淺析機(jī)關(guān)檔案室數(shù)碼照片歸檔難問題

文·韓冉

淺析機(jī)關(guān)檔案室數(shù)碼照片歸檔難問題

文·韓冉

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的支持，數(shù)碼相機(jī)、智能手機(jī)越來越多的應(yīng)用于人們的生產(chǎn)、生活、工作當(dāng)中。基于便攜帶、易傳輸、容量大的優(yōu)勢，數(shù)碼照片漸漸取代了傳統(tǒng)照片，人們不再熱衷于沖洗照片，黑白或彩色的底片也成了“老黃歷”。隨著數(shù)碼照片的廣泛應(yīng)用，其如何管理及歸檔問題越來越受到關(guān)注。筆者根據(jù)濱城區(qū)檔案館及轄區(qū)各單位檔案室實(shí)際情況，對機(jī)關(guān)檔案室在數(shù)碼照片管理方面存在的問題及解決措施進(jìn)行了簡要分析，并對優(yōu)化歸檔措施進(jìn)行了研究，以期盡快改善基層檔案室數(shù)碼照片管理不到位的現(xiàn)狀。

一、當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案室數(shù)碼照片歸檔工作中存在的問題

（一）數(shù)碼照片的收集歸檔和管理制度缺乏完善性

現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)單位在對檔案資料進(jìn)行收集和整理的過程中一般較為關(guān)注紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的歸檔率和規(guī)范化程度相對較高，但對數(shù)碼照片檔案的管理不夠重視，且缺乏相應(yīng)的管理制度。盡管國家檔案局近幾年出臺了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，但很多基層機(jī)關(guān)沒有根據(jù)《規(guī)范》制定出符合自身實(shí)際的相關(guān)制度，或有的單位雖制定了制度，但長效性不強(qiáng)，保障措施不夠，從而給數(shù)碼照片收集整理帶來一定難度，出現(xiàn)門類缺失、照片檔案不全、歸檔整理不到位等現(xiàn)象，對檔案資源整合、集中統(tǒng)一管理產(chǎn)生了不良影響。

（二）照片檔案的收集渠道不夠通暢

一是機(jī)關(guān)單位的數(shù)碼照片一般由拍攝人員管理，而拍攝人在人事關(guān)系上往往不屬于檔案部門，對檔案的認(rèn)識不夠明確，甚至部分工作人員根本意識不到數(shù)碼照片也是一類檔案資源，往往在工作結(jié)束之后，就對數(shù)碼照片束之高閣，不聞不問，能向檔案部門移交的是鳳毛麟角。

二是拍攝活動隨機(jī)性較強(qiáng)。有的屬于職務(wù)行為，比如宣傳科室為了作內(nèi)外宣傳活動而拍攝；有的屬于個人行為，出于個人的工作習(xí)慣，用手機(jī)等設(shè)備記錄個人或他人的工作活動。由此產(chǎn)生的數(shù)碼照片拍攝主體不同，來源相對分散，收集工作比較困難。

（三）機(jī)關(guān)單位檔案員對數(shù)碼照片歸檔不重視

在基層機(jī)關(guān)單位，檔案員一般都是身兼數(shù)職、半路出家，對檔案業(yè)務(wù)知識一知半解。主要表現(xiàn)在，一是部分檔案員片面認(rèn)為管理檔案的就是管理文書檔案，沒有把數(shù)碼照片檔案納入歸檔范疇。二是數(shù)碼照片的來源相對寬泛，檔案員不愿意多方尋求收集渠道，認(rèn)為向拍攝者收集照片就是“求人”，產(chǎn)生畏難心理。三是檔案員業(yè)務(wù)知識不足，僅滿足于整理好傳統(tǒng)檔案，對于數(shù)碼照片這種新生檔案門類的歸檔程序及規(guī)范不能主動系統(tǒng)地學(xué)習(xí)。

二、解決基層機(jī)關(guān)檔案室數(shù)碼照片歸檔難問題的對策

（一）完善數(shù)碼照片歸檔管理制度

一是制定收集制度，實(shí)施前端控制。數(shù)碼照片具有無底片、有設(shè)備即可觀看的特性，同時(shí)由于數(shù)碼照片從生成到歸檔跨越了好多部門，收集難度大，為此應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的收集制度，在領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)下，理順檔案室與各數(shù)碼照片檔案生成科室的關(guān)系，同時(shí)各單位要指定專人負(fù)責(zé)數(shù)碼照片的收集，及時(shí)摸清數(shù)碼照片產(chǎn)生的情況，強(qiáng)化各有關(guān)部門和人員的檔案收集意識。

二是制定和規(guī)范數(shù)碼照片的整理制度。按照國家檔案局《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》的要求，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，建立本單位數(shù)碼照片檔案的分類方案，明確照片檔案的整理原則、歸檔范圍、期限界定、照片排列、檔號設(shè)置、歸檔時(shí)間等問題，使得整理工作有章可循。

三是完善數(shù)碼照片的鑒定及保護(hù)制度。數(shù)碼照片一般形成量較大，對于沒有歸檔價(jià)值或重復(fù)的照片應(yīng)予以鑒定剔除，同一場景或同一主題的照片收集二到三張即可。加強(qiáng)對數(shù)碼照片檔案的保護(hù)，可根據(jù)單位實(shí)際情況實(shí)行“雙套制”，在歸檔數(shù)碼照片的同時(shí)，沖洗五寸紙質(zhì)照片進(jìn)行傳統(tǒng)照片檔案歸檔。數(shù)碼照片應(yīng)及時(shí)刻制光盤，一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。

（二）拓寬收集渠道，多方宣傳數(shù)碼照片歸檔的重要性

一是機(jī)關(guān)檔案員要“抹開面子”“放下架子”，主動向數(shù)碼照片生成科室或個人進(jìn)行收集，并指導(dǎo)攝影者對所拍攝照片進(jìn)行分類、編號，撰寫文字說明，盡可能達(dá)到收集齊全、規(guī)范完整的標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)碼照片歸檔把好前端控制關(guān)。

二是建立數(shù)碼照片資源收集網(wǎng)絡(luò)。各科室要明確專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，如果本科室參與重大活動或重要會議，就由該科室檔案員負(fù)責(zé)照片檔案的收集，人員需相對固定，并在機(jī)關(guān)檔案室備案。

三是加強(qiáng)對科室兼職檔案員基礎(chǔ)檔案知識培訓(xùn)，明確其在數(shù)碼照片歸檔工作中所承擔(dān)的責(zé)任，使其充分認(rèn)識數(shù)碼照片資源的重要性，主動在工作活動結(jié)束后，及時(shí)收集數(shù)碼照片并移交檔案室進(jìn)行歸檔，形成常態(tài)機(jī)制。為防止時(shí)間過長，照片六要素難記易忘，一般建議在活動結(jié)束3至5天內(nèi)進(jìn)行移交。

（三）強(qiáng)化檔案員崗位職責(zé)，提升數(shù)碼照片檔案管理水平

一是單位要充分利用集體學(xué)習(xí)或探討交流的機(jī)會對機(jī)關(guān)檔案員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，并將數(shù)碼照片資源的歸檔管理納入到日常管理工作中，使檔案員養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣，促進(jìn)檔案管理工作的全面優(yōu)化開展。

二是機(jī)關(guān)檔案員應(yīng)該全面了解和分析本單位所組織的各類型公務(wù)活動或領(lǐng)導(dǎo)動態(tài)等，定期對活動產(chǎn)生的有價(jià)值的數(shù)碼照片資源進(jìn)行系統(tǒng)整理，并及時(shí)歸檔，避免檔案資源遺失問題的出現(xiàn)。

三是申請重大活動提前介入。凡是單位有重大活動、重要會議或有重要領(lǐng)導(dǎo)、著名人物參加的公務(wù)活動，檔案室應(yīng)申請?zhí)崆敖槿敫M(jìn)，以確保在數(shù)碼照片生成源頭有效收集。如果工作有沖突，也可安排相關(guān)科室兼職檔案員進(jìn)行跟進(jìn)拍攝，在活動結(jié)束后交由檔案室歸檔整理。

數(shù)碼照片的收集歸檔是一項(xiàng)長期性工作，需要機(jī)關(guān)檔案員和所有科室兼職檔案員持之以恒的努力，才能保證數(shù)碼照片檔案收集齊全，整理規(guī)范，使得這類珍貴的檔案資源得以長久留存，充分發(fā)揮其在記憶工程中的留史存憑價(jià)值。

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[1]謝春霞. 淺談機(jī)關(guān)檔案室數(shù)碼照片檔案歸檔難問題[J].云南檔案， 2015（12）:32-33.

[2]何涓. 數(shù)碼照片檔案的管理與研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015（16）:75-76.

[3]廖思蘭. 數(shù)碼照片檔案的歸檔與管理[J]. 城建檔案，2017（1）:36-37.

（作者單位：濱州市濱城區(qū)檔案局）