基于大數據時代電子文件管理問題的思考

文/雷曉婷

基于大數據時代電子文件管理問題的思考

文/雷曉婷

本文通過對電子文件的管理現狀所引發的思考，認真分析了造成目前電子文件管理現狀形成的原因，提出了三點建設性意見，從而在根本上實現電子文件的價值

21世紀，人類已進入信息時代。檔案管理也向著信息化的方向在不斷發展。載體形式已由過去的紙質文件發展為更加便捷、節能的電子文件。電子文件的產生被視為電子政務、電子商務和其他各類電子化業務的基本工具，成為國家和社會的珍貴歷史記錄。但是，由于我們對電子文件還未達到應有的認知和重視，尚未建立科學、高效的電子文件管理體系，數以億計的電子文件還沒有得到妥善保管，處于失控、失存、失用、失密的危險狀態，甚至會引發多重社會風險，電子文件的管理是我們目前急需解決的問題。

一、電子文件的管理現狀

1、電子文件管理失控，文件管理分散無序

目前，大多數單位沒有制定電子文件管理規章制度，沒有專人負責電子文件的收集、歸檔和保存，電子文件處于自生自滅的狀態。主要表現在：一是大量電子公文被暫存于文件起草者的計算機硬盤中，其中不少文件在修改過程中覆蓋了原來的稿本；二是大量的電子郵件由收件人、發件人自行處置而無從甄別；三是大量數據庫文件在自動更新中丟失了以往的記錄；四是大量數碼照片、視頻文件、音頻文件、多媒體文件散存于各處，工作人員可以隨意更改、刪除、拷貝單位信息系統中的電子文件。

2、電子文件流失嚴重，部分信息無法讀取

由于電子文件沒有得到有效地管理和保存，一些保存下來的重要電子文件已經無法讀取，某些具有時代特征的載體信息已完全丟失（如軟盤等），例如我省某廳局檔案部門將相當部分資料存儲于軟盤上，隨著機器設備的的不斷更新，原有的軟驅已被新型的光驅所替代，原有的軟盤因為沒有可讀的機器不得不棄用或銷毀；又如移動硬盤的管理，根據硬盤的主要性能，檔案館存放的硬盤要在半年通一次電，要保證硬盤的可讀性和可用性，但由于館內移盤數目多，難以完成逐一通電，這就造成了硬盤信息的不可讀，國家財產和利益遭受重大損失。

3、證據效力無法保障，安全問題堪憂

電子文件是一個機構在開展電子政務、電子商務或其他電子化業務中產生的憑證性記錄，它是支撐一個機構業務活動順利開展的基本工具，更是證明一個機構業務活動合法性的重要憑據。但是，我們目前大量生成、使用電子文件，卻不重視電子文件的管理，或者不能科學地管理電子文件，致使電子文件失去應有的可信度、證據力。

電子文件具有秘密，一旦泄露后果將不堪設想。目前，部分單位由于沒有規范的電子文件管理措施，工作人員可以隨意從單位信息系統上查閱、拷貝電子文件，并將其帶出單位，造成大量秘密有意或無意的泄露。例如，解放軍某部科技人員將帶有涉密信息的筆記本電腦帶回家中，結果家中失竊，筆記本電腦丟失，多份秘密資料失控，為我軍帶來不可挽回的損失。

二、形成電子文件管理問題的原因

1、電子文件管理意識落后，認識不到位

電子文件管理的落后，首先是意識落后，認識不到位。長期以來，政府部門和企事業單位工作人員法治觀念不強、證據意識薄弱，大多數單位和個人認為將電子文件打印（硬拷貝）成紙質文件就可以使之具有證據效力，但他們沒有意識到像電子郵件、電子訂單等打印成紙質文件后，由于許多附于計算機的元數據的缺失，造成信息不完整，反而使其不具有法律效力。

2、業務部門與檔案管理部門缺乏有效的銜接，造成工作脫節

由于業務部門和檔案部門職責不同、利益不同，業務部門工作人員很難兼顧檔案人員對電子文件真實性、可靠性、完整性與可用性的專業要求，相互之間缺乏銜接和協同，存在嚴重的工作脫節和管理空白現象，從而造成了電子文件管理空。

3、缺乏統一的標準，管理規范滯后

法規標準是電子文件管理的基本依據和操作指南。但各法規標準的基本術語不統一，黨政兩大系統的文件管理標準互不協調，行業性、地方法規標準與國家法規標準相互部突等極大的影響了電子文件資源的整合、共享與集成，這些是造成電子文件管理問題的主要誘因。此外，目前我國尚未制定適用于電子文件管理的專門法規。沒有法律規范的制約，就無法保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性，更無法保障電子文件管理的高效與科學。

4、專業人才的匱乏，限制了電子文件管理的發展

作為電子文件管理的主力軍，專職檔案人員隊伍中專業人才很少，整體專業水平很低。2015年在對某廳局檔案管理部門的調查中，從學歷層次看，有4人是大專學歷，3人是本科學歷；從專業結構看，1人地質專業，1人計算機專業，5人其它專業。人才的培養和引盡是我們目前亟待解決的問題。

三、對于目前的管理現狀和成因引發的思考

1、更新思想觀念，認識電子文件管理的重要性

意識落后、觀念陳舊是導致我國電子文件管理問題的思想根源，因而增強意識、更新觀念，樹立對電子文件的正確認識是促進我國電子文件管理發展的思想前提。

2、集中管理，建立統一標準規范

集中統一管理是我國檔案管理工作的優良傳統和基本原則，從對紙質檔案的管理擴大到對整個電子文件管理過程的統一管理，使電子文件各個階段相互關聯、相互影響、相互轉化，讓所管理的電子文件可以得到有效保護。此外，電子文件的管理標準應當在盡可能大的范圍實現統一，杜絕各自為政，充分保證標準的質量和共享性。

3、重視對人才的培養，保障電子文件管理的可持續性發展

第一，重視單位現有檔案人員的培養，開展相關的業務培訓；第二，引進專業人才，壯大管理人員隊伍。

隨著科學技術的不斷發展，電子文件管理水平也不斷面臨新的挑戰，我們只有努力學習、善于總結思考才能與時俱進，才能更加高效地管理電子文件，使電子文件能為社會的發展實現自身價值。

（作者單位：陜西省國土資源信息中心）