淺談企業檔案管理體系的構建與運行

文·鹿敏

淺談企業檔案管理體系的構建與運行

文·鹿敏

企業檔案是反映企業研發、生產、經營、管理等活動的歷史記錄，在明晰企業產權、規范企業管理、促進企業運營、維護企業權益、構建企業文化、適應市場經濟建立可追溯體系等方面具有不可替代的重要作用。實現企業檔案規范管理與有效利用，是企業生存與發展的內在需要，能否實現這個目標，取決于企業檔案管理體系的構建與運行情況。

一、企業檔案管理體系的構建

筆者認為，企業檔案管理體系由“人”“物”“制”三要素構成，本質是在“物”的保障下，按“制”的要求，通過“人”落實到工作中去，核心意義是為企業檔案工作有序開展提供支持和保障。

（一）人

“人”，是指開展企業檔案工作的組織架構和組織體系，主要包括檔案工作領導小組、承擔檔案工作的部門或專職人員、檔案工作體系。

檔案工作領導小組應由企業分管領導、職能或承辦部門、各項目工作部門負責人、檔案部門負責人組成企業檔案工作的領導體系。企業檔案工作分管領導是企業檔案工作的總責任人；各職能、承辦部門和項目工作部門負責人主要是對部門、項目的文件材料形成、積累和歸檔等工作進行領導和管理的責任人員；檔案部門負責人是組織、協調和落實企業檔案工作的責任人員。

檔案機構設置。企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。

檔案人員配備。企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。應保持檔案人員相對穩定。

檔案工作體系。企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。

加強“人”的建設，旨在為企業檔案工作的開展提供組織保障，理順企業檔案工作的領導關系及工作體系。

（二）物

“物”，是指開展企業檔案工作所需要的物質條件，主要如下：

檔案庫房。檔案庫房是檔案保管的最基本的物質條件，直接影響檔案的保護效果。檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設置在地下或頂層。檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要，留有必要的存儲空間。

業務技術用房。業務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。企業可根據工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微以及安全監控等用房。

閱覽及陳列室。閱覽室應鄰近檔案辦公室和檔案庫房，環境安靜。陳列室（展覽室）宜設置在適于觀覽的場所。

檔案保管裝具。檔案柜架應牢固耐用，一般應具有防火、防盜、防塵作用。應根據非紙質載體檔案需要選擇具有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。各類檔案盒規格、式樣和質量應符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和 GB/T 11821的要求。

保護設備。檔案庫房應配置溫濕度監控設備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設施。根據庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。有條件的企業應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控、監控等設備。

技術設備。配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。配備檔案修復、利用需要的數碼照相機、攝像機、復印機、閱讀機等設備。配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。根據需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。

（三）制

“制”，是指開展企業檔案工作的制度體系，包括檔案工作規章、檔案管理制度、檔案業務規范。

1.檔案工作規章。檔案工作規章是企業根據國家有關檔案工作法律法規要求，結合企業實際制定的有關企業檔案工作基本的規定性要求，主要包括以下制度：

企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的宏觀規定和基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，獎勵與處罰，解釋權限等。

檔案工作崗位責任制。是根據不同層級、不同崗位檔案工作職責和崗位任務的要求確定的，主要包括：分管企業檔案工作領導、檔案工作主管部門負責人、檔案人員、各業務部門負責人及兼職人員的工作標準、工作職責，獎勵和處罰等內容。

檔案考核制度。是針對企業各級人員檔案工作職責制定的各崗位完成檔案工作情況的考核和獎懲辦法。

檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。

此外，企業在制定有關規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。檔案工作列入單位各項工作程序是保證各項工作形成的材料能齊全、完整、準確歸檔的一項重要保障措施。檔案工作不是孤立的工作，它的目標任務是分散在各項工作中完成，因此，在其他各項工作相應的工作程序中要有檔案管理的要求，如公文處理、設備購置及會議、活動的舉辦等，并以制度的形式固化下來。

2.檔案管理制度。檔案管理制度是要求企業相應的工作或環節應遵守的有關檔案管理的規定，包括但不限于以下：

文件歸檔制度。應明確文件材料歸檔范圍及檔案保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。

檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理職責。

檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。

檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求和統計數據分析要求。

檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）閱檔案的要求。

檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。

電子檔案管理制度。應對企業各信息系統中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

數據備份工作制度。包括數據備份職責分工，數據備份的范圍、策略和工作要求，數據備份的工作流程等內容。

檔案管理系統操作制度。應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件硬件的操作要求。

離崗交接制度。應明確專兼職檔案人員調（離）崗時、交接雙方辦理交接手續（包括交接內容、數量等）的具體要求。

3.檔案業務規范。檔案業務規范是企業檔案工作具體業務的規范性要求。

檔案整理規范。應明確檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。檔案整理規范包括檔案整理范圍，各門類檔案整理標準要求，檔案整理工作審批、檢查、驗收等工作流程規定，檔案交接入庫等內容。

檔案分類編號辦法。主要內容：檔案分類的原則和方法，類別標識及檔號的編制，檔案分類大綱，檔案排架等。

特殊載體檔案管理規范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

檔案工作規章、檔案管理制度和檔案業務規范三方面可能有一些交叉，但側重點和要求不同。其中，檔案工作規章以企業名義制定，重在明確檔案工作在企業的地位和作用；檔案管理制度以主管檔案職能部門的名義制定，重在約定共同遵守的企業檔案管理規定；檔案業務規范以檔案部門名義制定，重在規定企業檔案管理的具體操作要求。

二、企業檔案管理體系的運行

（一）借鑒質量管理原則，建立實施“領導重視、全員參與”模式

文件材料是檔案工作的源頭，檔案是有保存價值文件材料的最終歸宿。企業文件材料伴隨著企業各項活動的進行而產生，是企業各部門及員工履行相關職能、完成有關工作的原始記錄，實際工作中，許多部門及其工作人員往往重視工作及職責的完成和履行情況，卻經常忽視在完成工作或履行職責的同時應形成有關文件材料，因此，離開領導重視和全員參與，沒有源頭上文件材料的形成與產生，歸檔文件材料的齊全、完整、準確就是一句空話，就是無源之水、無本之木。如同企業產品的質量控制并不只是由質檢部門來完成，而是由采購、設計、工藝、環境等共同把好質量控制關一樣，企業檔案工作單獨靠檔案部門和檔案人員，沒有其它部門及員工的相互配合與支持也是做不好的。

“領導作用”“全員參與”是質量管理八項原則的其中兩項，對確保產品與服務的質量具有重要作用。“他山之石，可以攻玉”，檔案工作也應建立實施“領導重視、全員參與”模式，將檔案工作當作企業全員參與、領導重視支持的一項綜合性管理工作，將檔案管理職責與要求滲透到企業的每個部門每個員工每一項工作當中，細化到企業文件材料形成與產生的每一個環節，換言之，企業領導應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，為檔案工作持續發展提供保障；企業各職能部門和項目及專項工作負責人應對本部門和項目文件的齊全、完整、準確負責；檔案部門負責指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

總之，建立實施“領導重視、全員參與”模式是確保企業檔案管理體系有效運行的重要前提。

（二）引入PDCA理念，推動企業檔案工作持續不斷改進與發展

PDCA，最早由休哈特（Shewart，另譯做舍瓦特）提出，后由戴明（Deming）予以發展完善，所以又稱為“戴明環”。PDCA的含義如下：P（PLAN）--計劃；D（DO）--實施；C（CHECK）--檢查；A（ACTION）--處置。PDCA循環是全面質量管理所應遵循的科學程序，是質量計劃的制訂和組織實現的過程，這個過程就是按照PDCA循環，不停地周而復始地運轉的。PDCA循環不僅適用質量管理體系，也適用于一切循序漸進的管理工作，包括企業檔案管理工作。因此，企業檔案工作的PDCA可如下定義：

P（PLAN）計劃：檔案工作可以概括為“收”“管”“用”仨字，為此，可以把“收的齊”“管的好”“用的上”作為檔案工作的追求目標和最終計劃。

D（DO）實施：依托企業檔案管理體系予以實施，即在“物”的保障下，按“制”的要求，將檔案工作計劃（或目標），通過“人”予以實施。

C（CHECK）檢查：將實施的結果與計劃（或目標）進行對比，確認是否依計劃（或目標）進行，以及是否達成預定的計劃（或目標）。

A（ACTION）處置：對檢查結果加以甄別，成功的經驗予以肯定并適當推廣，失敗的方面予以總結并持續改進，未解決的問題放到下一個PDCA循環中去解決。

如上所述，將PDCA理念融入企業檔案管理體系的運行之中，將企業檔案管理體系構成要素納入PDCA循環之中，周而復始的進行，一個循環結束，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環，如此螺旋式上升。

隨著改革的深入，企業將不斷提高對檔案工作的認識，進一步加強、規范企業檔案管理體系的建設與運行，持續推動企業檔案工作的改進與發展，從而更好地發揮其為企業改革與發展服務的特殊作用。

（作者單位：青島市市政工程管理處）