城鄉建設檔案整理技術的比較

文·杜錦

城鄉建設檔案整理技術的比較

文·杜錦

進入21世紀以來，我國建設工程事業發展迅速。城鄉建設是一項系統化的工作，也存在較大的難度，為了使城鄉建設具備科學有效的數據信息支撐，做好城鄉建設檔案整理工作非常重要。檔案整理，是將歷史原貌的維護作為基礎目標，進一步在檔案實踐管理工作當中，將零散形成的文件通過檔案整理，構建起有效的歷史聯系，進一步為相關建設工作提供必要的檔案信息支持[1]。近年來，在網絡信息逐步發展的背景下，城鄉建設系統的檔案整理工作也逐步從傳統的紙質管理轉向網絡電子方向管理。為了提高檔案整理管理的質量，有必要關注一下檔案整理技術的應用。

一、檔案整理技術的主要內容分析

在城鄉住房建設工作當中，檔案整理非常重要的一項工作，對于檔案工作人員來說，在日常檔案工作開展過程中，需要了解檔案整理涉及的技術，并掌握相關技術內容。

（一）全面整理技術內容

全面整理指的是在檔案整理過程中需從全方位角度考慮，對與檔案相關的所有內容進行整理，因此也稱之為全過程整理。全面整理工作的開展需具備一定的條件，即一相關企業或機構的檔案工作健全；二相關企業或機構的檔案工作能夠順利、有序地開展；三在未進行系統化處理的檔案中較為適用[2]。比如部分沒有通過系統化處理的歷史檔案，又比如企業或者機構在檔案工作開展不順利的情況下，又存在一定數量的沒有通過系統化處理的檔案等，在上述情況下便可以采取全面整理技術，從而確保檔案整理工作的優化及完善。

（二）局部整理技術內容

局部整理指的是針對現已收入檔案室，雖然通過系統化處理，但是仍舊存在不合格的情況，針對這部分不合格的檔案進行局部整理。嚴格意義來說，局部整理主要針對不合格的部分檔案采取修正、調整措施，可以讓檔案得到完善，避免檔案不合理問題的出現，比如：缺失、片面、遺漏等等[3]。從檔案整理實際工作來看，局部整理可以在一定程度上節省檔案整理的工作量及時間，并達到完善檔案的目的，最終使檔案信息得到有效保護。

（三）指導性整理技術內容

我國相關法律條例中，明確指出檔案部門有必要在檔案整理工作中實施指導性整理措施，以此使歸檔文件的質量得到有效保障，同時使檔案管理的要求得到有效滿足。嚴格意義上來講，指導性整理是由文書或者業務部門進行的，由檔案部門相關工作人員針對歸檔文件進行指導性整理。指導性整理在全面整理和局部整理層面上看，具有補充的特征，能夠進一步使檔案整理得到完善。值得注意的是，指導性整理人員需具備豐富且專業的理論知識及技巧能力，從而確保能夠完全勝任此項工作。

二、檔案整理技術的類型及比較分析

上述分析，讓我們對檔案整理技術涉及的內容有了一定的了解。在網絡信息逐步發展的背景下，現代檔案整理工作也轉向了電子整理，因此進一步涵蓋了元數據檔案整理和非元數據檔案整理兩大技術類型。

（一）檔案整理技術類型

1.元數據檔案整理技術。在元數據檔案整理技術的應用下，可應用計算機網絡及相關技術，使“電子政務”得到有效實現，進一步使“電子政務平臺”成為日常行政管理的基本工具。對于元數據檔案整理技術來說，能夠使文件實體整理和檔案歷史聯系整理實現有效分離，進而使檔案整理體現出多元的特點。

2.非元數據檔案整理技術。從我國檔案管理工作來看，非元數據檔案整理技術，指的是檔案實體整理和檔案歷史聯系整理相互分離的一種檔案整理技術?？梢允箼n案歷史聯系的多維化得到有效實現，最終形成由文件的實體結合與檔案歷史聯系的記錄兩種物質實體共同構成檔案。

（二）檔案整理技術比較

一方面，元數據檔案整理技術和非元數據檔案整理技術比較，有一定的共同點，即均需要遵循尊重歷史的原則，并實現文件實體整理以及檔案歷史聯系整理技術的分離。另一方面，從兩種檔案整理技術的不同來看，隨著計算機技術的發展及應用，同時隨著自動化的發展，元數據檔案整理技術要比非元數據檔案整理技術高。但是，從我國發展元數據檔案整理技術來看，存在較多的阻礙因素，因此有必要將部分元數據檔案整理技術的高自動化要求舍棄，在不改變檔案工作機制的基礎上，進一步促進電子檔案文件與實物混合的管理方式?？偠灾?，不能簡單地以計算機技術的應用程度為依據，對檔案整理技術的長短進行判斷。

由于在現代網絡技術、計算機技術發展的背景下，我國城鄉房屋建設過程中利用元數據檔案整理技術的情況較多，因此以元數據檔案整理技術為例，在城鄉房屋建設檔案整理工作過程中，便可以積極開展業務管理系統的開發，從前期檔案登記備案到對檔案接收、檔案查閱等進行驗收；與此同時開展統一平臺建設，使業務全過程在一個系統中展現出來，從而隨時能夠掌握建設工程各業務工作在哪些環節、人員管理范疇，進一步了解檔案進展情況[4]。此外，還可以構建檔案服務中介微信群或QQ群，各單位建設檔案交流微信群或QQ群，及時上傳各類文書表格范本，實現在線咨詢等業務，并進一步充分利用互聯網、電話、短信、函件等形式提供審批項目的受理、咨詢、送達等服務，從而提升檔案整體服務水平。

檔案整理的技術內容主要有全面整理、局部整體以及指導性整體等，在實際檔案整理工作開展過程中，會涉及元數據檔案整理技術和非元數據檔案整理技術的選擇。通過分析研究，發現元數據檔案整理技術更適合現代網絡信息時代的發展。因此，在城鄉房屋建設工程開展過程中，可以利用元數據檔案整理技術，提高檔案整理工作的質量，進一步促進城鄉房屋建設事業的發展。

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[1]趙春苗.檔案整理技術的比較研究[J].科技創新與應用，2014，08:245.

[2]張葆霞，岳玲玲.現代檔案整理技術的判斷標準[J].科技情報開發與經濟，2013，18:127-129.

[3]熊豆豆.高校檔案整理存在問題及對策[J].中國檔案，2016，01:54-55.

[4]周曉梅.全新視角下的檔案整理認識[J].中外企業家，2015，36:170.

（作者單位：濱州市住房和城鄉建設局）