淺析機關檔案室數碼照片歸檔難問題

文·韓冉

淺析機關檔案室數碼照片歸檔難問題

文·韓冉

隨著科學技術的發展和信息技術的支持，數碼相機、智能手機越來越多的應用于人們的生產、生活、工作當中。基于便攜帶、易傳輸、容量大的優勢，數碼照片漸漸取代了傳統照片，人們不再熱衷于沖洗照片，黑白或彩色的底片也成了“老黃歷”。隨著數碼照片的廣泛應用，其如何管理及歸檔問題越來越受到關注。筆者根據濱城區檔案館及轄區各單位檔案室實際情況，對機關檔案室在數碼照片管理方面存在的問題及解決措施進行了簡要分析，并對優化歸檔措施進行了研究，以期盡快改善基層檔案室數碼照片管理不到位的現狀。

一、當前基層機關檔案室數碼照片歸檔工作中存在的問題

（一）數碼照片的收集歸檔和管理制度缺乏完善性

現階段，部分機關單位在對檔案資料進行收集和整理的過程中一般較為關注紙質檔案，紙質檔案的歸檔率和規范化程度相對較高，但對數碼照片檔案的管理不夠重視，且缺乏相應的管理制度。盡管國家檔案局近幾年出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》，但很多基層機關沒有根據《規范》制定出符合自身實際的相關制度，或有的單位雖制定了制度，但長效性不強，保障措施不夠，從而給數碼照片收集整理帶來一定難度，出現門類缺失、照片檔案不全、歸檔整理不到位等現象，對檔案資源整合、集中統一管理產生了不良影響。

（二）照片檔案的收集渠道不夠通暢

一是機關單位的數碼照片一般由拍攝人員管理，而拍攝人在人事關系上往往不屬于檔案部門，對檔案的認識不夠明確，甚至部分工作人員根本意識不到數碼照片也是一類檔案資源，往往在工作結束之后，就對數碼照片束之高閣，不聞不問，能向檔案部門移交的是鳳毛麟角。

二是拍攝活動隨機性較強。有的屬于職務行為，比如宣傳科室為了作內外宣傳活動而拍攝；有的屬于個人行為，出于個人的工作習慣，用手機等設備記錄個人或他人的工作活動。由此產生的數碼照片拍攝主體不同，來源相對分散，收集工作比較困難。

（三）機關單位檔案員對數碼照片歸檔不重視

在基層機關單位，檔案員一般都是身兼數職、半路出家，對檔案業務知識一知半解。主要表現在，一是部分檔案員片面認為管理檔案的就是管理文書檔案，沒有把數碼照片檔案納入歸檔范疇。二是數碼照片的來源相對寬泛，檔案員不愿意多方尋求收集渠道，認為向拍攝者收集照片就是“求人”，產生畏難心理。三是檔案員業務知識不足，僅滿足于整理好傳統檔案，對于數碼照片這種新生檔案門類的歸檔程序及規范不能主動系統地學習。

二、解決基層機關檔案室數碼照片歸檔難問題的對策

（一）完善數碼照片歸檔管理制度

一是制定收集制度，實施前端控制。數碼照片具有無底片、有設備即可觀看的特性，同時由于數碼照片從生成到歸檔跨越了好多部門，收集難度大，為此應當建立相應的收集制度，在領導的協調下，理順檔案室與各數碼照片檔案生成科室的關系，同時各單位要指定專人負責數碼照片的收集，及時摸清數碼照片產生的情況，強化各有關部門和人員的檔案收集意識。

二是制定和規范數碼照片的整理制度。按照國家檔案局《數碼照片歸檔與管理規范》的要求，在檔案管理部門的指導下，建立本單位數碼照片檔案的分類方案，明確照片檔案的整理原則、歸檔范圍、期限界定、照片排列、檔號設置、歸檔時間等問題，使得整理工作有章可循。

三是完善數碼照片的鑒定及保護制度。數碼照片一般形成量較大，對于沒有歸檔價值或重復的照片應予以鑒定剔除，同一場景或同一主題的照片收集二到三張即可。加強對數碼照片檔案的保護，可根據單位實際情況實行“雙套制”，在歸檔數碼照片的同時，沖洗五寸紙質照片進行傳統照片檔案歸檔。數碼照片應及時刻制光盤，一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。

（二）拓寬收集渠道，多方宣傳數碼照片歸檔的重要性

一是機關檔案員要“抹開面子”“放下架子”，主動向數碼照片生成科室或個人進行收集，并指導攝影者對所拍攝照片進行分類、編號，撰寫文字說明，盡可能達到收集齊全、規范完整的標準，為數碼照片歸檔把好前端控制關。

二是建立數碼照片資源收集網絡。各科室要明確專人負責該項工作，如果本科室參與重大活動或重要會議，就由該科室檔案員負責照片檔案的收集，人員需相對固定，并在機關檔案室備案。

三是加強對科室兼職檔案員基礎檔案知識培訓，明確其在數碼照片歸檔工作中所承擔的責任，使其充分認識數碼照片資源的重要性，主動在工作活動結束后，及時收集數碼照片并移交檔案室進行歸檔，形成常態機制。為防止時間過長，照片六要素難記易忘，一般建議在活動結束3至5天內進行移交。

（三）強化檔案員崗位職責，提升數碼照片檔案管理水平

一是單位要充分利用集體學習或探討交流的機會對機關檔案員進行相關業務知識培訓，并將數碼照片資源的歸檔管理納入到日常管理工作中，使檔案員養成良好的管理習慣，促進檔案管理工作的全面優化開展。

二是機關檔案員應該全面了解和分析本單位所組織的各類型公務活動或領導動態等，定期對活動產生的有價值的數碼照片資源進行系統整理，并及時歸檔，避免檔案資源遺失問題的出現。

三是申請重大活動提前介入。凡是單位有重大活動、重要會議或有重要領導、著名人物參加的公務活動，檔案室應申請提前介入跟進，以確保在數碼照片生成源頭有效收集。如果工作有沖突，也可安排相關科室兼職檔案員進行跟進拍攝，在活動結束后交由檔案室歸檔整理。

數碼照片的收集歸檔是一項長期性工作，需要機關檔案員和所有科室兼職檔案員持之以恒的努力，才能保證數碼照片檔案收集齊全，整理規范，使得這類珍貴的檔案資源得以長久留存，充分發揮其在記憶工程中的留史存憑價值。

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[1]謝春霞. 淺談機關檔案室數碼照片檔案歸檔難問題[J].云南檔案， 2015（12）:32-33.

[2]何涓. 數碼照片檔案的管理與研究[J]. 辦公室業務，2015（16）:75-76.

[3]廖思蘭. 數碼照片檔案的歸檔與管理[J]. 城建檔案，2017（1）:36-37.

（作者單位：濱州市濱城區檔案局）