圓桌趣談

圓桌趣談

國家檔案局《關于進一步加強檔案安全工作的意見》的出臺和全國檔案安全工作會議的召開，將檔案安全工作提到了一個前所未有的高度。本期邀約的三位領導、專家分別從提高檔案安全意識、健全檔案安全工作制度、加強檔案基礎業務建設及檔案館建設等方面，對檔案安全工作的強化進行了全面解讀，希望能對全省檔案安全工作機制和檔案安全體系的建立有一些幫助。

閆佳敏淄博市檔案局局長

確保館藏檔案的安全保管是“五位一體”國家綜合檔案館的首要任務和最基本要求。作為檔案安全保管基地的國家綜合檔案館，要主動作為，“軟硬兼施”，將構建檔案安全保障體系之重擔牢牢扛在肩上。

加強檔案館庫硬件建設，夯實檔案安全第一道防線。符合標準的檔案館庫是檔案安全最重要的保證。就當前而言，縣級檔案行政部門要緊緊抓住省“兩辦”出臺《關于加快推進縣級國家綜合檔案館建設的意見》這一政策利好，不等不靠、積極爭取，嚴格按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》要求，全面推動檔案館舍的新建、擴建和改建，把縣級國家綜合檔案館建成能夠滿足未來若干年需求的堅固、安全、符合檔案保管要求的現代化檔案館，為檔案安全打造第一道防線。而完善的檔案館庫安全設施，則是保證館藏檔案安全的最有效防護網。重點是安防系統、業務監控系統、自動報警系統、自動滅火系統、溫濕度控制系統和門禁系統等安全設施建設，實現檔案安全管理的自動化和可控化。

健全檔案安全工作制度，提升檔案安全管理軟實力。檔案安全既涉及檔案實體，又涉及檔案信息，具體體現在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用和數字化等各環節中。要針對不同的工作環節，制定務實管用的檔案安全工作制度。要統籌兼顧，突出重點，針對不同的檔案載體、不同的保存狀況、不同存儲環境等因素，明確檔案安全防范重點，制定行之有效的檔案安全保障方案，打造切實可行的檔案安全保障體系。同時，要積極開展檔案安全文化建設，將安全思想貫穿于檔案工作各個崗位、環節中，把確保檔案安全時刻放在優先位置，讓維護檔案安全成為行為自覺。

察檔案安全之“未病”，將安全風險消弭于無形?！吧厢t治未病”。個人以為，檔案館安全保障體系建設其關鍵之處在于兩點，其一是能及時發現室溫高、濕度大、安全設施運行異常等各種潛在的風險隱患苗頭，及時加以消除，切實做到禁于未萌、止于未發；其二是在人為不可控的災害發生后，能將損失降到最低點?；诖酥剂?，一是定期開展檔案安全風險隱患排查治理工作，并逐步實現常態化、制度化、標準化，力爭把風險控制在隱患形成之前、把隱患消滅在事故發生之前；二是定期開展檔案館應急預案演練，提高工作人員的安全意識、風險防范意識和突發事件應對能力，真正建立起檔案館快速應急反應體系；三是定期開展電子檔案異地容災備份工作，逐步實現市、縣（區）兩級全部館藏電子檔案數據的異地容災備份，切實做到重要電子檔案數據“有備份、可恢復”。

馬奎國山東省檔案局檔案館（室）業務處副處長

檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業的根基。2010年國家檔案局在成都召開了全國檔案安全體系建設工作會議，今年6月又在天津召開了全國檔案安全工作會議，充分說明了國家檔案局對檔案安全工作的高度重視。去年4月國家檔案局還印發了《關于進一步加強檔案安全工作的通知》，對各部門各單位扎實做好新形勢下檔案安全工作提出了明確要求，并對檔案安全風險進行了梳理。結合我省實際，筆者認為目前影響我省檔案安全的問題和風險還一定程度存在著，我們應從以下三個方面開展工作，預防檔案安全事故的發生。

一是檔案安全意識有待加強。檔案安全的最大危險是人的疏忽，認識不到風險才是最大的風險。許多檔案安全事故的發生，就源自于人的認識不到位、思想不重視，從而沒有采取必要的防范措施。相比其他行業和部門，檔案部門出的安全事故較少，這是我們檔案部門努力的成果，但這也容易導致我們對檔案安全的警惕性不夠。隨著經濟社會的快速發展，檔案工作面臨的內外部環境日趨復雜，危及檔案安全的傳統風險與非傳統風險日益增多，特別是檔案安全事故近幾年仍有發生，像我省就曾發生過因管理不善造成檔案被變賣丟失問題，甚至發生了監守自盜的嚴重事件，性質極其惡劣、危害十分嚴重。這些情況警示我們，檔案安全意識必須加強。各部門各單位分管檔案工作的領導和檔案工作人員，必須要樹立“檔案安全事關黨和國家根本利益”的思想，必須要樹立“安全第一”的思想，必須要樹立“安全問題無所不在”的思想，必須要樹立“安全問題人人有責”的思想。要時刻把檔案安全放在心上、抓在手上。要把檔案安全作為首要目標，謀劃和推進工作必須首先考慮是否影響檔案安全、能否確保檔案安全，凡可能影響檔案安全的必須慎重考慮，凡無法確保檔案安全的必須堅決停止，任何時候都不能以犧牲檔案安全為代價。要把檔案安全融入各項工作，無論是傳統的檔案收集、保管、利用，還是檔案數字化與檔案信息系統的建設、運維、使用，無論是制定規章制度、標準規范，還是開展執法檢查、業務考核，都要增強檔案安全意識，把確保檔案安全、維護檔案安全的要求貫穿其中。當檔案安全與其他事項無法兼顧時必須優先保證檔案安全，當出現經費緊缺、用房緊張等實際困難時必須優先滿足檔案安全需要，任何時候都不能擠占、挪用檔案安全經費以及檔案庫房等設施。

二是安全制度建設和執行有待完善。安全規章制度是一切安全工作的保證。近年來，我省各級檔案部門在完善檔案安全制度方面做了大量工作，制定了一系列規章制度，初步形成了比較完善的制度體系。但在制度的務實管理和制度執行方面還存在一些問題。比如，各機關和企事業單位都制訂了文件材料歸檔范圍和保管期限表，但大家是否真正吃透了國家檔案局8號令，真正結合了本部門本單位實際覆蓋了單位的每一個處（科）室？是不是存在著簡單照抄照搬，“復制”其他單位的問題？在執度的執行上，我們每一家綜合檔案館進出庫房制度中都規定“雙人進庫制”，但大家是否都認真執行了呢？所以，各部門各單位今后還要進一步強化制度建設。一是要抓好制度的廢改立。要對現有制度加以全面梳理，該廢止的廢止，該修訂的修訂，對現實工作急需但還沒有建立的制度要抓緊研究制定。各項制度之間要確保相互銜接、成龍配套，切實避免“制度空白”和交叉重復。二是要抓好制度的執行。制度的生命力在于執行，決不能“制度如林、落實無人”，讓制度成為形同虛設的“紙老虎”“稻草人”。執行制度必須持之以恒、杜絕例外，決不能管一陣放一陣、嚴一陣松一陣，更不能因人而異、因事而異，高度警惕“破窗效應”對制度公信力和約束力的嚴重損害。

三是檔案基礎業務建設有待強化。抓好檔案基礎業務建設，對于確保檔案安全至關重要，可以說是檔案安全的第一道防線。從我省情況看，需要加強的檔案基礎業務還很多，目前首要重點是抓好縣級國家綜合檔案館建設，這是寫入今年《政府工作報告》的。從近期省局赴17市開展檔案安全風險隱患排查治理調研指導的情況來看，已經列入今年建設計劃的不少縣目前仍未開工。檔案館建設是檔案安全最基本的保障，各級各部門一定要不折不扣貫徹落實省委省政府部署要求，從講政治的高度全力推進檔案館建設。今年已經列入建設計劃尚未開工的縣級檔案館，要采取有力措施，加快工作進度，確保年底前開工建設；計劃明年開工的要提前行動，做好開工前的各項準備工作。要按照國家有關標準要求，努力爭取把新檔案館建成面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、信息化程度高、服務便捷、節能環保，滿足“五位一體”功能要求的現代化檔案館。另外還要加強檔案信息化建設，這也是寫入了今年《政府工作報告》的。其他還有，如認真貫徹國家檔案局8、9、10號令加強檔案資源建設；做好國家重點檔案保護與開發工作；開展檔案解密和開放鑒定工作等。以上都是事關我省檔案事業發展的核心工作、基礎工作，一定要扭住不放，堅持不懈抓實抓好。

梁輝濟寧市檔案局副局長

國家檔案局《關于進一步加強檔案安全工作的意見》是現在與今后一個時期關于檔案安全建設的重要指導性文件。該文件的出臺將檔案安全要求融入到檔案業務工作的全環節、全流程，檔案安全的內涵與外延也都有了創新性的深化與拓展，構建起全新的檔案安全觀。目前，全省檔案館建設正在全面鋪開，檔案館是檔案安全的基本保障，檔案館建設一定要貫徹落實國家檔案局提出的全新的檔案安全理念。

一要妥善解決檔案館行政屬性與文化屬性之間的平衡問題。檔案館的選址與設計一直在行政定位與文化定位之間徘徊，體現為兩種傾向，一是與地方行政中心建設相融合，二是與文化中心相集中。按照“構建國家基礎性戰略資源”安全觀的要求，個人認為檔案館的基礎定位是“保管黨和國家的珍貴檔案資源”，要以服務黨委、政府中心工作為重點，檔案館建設選址應盡量與地方行政中心相近，方便檔案業務指導，方便檔案移交與利用，方便“館室一體化”建設。但在設計上，要力戒把檔案館建設成絕對封閉安全的倉庫類建筑，同時，檔案館應為相對獨立的建筑，要杜絕與行政中心構建為融合式、一體化的建筑，因為檔案館要兼顧開放與社會服務。

二要妥善處理檔案利用與保管之間的安全關系。按照傳統的狹義的檔案安全，即保管安全的角度要求，檔案館及庫房一般為相對獨立的封閉空間，與辦公區分隔開。雖然保證了保管的安全，但庫區與檔案利用場所，如檢索工具室、閱覽室、復印室等距離較遠，不單增加了出人庫房、調卷還卷、運送的長度，給利用帶來不便；同時也增加了運送過程中檔案安全的不確定性，特別是運送通道如果途徑辦公區域、開放區域，會陡增意外和安全隱患。按照利用安全的新理念，檔案館建設要充分考慮保管安全與利用安全之間的平衡，庫區既要相對封閉，又要與閱覽區相貫通。同時運送通道應當是封閉的，要注重檔案在傳輸中的安全問題。

三要妥善解決開放區域與館庫、辦公區域之間的安全問題。這里所說的開放區是指檔案展覽與陳列區。按照“五位一體”檔案館功能定位要求，作為愛國主義教育基地的檔案館，建設一定規模的展廳必不可少。目前的檔案館建設規范中沒有明確展廳的設計要求，以往的展廳都是在檔案館中選取一、兩處較大的房間，由于不是專門設計，往往與辦公區、開放區交織在一起，不利于檔案安全，不方便對社會、對公眾開放。以此在新檔案館建設中，既要優先保證庫房的安全、辦公的要求，又要最大限度的方便社會及公眾進出參觀，特別是人員較多時，還要注意人員的疏散與安全。展覽區與陳列區的設計要符合專門的工程要求，要相對獨立，有專門的進出通道、安全門、疏散路線，做到開放安全。

四要妥善解決信息化管理手段與傳統管理手段之間的安全關系。數字檔案館或者智慧檔案館是檔案館建設的方向，保證數字檔案館與新館同步規劃、建設是現階段檔案館建設的必然要求。檔案館信息化建設是一個系統工程，包括軟件、硬件和環境，信息安全比較傳統載體檔案的安全，無論在技術上、經費上、人才需求上，都有著更高更復雜的要求。但本人僅從建筑布局角度，談點管見。檔案館信息化建設的直接載體是信息中心建設，信息中心涵蓋的功能用房很多，應包括電子庫房、備份中心、機房、監控室、電子閱覽室、數字化加工場所等，傳統的檔案館建設標準中將其籠統地劃歸技術用房，沒有進行專門規劃，這是不準確的。信息中心建設要在設計和建設中給予充分重視。要相對獨立，相對集中，方便設備的管理、使用、維護。不能過于分散，安置在邊邊角角，各自為戰，不利于管理和安全。要符合電子檔案庫房專用建筑標準要求，做到防雷電、防靜電等。要注意市長加工場所與檔案實體管理場所之間的安全銜接。

檔案在經歷了規范化管理之后，便開始進入科學化管理的第二個層次，即精細化管理。那么，下一期“圓桌趣談”的話題，就是什么是檔案的精細化管理？如果進行檔案的精細化管理？有意參與討論者，請將稿件發到sddajy66@sina.com郵箱。