菏澤市120急救指揮中心電子檔案的安全管理

文·邢國(guó)亮

菏澤市120急救指揮中心電子檔案的安全管理

文·邢國(guó)亮

120急救指揮中心，作為衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)對(duì)群眾的直接窗口，承擔(dān)著各地突發(fā)大型公共事件、重大災(zāi)害傷亡事故和日常醫(yī)療急救的調(diào)度指揮工作。菏澤市120急救指揮中心負(fù)責(zé)全市120車輛的應(yīng)急指揮調(diào)度，信息管理系統(tǒng)、調(diào)度系統(tǒng)等的開發(fā)應(yīng)用使得電子文件逐步代替紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔，急救指揮中心各種電子文件的歸檔及安全管理問題成了檔案管理人員面臨的一大挑戰(zhàn)，建立起科學(xué)有效的電子檔案安全管理機(jī)制勢(shì)在必行。

一、急救指揮中心電子文件的歸檔

急救指揮中心需要?dú)w檔的電子文件主要有以下幾個(gè)方面。

中心工作人員信息：中心調(diào)度員及辦公室管理人員的身份信息、角色權(quán)限、聯(lián)系電話、工作職能、工資狀況、學(xué)歷及專業(yè)等信息需要統(tǒng)計(jì)備案并歸檔，以備將來(lái)人事關(guān)系調(diào)動(dòng)，晉級(jí)晉升及評(píng)先評(píng)優(yōu)時(shí)個(gè)人信息的查詢復(fù)核。

財(cái)務(wù)信息：中心自成立之日起對(duì)各醫(yī)院急救站收取的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)費(fèi)明細(xì)，設(shè)備采購(gòu)、系統(tǒng)維護(hù)、日常辦公用品、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)支出、工資發(fā)放的財(cái)務(wù)支出明細(xì)，都需要及時(shí)備案歸檔，以便制作年終財(cái)務(wù)報(bào)名號(hào)和明年財(cái)務(wù)計(jì)劃。

設(shè)備信息：中心所有電腦、LED顯示屏、電視機(jī)、打印機(jī)、投影儀等電子設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間及詳細(xì)參數(shù)均要記錄在案，歸檔保存；調(diào)度系統(tǒng)軟件、回訪系統(tǒng)軟件、急救分站系統(tǒng)等軟件的開發(fā)、維護(hù)費(fèi)用及實(shí)現(xiàn)功能不僅以紙質(zhì)形式存檔，也要進(jìn)行電子存檔；中心各個(gè)服務(wù)器的采購(gòu)合同、服務(wù)合同等電子文件的歸檔保存。

調(diào)度工作：接警中產(chǎn)生的電話錄音，事件詳情、事件復(fù)核及各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)信息需要以電子文件形式歸檔保存至少兩年；警察或者保險(xiǎn)公司人員來(lái)調(diào)取報(bào)警信息時(shí)，要做好相關(guān)信息登記、歸檔。

二、急救指揮中心電子檔案存在的安全問題

檔案工作規(guī)范化的重要原則：指揮中心檔案管理是為了實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。目前菏澤市120急救指揮中心在電子檔案管理方面主要存在以下幾個(gè)方面的安全問題。

（一）成立時(shí)間晚，基礎(chǔ)設(shè)施不健全

菏澤市120急救指揮中心成立于2012年，到目前為止不過四年多的時(shí)間，建設(shè)初期大家對(duì)電子檔案的安全管理重視程度不夠，人員少，目前共36人，僅分為調(diào)度科和綜合科兩個(gè)科室，缺乏專門人員負(fù)責(zé)電子檔案的管理，所以很多調(diào)度及日常工作中的一些電子文件無(wú)法及時(shí)收集存檔，造成了部分有價(jià)值檔案的流失，而且現(xiàn)存的一些電子檔案存在安全隱患。

（二）相關(guān)人員檔案管理安全意識(shí)淡薄

目前中心已經(jīng)比較注重紙質(zhì)檔案的安全與管理，但是對(duì)于電子檔案的安全管理卻是了解很少，認(rèn)為一些電子檔案文件在電腦上保存著就不會(huì)丟失，沒有采取任何安全管理的措施。如果電腦感染病毒或者硬件損壞，這些有價(jià)值的電子檔案有可能被徹底丟失或者恢復(fù)起來(lái)成本、難度比較大。

（三）缺乏科學(xué)的檔案安全管理機(jī)制

雖然中心信息化程度不斷提高，受部分因素制約，電子檔案的收集不夠及時(shí)，很多有價(jià)值的電子文件不能得到有效存檔，電子檔案管理分散，得不到很好的利用，尤其是缺乏相應(yīng)的檔案安全管理機(jī)制，各項(xiàng)規(guī)章制度不健全或得不到實(shí)施。

（四）電子文件的過度共享

電子文件相比紙質(zhì)文檔，它可以不受時(shí)間、空間的約束隨意閱讀，這種網(wǎng)絡(luò)共享方式給我們的日常工作帶來(lái)了極大的便利，但有些保密性或有價(jià)值電子文件的共享對(duì)電子檔案管理帶來(lái)泄密和安全隱患。如果不加以限制，局域網(wǎng)內(nèi)的所有人都可訪問共享的電子文件，從而通過一個(gè)終端發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，極有可能致使一些電子檔案泄密，被不法分子利用，給單位造成不必要的損失。

三、急救指揮中心電子檔案安全管理的措施

菏澤市120急救指揮中心在市衛(wèi)計(jì)委領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和指導(dǎo)下，嚴(yán)格電子檔案安全管理，采取一系列切實(shí)有效的措施，保障電子檔案的安全。120指揮中心對(duì)電子檔案信息管理的安全需求主要有數(shù)據(jù)機(jī)密性、有效性、完整性、可用性、不可否認(rèn)性及數(shù)據(jù)的訪問可控制性，針對(duì)這些需求制定了一些安全管理的措施。

（一）具體人員監(jiān)管，責(zé)任到人

電子檔案的安全管理需要具備一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的信息化人才，菏澤市120急救指揮中心高度重視調(diào)度及辦公信息化，新增兩名計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)碩士研究生，負(fù)責(zé)調(diào)度系統(tǒng)的維護(hù)及電子檔案文件的安全管理，分工明確，責(zé)任到人，確保電子檔案保管相關(guān)的軟硬件設(shè)施正常運(yùn)行。另外，檔案管理人員定期學(xué)習(xí)一些電子檔案安全管理方面的知識(shí)和技能，進(jìn)一步提高電子檔案管理的能力。

（二）增大投入，完善相關(guān)電子設(shè)備及軟件

電子檔案載體易受外部環(huán)境影響（溫度和濕度），中心在機(jī)房配備有普通空調(diào)和專業(yè)空調(diào)，保證機(jī)房恒溫、恒濕，延長(zhǎng)機(jī)房電子設(shè)備的使用壽命；為保障急救調(diào)度工作的正常運(yùn)行和電子檔案信息的及時(shí)保存，中心加大投入，采用雙機(jī)熱備份，確保一臺(tái)服務(wù)器或者交換機(jī)等電子設(shè)備故障時(shí)，另一臺(tái)設(shè)備能夠及時(shí)接管，從而為調(diào)度工作信息化和電子檔案的安全管理增加雙重保險(xiǎn)。同時(shí)，機(jī)房還購(gòu)置了UPS電源，以防市電出現(xiàn)故障時(shí)，UPS電源能夠維持調(diào)度工作的運(yùn)行。另外，采用防火墻技術(shù)，防止黑客或病毒入侵，對(duì)系統(tǒng)造成損害。

（三）加強(qiáng)信息安全管理，做好檔案管理保密工作

1.健全和完善電子檔案相關(guān)的信息安全制度

電子檔案的安全管理涉及到電子文件的收集、整理、編目、保管、查詢、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此建立一套安全可靠、切實(shí)可行的規(guī)章制度，是電子檔案安全管理的基礎(chǔ)和前提。加強(qiáng)監(jiān)管，強(qiáng)化執(zhí)行力度。中心高度重視信息安全保密工作，對(duì)檔案管理人員嚴(yán)格要求，全面提高自身素質(zhì)和安全管理意識(shí)，監(jiān)督各項(xiàng)管理制度落實(shí)到實(shí)處。

2.真實(shí)性保護(hù)

身份認(rèn)證和存取控制相結(jié)合。身份認(rèn)證就是對(duì)用戶身份進(jìn)行確認(rèn)，它是電子檔案安全管理中最重要的一道防線。理論上只有中心員工才能登錄調(diào)度系統(tǒng)，查看相關(guān)調(diào)度信息，并且賦予不同的崗位不同的訪問權(quán)限，只有信息工程師具有超級(jí)管理員身份，才有調(diào)度系統(tǒng)后臺(tái)相關(guān)信息的修改權(quán)限，普通調(diào)度員只具有調(diào)度系統(tǒng)相關(guān)信息的查詢及錄入權(quán)限，確保整個(gè)調(diào)度信息系統(tǒng)的完整性和安全性。

3.三方聯(lián)動(dòng)，做好身份核實(shí)和記錄

公安局、交警隊(duì)以及保險(xiǎn)公司相關(guān)人員出于工作需要來(lái)中心調(diào)取相關(guān)事件報(bào)警信息或者錄音的時(shí)候，必須出具蓋有單位印章的證明，并將相關(guān)身份證明原件或復(fù)印件留存，做好記錄，杜絕120調(diào)度中產(chǎn)生相關(guān)信息泄露給個(gè)人，對(duì)單位造成不必要的損失。

（四）做好電子文件的定期備份

雖然中心機(jī)房對(duì)各個(gè)軟硬件設(shè)施都進(jìn)行了備份，中心調(diào)度系統(tǒng)仍然存在一定風(fēng)險(xiǎn)，為了保證數(shù)據(jù)不丟失及故障及時(shí)恢復(fù)，中心定期對(duì)機(jī)房數(shù)據(jù)庫(kù)及各個(gè)服務(wù)器數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，為電子檔案信息的安全提供最后一道保障。

四、急救指揮中心電子檔案安全管理的改進(jìn)措施與展望

盡管菏澤市120急救中心已經(jīng)采取了很多措施保障電子檔案信息的安全管理，電子檔案信息仍然存在較大泄密及損失風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要進(jìn)一步創(chuàng)新完善電子檔案信息安全管理機(jī)制，提高防御風(fēng)險(xiǎn)能力，重點(diǎn)在以下幾個(gè)方面。

（一）創(chuàng)新完善電子檔案安全管理機(jī)制

中心應(yīng)當(dāng)克服自身局限性，創(chuàng)新完善檔案管理制度，增加電子文件歸檔及電子檔案安全管理的內(nèi)容，增加電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的保管、保密和利用制度[1]。一是建立電子信息及時(shí)歸檔制度，推行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔制，并且電子文件存檔時(shí)要進(jìn)行安全性檢查和評(píng)估。二是建立嚴(yán)格的保管、保密及安全利用制度，調(diào)度過程中產(chǎn)生的電子文件信息應(yīng)處于只讀狀態(tài)，不允許修改，確保電子檔案信息的原始性和真實(shí)性。定期檢查電子檔案信息所在環(huán)境的安全性，相關(guān)人員需要查看電子檔案信息時(shí)，必須做好身份驗(yàn)證和實(shí)時(shí)登記[2]。

（二）強(qiáng)化電子檔案人員管理意識(shí)，完善責(zé)任制

菏澤市120急救指揮中心電子檔案的安全管理主要由信息工程師負(fù)責(zé)，這種局限性體現(xiàn)在信息工程師雖有計(jì)算機(jī)操作處理能力，但缺乏一定的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)及安全管理意識(shí)。因此，中心要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)及安全知識(shí)的教育，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另外，將電子檔案安全管理的責(zé)任明確到科室，具體到個(gè)人[3]。

（三）電子檔案載體保護(hù)及數(shù)據(jù)恢復(fù)

電子檔案信息的保存載體是計(jì)算機(jī)及硬盤等設(shè)備，傳輸載體是網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)電子檔案載體的安全及穩(wěn)定尤其重要。強(qiáng)化對(duì)防火、防盜等報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)的維護(hù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案機(jī)房設(shè)備全方位的監(jiān)控；檔案管理人員定期檢查機(jī)房電子設(shè)備周圍溫度、濕度等環(huán)境狀況，做好日常溫、濕度記錄；及時(shí)排查各種電路接口的連接性；加強(qiáng)防火墻的防御功能，及時(shí)更新升級(jí)系統(tǒng)，阻止各種病毒的入侵，保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全[4]。同時(shí)，增強(qiáng)電子文件的可恢復(fù)性，在保存電子文件的同時(shí)，保存與之相關(guān)的軟件及應(yīng)用系統(tǒng)以及日志文件。恢復(fù)時(shí)，使之按原來(lái)的面目進(jìn)行顯示，設(shè)立還原點(diǎn)，提供足夠的系統(tǒng)恢復(fù)與重建程序，保證在系統(tǒng)崩潰時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)出原始的電子檔案文件。

（四）電子檔案異地備份

為預(yù)防突發(fā)事件或者自然災(zāi)害對(duì)電子檔案帶來(lái)毀滅性破壞，多點(diǎn)異地備份已成電子檔案安全管理的新舉措。利用移動(dòng)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行離線備份，選用檔案級(jí)光盤、移動(dòng)硬盤作為載體，將120急救指揮中心調(diào)度過程中產(chǎn)生的相關(guān)電子文件及時(shí)備份存儲(chǔ)至外地。隨著信息化技術(shù)及檔案管理能力的不斷提高，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立異地容災(zāi)備份系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)異地備份，提高電子檔案安全等級(jí)和抵御風(fēng)險(xiǎn)能力[5]。

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[1]馬蓬華. 創(chuàng)新檔案安全管理模式[J]. 蘭臺(tái)世界，2014（S4）.

[2]杜鵑. 淺談電子檔案的安全管理[J]. 黑龍江檔案，2014（01）.

[3]王國(guó)英. 檔案信息化管理中電子檔案的安全管理[J]. 建筑安全，2009（10）.

[4]宋美霞. 論電子時(shí)代檔案管理的安全問題[J]. 檔案天地，2015（01）.

[5]賈國(guó)鋒. 電子檔案異質(zhì)異地備份實(shí)踐與思考[J]. 蘭臺(tái)世界，2016（15）.

（作者單位：菏澤市120急救指揮中心）