理、單份保存，為以后的調密工作和解密后的檢索工作提供便利條件。嚴格執行檔案利用審批手續，認真登記，經領導審批后方可提供利用。利用完畢后，應及時核對、檢查，發現檔案損壞、缺失等失泄密問題，及時查明原因，進行補救，確保檔案的絕對安全。

2.做好涉密檔案密級調整。根據《保密法》規定，涉密文件材料的等級劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。隨著時間的推移和文件的落實，涉密檔案的密級會發生變化。密級的調整分為升密、降密、解密三種，總體趨勢是逐漸降密解密，對文件內容刪減后公開或全文公開。國家《保密法》中規定，涉密文件由原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關進行解密。檔案部門要根據不同的密級采取不同的管理措施，對于定密機關解密和公開的檔案材料，要嚴格執行解密文件要求，及時調整檔案密級，依法開放檔案，按照公開檔案進行管理和開放利用，最大限度地提供利用檔案，滿足檔案利用者的需要，對于部分解密和未解密的檔案材料，應繼續控制使用范圍，維護檔案的安全。

3.提高檔案管理人員素質。檔案管理人員由于特殊的地位和身份，具有知密早、知密多、知密深的特點，擔負檔案利用和保密的雙重任務，必須要有嚴謹的工作作風和高度的保密意識，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。加強對《檔案法》和《保密法》等相關知識的學習，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，不斷提高管理水平和工作質量，維護檔案的完整與安全。無論在什么場合，都要牢記安全責任，做到守口如瓶，時刻警惕，防止密從口出。在涉密檔案的借閱、保管、銷毀等各個環節中，嚴格遵守保密制度，按章辦事，手續清楚。在涉密檔案利用中，轉變傳統觀念，準確控制知悉范圍，讓檔案發揮應有的作用。

4.強化利用中的監督措施。檔案部門在檔案利用服務的過程中，要加強對檔案利用者的監督,對不同的利用者，不同的利用目的加以分析，重點對有嫌疑的利用者進行交談，核實身份信息，比對審批字跡，觀察言行舉止，掌握利用動機，有效發現并及時制止、糾正檔案利用中的不良行為。利用之后要和利用者當面檢查所用檔案，清對數量，仔細查看有無撕毀、涂改檔案的事件發生，發現問題及時補救，挽回損失。對于損毀較為嚴重的違法行為，或發現失泄密事件，立即報告有關領導，及時查處。

在檔案工作中，利用和保密兩者都十分重要，具有相輔相成的關系。隨著檔案開放范圍的不斷擴大,檔案利用人員、種類、目的越來越多，檔案部門和檔案工作者應改變傳統觀念，切實完善工作職能，在涉密檔案利用過程中，一方面，要嚴格做好保密工作，確保檔案在使用時的安全，避免造成泄密，另一方面，要盡可能地挖掘利用檔案資源，最大程度地實現檔案的價值，更好地為各項工作服務。

（作者單位：陜西省地方電力（集團）有限公司）