高校檔案數字化問題與對策

文·張慶美

基層工作

高校檔案數字化問題與對策

文·張慶美

一、高校檔案數字化的意義

高校檔案是高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新等活動中直接形成的對師生、學校、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案是高等教育事業發展的歷史記錄，承載著各種科技文化成果，凝聚著歷代師生們的精神信念，有重要的行政參考作用、憑證作用、科研作用以及教育作用。面對全社會網絡信息技術的快速發展，人們的信息需求急速上漲，高校檔案工作者必須充分認識到檔案數字化建設的緊迫性，認清檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展新要求，也是促進檔案館得以進一步發展的重要舉措之一。

（一）高校檔案數字化可以便于檢索利用

隨著高校的擴招以及學科的不斷發展，高校檔案數量正在呈現指數增長的趨勢，這給高校檔案管理工作帶來了極大的壓力與困難。要想在諸多目錄中快速到所需信息，利用計算機信息技術輸入關鍵詞檢索已成為常用方法，傳統的手工式目錄檢索方法已顯落后。通過將傳統載體檔案及相應檔案目錄信息數字化，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，可以提高檔案信息的檢索速度和準確性，提升高校檔案信息的服務質量和水平。數字化檔案不僅可以方便查找，同時還可以提供電子版檔案內容的利用，擴大檔案的傳播范圍，提高檔案的利用效果。

（二）高校檔案數字化可以實現資源共享

將傳統的以紙質為載體的檔案轉化為以光盤、磁盤、硬盤及網絡空間為載體的數字格式檔案，使得高校檔案呈現形式上多樣化，最大限度地滿足檔案查閱者，特別是年輕查閱群體的查閱習慣和查閱要求。一份數字化加工后的“孤本”檔案，可以通過計算機網絡查詢利用平臺，同時提供給所有需要它的人共享，“孤本”不再是限制；數字化后的檔案信息資源通過鑒定，分類、分期逐步公開充實到檔案館網站，這樣所有利用者就可以隨時上網利用檔案信息資源，可以突破時空的限制，不在局限于規定時間在檔案館才能查找有用信息資源，從而提供檔案信息資源的共享率，使異地調閱利用成為可能，擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，免去了利用者過去異地查檔的奔波之苦。

（三）高校檔案數字化可以優化檔案管理

數字化的檔案信息資源通過專用管理軟件進行計算機管理，可以提高檔案信息資源的查快率和查準率，提高檔案館的管理效率和現代化水平。將具有唯一性和不可替代性的原始檔案以數字格式進行保存，可以減少原始檔案的損壞或遺失，確保檔案的安全。同時形成的檔案信息資源數據庫可以反復利用，查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、高校檔案數字化過程中面臨的問題

（一）高校檔案數字化制度規范有待完善

檔案數字化涉及信息的采集、整理、存儲、檢索、傳播等全過程，必須重視數字化標準規范以及對電子檔案管理制度的制定。高校檔案部門要注意與高校其他系統的互聯和兼容，避免高校內部教學科研部門和行政管理機構日常工作中形成的檔案信息存儲格式各異，兼容性差，給檔案的后期處理和傳輸造成困難。在檔案數字化過程中，凡國家出臺標準規范的，首先執行國家標準規范，若國家沒有標準規范，執行地方檔案部門檔案數字化規范標準。只有執行統一的標準和規范，才能實現各機構之間檔案信息資源內容的互操作與交換、長期管理與使用，才能提高資源庫的制作質量與用戶服務效果，最大程度上實現資源共享，避免重復建設，浪費人力物力財力。同時，還必須制定并遵守嚴格的安全保密制度，提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識，避免檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失，確保數字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。必須建立嚴格的檔案監控機制，引入切實有效的網絡安全技術手段對“病毒”和 “黑客”等行為進行預防和監控，確保高校檔案數字信息的安全可靠。

（二）對高校檔案數字化工作重視不夠

數字檔案館是20世紀90年代中期提出的概念，時值今日，高校中完全實現數字檔案館功能的不多，部分高校中那些利用率較高的檔案也沒有全部完成數字化。究其原因，一方面是由于檔案數字化一項復雜的工程，需要分期分批推進，另一方面與高校領導對檔案數字化工作重視不夠，投入檔案數字化的經費不足有關。檔案信息資源數字化工作的開展要具備具有良好性能的軟、硬件基礎設施，主要包括網絡環境建設、硬件設施建設、軟件設施建設，這些都需要大量的資金投入。只有配備了高速運行、簡單方便、安全性高的軟硬件設施，才能檔案數字化工作的順利開展，更好的整合開發和管理利用檔案信息資源。

（三）對現行電子文件的歸檔管理重視不夠

檔案信息資源建設包含館藏檔案數字化和現行電子文件的歸檔管理兩個方面的內容，即存量檔案的數字化和增量檔案的數字化。隨著計算機技術、網絡技術、多媒體技術的普遍應用，高校內部各機構都產生大量的電子文件，現實中并沒有對這些電子文件實行從收集、管理到利用的全程管理，這樣會導致數字過程中出現重復勞動現象。

三、高校檔案數字化的應對策略

（一）提高對高校檔案數字化工作的重視

高校檔案信息資源數字化工作的發展程度源于高校領導和檔案工作者對數字化建設工作認識程度的深淺。一方面，只有當高校領導充分認識到檔案信息資源數字化的必要性，意識到檔案數字化可以便于檢索和利用，可以更好的整合資源，提高檔案管理水平，才能在人力物力財力方面給與大力支持。另一方面，在檔案信息資源數字化工作這一個龐大的系統工程中，實踐在高校檔案工作一線的工作者只有發自真心的認可數字化，理解數字化的積極意義，才能勇于面對數字化進程中的困難和挑戰，積極分析新形勢，解決新問題，推動高校檔案信息資源數字化建設更快更好地發展。

（二）加強檔案管理人員信息技術培訓

推進高校檔案信息資源數字化工作的進程不僅要解決相關設備的問題，還有考慮人員配備的問題。無論多么先進的設備和管理模式，離開了高素質的實踐者都將失去價值。高校檔案信息資源數字化建設需要大量既有豐富的檔案管理經驗，又掌握以計算機網絡多媒體為代表的現代信息技術的復合型專業人才。這就要求高校現有檔案工作者要與時俱進，跟上時代的潮流，自覺主動地學習掌握更多的計算機、數據庫和網絡信息資源管理等知識，促進自身檔案管理的觀念、知識和技能更新。只有這樣，才能更好地參與到檔案數字化的建設中，為檔案數字化建設出謀劃策。除了檔案工作者加強自學外，單位也應該為專兼職檔案工作人員提供業務培訓及外出交流學習的機會。

（三）加強現行增量電子文件的歸檔管理

要正確理解檔案信息資源數字化的含義。檔案信息資源數字化不僅是對紙質檔案進行掃描轉化為數字形式，還包括對日常產生的電子文件（載體）進行及時轉換歸檔。為避免陷入無休無止、數量越來越驚人的掃描轉換漩渦之中，節約人力、財力成本，應在網絡環境下，建立電子文件管理系統，建立起檔案館與各業務管理信息系統的鏈接，實現文檔一體化管理，以保證電子文件的真實性、準確性，可利用性。

檔案信息數字化處理是高校檔案信息化與網絡化建設的一項最重要工作，其建設與開發利用的情況直接影響到檔案工作的發展前景。因此，檔案管理者必須主動把握高校檔案數字化發展的態勢，轉變傳統管理方式，順應人們的工作方式和生活方式，提高檔案工作的社會影響力，加快推進檔案數化進程。

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[1]陳敏. 對高校檔案數字化建設的思考[J]. 中國管理信息化， 2015， 18（24）: 206-207.

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[5]陳淑香.新時期高校檔案信息數字化建設面臨的問題及對策[J] 山西檔案，2016（1）：128－130

（作者單位：山東大學檔案館）