論”三個體系”下高校電子文件的風險管理

文·劉亞娟

論”三個體系”下高校電子文件的風險管理

文·劉亞娟

2012年，國家檔案局提出進一步健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系“三個體系”，朝著“建設檔案強國”這一新的目標奮勇邁進。大數據時代的到來，高校信息化成為建設檔案工作“三個體系”的重要途徑，同時也面臨著重大挑戰。隨著信息化進程的加快，高校在招生、教學、科研、管理等活動中產生了海量的電子文件，在提供便利的同時，一些潛在的風險隨之而來，將風險管理引入高校電子文件管理過程已迫在眉睫。

一、高校電子文件風險概念及現狀

高校電子文件風險是由各種風險因素導致的高校電子文件質量缺失及其引發高校其他損失的不確定性，也可以說是產生的預期結果與實際結果的負面差異。

隨著信息技術的不斷進步，“智慧校園”建設被提上議事日程。高校在管理過程中使用電子文件的頻率和時長逐漸增多，提高了工作效率，并逐步打破各業務系統之間的壁壘。但高校電子文件管理的風險大規模涌現也引起高校的重視，許多損失已經演變為永久性的缺憾。因為電子文件風險是客觀存在的，而且分布非常廣泛。各高校加強電子文件的風險管理，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和保密性勢在必行。

二、高校電子文件風險的來源分析

高校電子文件是指高校從事教學、科研、黨政管理等各個環節形成的數字化記錄。因此，高校各部門的業務信息系統、管理體系和制度等都可能成為高校電子文件風險形成的來源，引發電子文件風險事故，導致高校電子文件質量缺損，從而給高校造成不可挽回的損失。

（一）業務信息系統中存在的風險

高校擁有眾多的業務部門。隨著計算機網絡技術在高校的普遍運用與推廣，每個業務部門都擁有一套自己的業務信息系統，像財務系統、教務系統、OA系統和基建管理系統等，并且每天都在產生大量的電子文件。業務部門的人員在使用過程中，如果不能嚴格把控管理員的權限或者錄入的信息缺失、錯誤，就有可能造成電子文件的不真實、不準確和不完整，從而造成電子文件質量的缺損。一旦錯過修改的時機，就可能造成不可彌補的缺失。

（二）系統不兼容帶來的風險

隨著高校信息化建設步伐的加快，檔案管理系統的運用越來越廣泛，成為高校檔案管理的必要手段。根據教育部27號令《高校檔案管理辦法》第十五條的規定，“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔?！睆脑撘幎梢钥闯?，高校在管理過程中產生了包括黨群類、行政類、外事類、財會類、科研類、教學類、學生類、基建類、出版類、產品與開發類、設備類等十一大類的檔案，并且要求紙質檔案與電子檔案同步歸檔。由此可見，高校業務部門的大量電子文件都將涌向檔案管理部門。目前，各業務部門的信息系統各自為政，不能同檔案管理系統進行無縫對接，形成信息孤島，致使大量電子文件無法在線歸檔。即使能夠從系統中導出，因業務信息系統不同，其電子文件輸出的格式千差萬別，使得信息顯示不完整或者無法正常讀取，導致電子文件的質量受損，從而引發高校的重要信息的缺失，帶來不可預知的后果。

（三）信息整合技術落后帶來的風險

隨著“智慧校園”的建設被提上議事日程，各高校開始考慮將各個業務系統整合到一個公共數據平臺上，實現資源共享，提高工作效率，從而更好地為廣大師生和教職員工服務。將各個業務系統中龐大的數據整合起來不僅需要信息技術的支持，更需要信息安全的保障。在不成熟的時機貿然將信息整合，其帶來的風險是可想而知的。而一旦被校外黑客攻擊或者侵入，不僅造成高校信息泄露，也會由此引發連帶的風險，如造成高校信任危機等，其后果不堪設想。

此外，由于保管場所及設備使用不當造成的電子文件質量缺失以及不可測的自然環境因素（如火災、水災和地震等）和人禍因素（如戰爭、恐怖襲擊等）也會對高校電子文件造成損壞。

三、高校電子文件風險防范策略

（一）建立健全高校電子文件管理規范

目前，我國已出臺《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）。高校不僅應嚴格參照國家標準執行，還應按照以下原則，制定符合校情校際的高校電子文件管理規范，一按照“統一領導、分級管理”的原則，在業務信息系統中嚴格劃分系統管理員和管理員的權限，保證信息安全。二高校檔案管理部門應提前介入，從源頭上進行前端控制，以確保電子文件在業務信息系統中生成、流轉和保存階段的真實性、完整性、可靠性和可用性。三從業務信息系統流轉到電子文件管理系統中時，應及時鑒定，確保歸檔電子文件在內容、背景和結構上的完整。

（二）構建高校大數據平臺

專家評估結果顯示，“各信息系統沒有集成，聯通性差”是導致電子文件風險的重要因素。隨著應用軟件數量的增多，軟件之間不兼容成為電子文件質量缺損的主要原因。首先，在保證信息安全和準確的前提下，對各類信息數據統一規范，采用標準格式，保證錄入基礎數據的可用性。其次，要求軟件供應商提供標準的數據接口，可以保證電子文件的完整性、準確性和一致性，從而實現共享。最后，在一個相對安全穩定的網絡平臺上，采用數據集成技術將業務數據庫、數據搜集庫、信息標準庫等多個子系統整合到數據平臺上，通過數據抽取技術，并通過嚴格的審核，將數據放置到數據平臺之上，從而實現高校大數據平臺的構建。

（三）加強組織領導和人才培養

高校電子文件來源廣泛，種類繁多，進行科學統籌管理并非易事，必須要有領導的高度重視和大力支持。一方面，建立高校電子文件風險管理體系，構建以專職信息安全管理員和專職檔案管理員為主體，兼職信息安全員與兼職檔案員協同合作的隊伍框架，共同防范電子文件風險。其中，兼職檔案員負責保證業務信息系統中電子文件的準確性、真實性和完整性，兼職信息安全員負責切斷風險傳遞的鏈條，從而保證電子文件的質量。另一方面，加強風險管理人才的培養。高校電子文件風險管理人才不僅要具備風險意識和保密意識，還應該具備應急處理的能力。高校要著手打造一支責任心強、業務水平過硬、信息技術精湛的隊伍，當風險發生時，迅速啟動應急預案，聽從指揮，分頭行動，將電子文件帶來的直接風險和連帶風險降到最低程度。

（四）重視網絡安全和實行異地備份

網絡作為一個開放性的互動平臺，給人們帶來極大便利的同時，也衍生出許多風險。黑客惡意攻擊和病毒入侵對網絡的安全造成了極大的威脅。這些不法分子通過竊取隱私和篡改信息牟利，對高校電子文件造成的威脅不言而喻。采取訪問控制技術，甄別訪問者的目的并授予不同的訪問權限，涉密電子文件不上網不傳輸，非涉密電子文件在內部網或者局域網內傳輸。使用防火墻技術和防泄密技術，對來訪者進行身份認證，實時監測網絡安全，保護電子文件的信息安全。

異地備份是各高校普遍采用的應對電子文件風險的措施，可應對天災、人禍等風險因素，應堅持動態數據實時備份和靜態數據定期備份相結合，脫機備份和雙套制備份相結合。異地備份為電子文件風險應急計劃的實現提供了可能，最大程度地降低了風險。

高校擁有豐富的信息資源，應最大程度地規避電子文件風險，實行合理有力的防范策略，使電子文件的價值得以充分體現。加快高校信息化建設，發揮高校的公共服務功能，積極踐行檔案工作“三個體系”的戰略目標。

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[1]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[N].中國檔案報，2012-12-31.

[2]張嫻君.論商業銀行電子文件風險管理[J].山西檔案，2010（1）.

[3]王娟，王京.淺析高校電子文件風險及防范[J].中國電力教育，2009（1）.

[4]馮惠玲等.電子文件風險管理[J].中國人民大學出版社，2008.

[5]丁瓊.基于數據整合的高校數據平臺的研究[J].電子技術與軟件工程，2016（1）.

（作者單位：山東農業大學檔案館）