陜西高校檔案網站調查分析研究

文/吳曉茹

陜西高校檔案網站調查分析研究

文/吳曉茹

高校檔案網站是高校檔案館對外宣傳和交流的窗口，也是為用戶提供檔案信息服務的重要途徑之一，本文以陜西省高校檔案網站為研究對象，分析了我省高校檔案網站的建設現狀及存在的問題，并針對問題提出了改進措施

高校檔案網站一方面向用戶展示檔案館在檔案制度建設、網上辦公、檔案資源編研等方面的基礎業務水平，另一方面以高效、準確、全面的方式為用戶提供檔案信息資源查詢和業務辦理等服務，是高校檔案館對外宣傳和交流的窗口，是高校檔案信息資源的數字化平臺，也是高校檔案工作接受上級主管部門檢查的考核指標之一。

一、陜西省高校檔案網站建設現狀分析

截止2017年1月1日，陜西省現有普通高等學校81所（不含西藏民族大學和軍事院校），擁有獨立域名地址且可訪問的高校檔案網站有18所，由此可見，陜西省高校中利用Internet開展檔案信息服務的學校共有24所，占總數的30%。

（一）網站設計方面

通過百度引擎訪問上述24所檔案網站，發現僅有西安交通大學1所檔案網站設有英文版的檔案館簡介和服務指南；有33%的高校開通了可以實現的“站內搜索”和“訪問量統計”功能；所有網站都設置了“友情鏈接”欄目并給用戶提供了辦公電話、辦公地點、電子郵箱等聯系方式。

（二）業務建設方面

高校檔案網站的業務建設反映了該校檔案工作的開展情況，在上述24所檔案網站中，75%的高校檔案網站都包含了“本館簡介”、“通知公告”和“服務指南”這3個欄目，欄目內容也比較扎實；有50%的高校檔案網站中建立了“檔案管理系統”接口，但外網不能訪問；在“檔案征集”方面，有38%的高校檔案部門發布了相關的通知、管理辦法等，取得突出成績的是西安交通大學的杰出校友影存征集、離退休職工傳記征集等。

（三）檔案資源服務方面

在上述24所高校中，有83%的高校檔案網站在“本館簡介”或“本館概況”中介紹了其館藏情況；有29%的高校開通了檔案在線查詢功能；有21%的高校開通了畢業生檔案轉遞查詢功能；有67%的高校檔案網站提供了網上展覽、校史展等特色檔案服務；有33%的高校開展了檔案編研、數字蘭臺等學術資源編纂工作。

二、陜西省高校檔案網站存在問題

（一）檔案網站建設意識不強

如前所述，陜西省高校中建立獨立檔案館網站的僅有19所，僅占總數的23%。在訪問高校網站時發現，大部分高校檔案館（室）不是一個獨立處（室），而隸屬于學校黨政辦公室，檔案工作只是黨政辦某個科（室）的工作內容之一，容易被黨政辦的主要行政事務“沖談”，造成“邊緣化”而不被重視。

（二）網站結構不清晰，網頁更新不及時

個別高校檔案網站的功能定位不明確，重點不突出，網站的欄目設置不合理，導致用戶在訪問時如同走進迷宮，很難發現所需要的信息資料。一些網站更新不及時，網站的“通知公告”欄目中有的半年更新一次，有的兩到三年才更新一次；網站的“友情鏈接”欄目中，95%以上的高校都存在失效鏈接。此外，個別網站的頁面設計缺乏美感、生動性，網頁排版擁擠，字體和圖片過于細小，缺乏視頻、flash等能夠提升視覺效果的檔案內容，對網站的用戶體驗效果帶來很大影響。

（三）檔案業務建設情況不盡理想，檔案網絡資源匱乏

在訪問的24個檔案網站中，雖然有超過50%的高校都設置了“網上辦公”欄目，但基本上都基于該校校園網建設，外網不能訪問。多數網站存在空設欄目的現象，表現在個別欄目下無內容或顯示“正在建設中”、“無法打開此頁”，從而降低了用戶的訪問熱情，造成網站的訪問量過低。

（四）檔案資源服務利用范圍狹窄，深度不夠

調查中發現，很多高校在檔案查詢和交流互動方面不能滿足用戶的需求。高校館藏檔案數字化工作相對滯后，導致網站的查詢服務不夠深入，不能滿足用戶的查詢需求。在網站與用戶的交流互動方面，約80%的高校僅提供了聯系電話等單向交流方式，交流互動性不強，雖然提供了“留言板”、“館長信箱”等可與用戶信息交流，幫助用戶解疑釋惑的欄目，但存在對用戶問題反饋不及時的現象。

三、高校檔案館網站建設策略

（一）注重網站前期規劃，做好網站的總體設計工作

網站開發是一門復雜的系統工程，有特定的工作流程，只有遵循這個步驟，按部就班的一步步來，才能設計出一個滿意的網站，其前期規劃主要包括：用戶需求分析、功能定位、內容規劃、技術解決方案、建設費用、后期維護及拓展等方面。

1.網站用戶需求分析和功能定位是網站能否建設成功的決定因素之一。目前高校檔案館網站的服務對象主要是檔案管理人員、該校師生、校友及其所在單位，網站的使用目的主要是檔案業務辦理或檔案信息資源服務利用，因此，資源型網站是目前高校檔案館建設網站的主要類型之一。

2.網站整體結構設計要遵循突出重點、平衡協調的原則，合理布置各版塊；網頁顏色搭配要以提升用戶視覺效果為目的，可加入能展現學校辦學歷史和辦學特色的元素提高網站的藝術性和可讀性；網站導航欄目的設置不但要做到“提綱挈領、點題名義”，而且還要層層遞進，避免混淆。可以通過全局導航、路徑導航、快捷導航、相關導航等特色導航服務，為用戶提供清晰直觀的指引，達到更好地網站體驗效果。

3.網站的技術解決方案是決定網站建設質量和功能擴展的主要因素，因此，檔案館要按照有利于技術發展和便于網站功能模塊對接的原則，并考慮與目前主流瀏覽器兼容的因素，在條件允許的前提下采用標準、主流的開發工具、開發語言、數據庫技術以及所適用的操作系統等。此外，網站的建設、運營和發展，有很強的路徑依賴性，開發網站前要確定好網站的域名，一旦確定后期不能更改，否則會影響網站更新和維護。

（二）加強檔案館基礎業務建設，促進檔案資源整合

1.加強高校檔案制度建設。各高校檔案網站都設立了“業務指導”、“服務指南”、“規章制度”等欄目，但調查發現，多數高校的檔案管理制度長期沒有得到修訂，制度的內容已不能適應新形勢下學校檔案工作發展的需求。因此，高校檔案部門應遵循檔案工作的規律，以便于操作和執行為目的，按照學校檔案實體形式以及檔案在立卷、歸檔、查閱、銷毀等各方面的具體要求進行刪除、修改、補充和完善[4]，特別是高校各類檔案的歸檔范圍和保管期限表的修訂，要針對本校實際的歸檔部門以及各部門的職責范圍、工作內容等具體設置，否則難以確保檔案的齊全性和完整性，還直接影響到后期檔案的鑒定、銷毀工作。

2.廣泛開展檔案的征集、編研和宣傳工作。高校檔案館應解放思想，采用靈活多樣的征集方式，廣泛向全體師生、校友及其親屬、社會關心人士征集學校辦學發展過程中涉及人、事、物、景的珍貴文獻文物，并加強與學校其他部門間的合作交流，促進檔案資源建設與整合。同時，以檔案征集促進檔案編研工作的開展，不斷開發校史、校志、大事記以及杰出校友、優秀師生等專題檔案，并運用多媒體及網絡技術將檔案資源以照片、視頻的形式展現，不斷增加其文化性和趣味性，吸引用戶眼球，增加網站的訪問量。還可通過宣傳欄、校報、網站、微信等傳統媒體與新興媒體相結合的方式開展特色檔案展覽，在宣傳普及檔案知識、傳播檔案文化的同時，建立與用戶溝通交流的橋梁，從而打破檔案的“神秘形象”，開創檔案共創共享的局面。

3.加快館藏檔案數字化和檔案工作信息化步伐。高校檔案管理部門應按照國家對檔案資源“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略部署，盡快推進館藏檔案的數字化進程，同時，要結合學校整體信息化工作安排及要求，考慮與學校其他部門辦公自動化系統的有效對接，建立檔案“網上歸檔-網上查檔-網上閱檔”的一體化檔案管理軟件，實現電子文件的即時歸檔和檔案全文檢索等功能，不斷提高檔案管理效率和服務水平。

（三）利用科技創新手段，提升檔案服務質量

1.樹立社會化服務意識。高校檔案館要突破校內服務理念，不斷擴大網站的服務范圍，通過建立一系列服務系統平臺，如檔案管理系統、畢業生相冊、畢業生檔案轉遞查詢系統、出國翻譯系統、學歷學位認證系統等，將網站的服務對象從校內師生、校內單位拓寬到校友及校外用人單位等社會群體，從而不斷提高網站的知名度和利用率。

2.強化網站的檢索利用服務功能。網站檢索是網站服務的核心功能，因此，高校檔案網站應主動為用戶提供諸如“站內搜索”、“全文檢索”等可以幫助用戶快速、準確、全面找到所需信息的檢索功能，還應該為用戶提供可能需求的相關網站的鏈接服務，如兄弟院校檔案網站、國內學術性檔案網站以及國外一些知名高校的檔案網站等。

3.增進與用戶的互動交流服務。檔案館網站應增加對Email、館長信箱、留言板、微信等網絡社交手段的應用，加強與用戶的交流溝通，從而深入了解用戶的需求并從中發現用戶所關注的熱點問題，不斷促進檔案網站的資源建設和功能完善。

（作者單位：西安建筑科技大學檔案館）