“互聯網+”在高校檔案工作中的應用研究

文·徐潔

“互聯網+”在高校檔案工作中的應用研究

文·徐潔

檔案工作是學校行政管理工作中一個非常重要的組成部分，它既包括了高校師生的人才檔案工作，又包括了記錄學校相關活動、事件等重要信息的事務檔案工作，是一項涉及范圍廣、著力點細、跨越時間長、心思要求縝密的工作。隨著整個時代信息化發展步伐的加快，我們已然處于“互聯網+”時代，而這個時代不可置疑地給高校的檔案工作帶來了富有改革意義的新鮮景象。

一、“互聯網+”在檔案工作中的應用價值

（一）提高檔案管理工作的經濟性

在傳統的檔案工作中，僅僅是數據的采集與錄入，就要耗費不少的時間，加之全部是人力操作，期間也更加容易產生工作疲憊感。但是在“互聯網+”時代中，信息的采集與輸入都通過計算機來實現，一方面可以減少人力的投入使用成本，另一方面也可以避免人力操作可能出現的失誤、無序、紊亂等問題。與此同時，當檔案的形式從書面轉向數字時（即由紙質檔案轉向電子檔案），不論是在紙張的使用與印刷，還是在檔案的存儲與安置上，都節約了不少的成本與空間。由此可見，將數字信息技術應用到高校的檔案工作后，其整體的管理經濟性有所提高。

（二）提高檔案使用工作的多元性

在傳統的檔案工作中，由于每一份檔案都是以紙質書面的形式存放在檔案室里，即使是嚴格按照一定的排列順序來存放，但因整個高校所涉及的檔案非常多，查找調閱不便，所以一般都是利用者在有特定需要不得不用到檔案時才會查找，比如教師要查閱學生的歷史檔案，學校管理人員要查找學校發展的歷史檔案等，這就導致檔案被查閱和使用的頻率比較低，原因單一。但是在“互聯網+”時代中，由于檔案的調取變得極為方便，因此，一方面對于管理者來講，檔案的補充更新變得簡單便捷，使檔案的門類更加多樣、內容更為豐富；另一方面，對于使用者來講，檔案的調取查閱變得方便直接，使利用者更愿意使用對于評判或了解某一件事情、某一個人的價值更大、憑據性更強的檔案，這無疑是提高了檔案使用工作的多元性。

（三）提高檔案對接工作的緊密性

檔案的形成、管理、存儲都是長期性的，特別是對于建校時間悠久，人員數量多的高校來講，其檔案中不乏一些時代比較久遠的文件資料。但高校的人員卻不是固定不變的，這意味著檔案工作會有一個交接更替的過程，比如檔案室的人員調遷、新增等，就會對檔案工作進行交接。在傳統的檔案工作中，由于都是紙質檔案，且存放位置固定，因此當檔案數量越多時，人員在交接管理時就越容易出現紕漏。但是在“互聯網+”時代里，檔案的管理與存儲等都更加有序和科學，且可以通過計算機來操作，因此，只要重視加強人才的培養，那么相互之間的交接就會簡便易行。另外，如果檔案需要外借，也可以通過數字信息的軌跡跟蹤流程，以避免檔案的丟失或損壞。因此，將數字信息技術運用到高校的檔案工作后，其對接工作的緊密性會得到加強。

二、“互聯網+”時代下檔案工作的開展策略

（一）更新管理觀念，創新工作思路

在“互聯網+”時代下開展檔案工作，高校的檔案管理人員首先要更新管理意識，創新工作思路。比如，過去當有新生來學校報道時，學校除了接收新生從畢業學校遞交過來的檔案外，還會以手動填寫的方式為新生創建檔案或者補充更新檔案，但是現在，則可以將新生的信息輸入到計算機中，以建立電子檔案的方式來存儲，這就是工作方式、作業工具的一種變革。又比如，具有保密性的檔案，像人事檔案、文書檔案、事務檔案等，它們在管理、外借、查閱時應當區分對待，有針對性地管理，因此，在“互聯網+”時代下，高校所創建的電子檔案管理系統、管理章程方法等，在滿足檔案管理基本要求的前提下，也應當遵循數字信息管理的相關規則，比如創建用戶名、設置登陸密碼、設置管理員、針對檔案使用需求或者人員的身份進行不同的權限設置等。相對于傳統的高校檔案工作來講，這些思路與方法都是具有變革性、創新性的，需要高校從上至下地去推動思維的更新。

（二）打通互聯渠道，推進數字進程

在“互聯網+”時代下的高校檔案工作，應當是一個數字資源整合的過程。因此，高校應當重視打通互聯渠道，推進數字進程。比如，新生從畢業學校來大學報道時，其人事檔案也隨之發生變動，在“互聯網+”時代下，學校之間、各地教育部門、教育機構之間應當是協同作業的，在互聯網這個平臺上，讓每一個學生的檔案都可以隨著學生的學習成長軌跡得到融合與更新，也就是說每一個學校的檔案工作并不是完全封閉的，而是有一個共享的區域。除此以外，檔案工作還應當考慮到被管理者的個體差異性，在創建、生成、補充、更新、修改、優化等過程中，各種檔案數據信息的處理都不能“一刀切”，特別是在檔案需要被外調、外借、查閱時，其開放程度、查閱方式等，都應當具有針對性，因此，檔案工作是一個不斷推進數字化進程的過程，而不是停滯和封閉的過程。

（三）推行便民服務，共享有效信息

檔案是一種記錄人物或事件發展軌跡與進程的重要工具，除了記錄外，被查閱與使用也是一項非常重要的功能。由于在“互聯網+”時代下，檔案的管理工作變得更加方便快捷，因此，高校也可以考慮適當地、適時地推行便民服務，讓信息得到有效的共享。比如，記錄學校某一件事情、某一項活動或者是學校從創建到發展至今整個過程的一些檔案資料，學校可以將其存放在學校的圖書館信息系統上，讓師生隨時瀏覽，增加對學校的了解。尤其是當學生要開展某個項目的調研時，如果能夠方便快捷地查閱到相關的檔案資料。除此以外，高校也應當搭建一個用人單位與學生個人相互溝通的平臺，讓用人單位可以通過查閱學生的檔案了解學生在校期間的表現，從而更加全面、客觀、公正地去評價學生，增加學生的就業機會。對此，可以借鑒的國家檔案局已經開通的“國家開放檔案信息資源共享利用系統”，這實際上就是檔案信息的有效共享。

（四）加強網絡維護，構建安全環境

在“互聯網+”時代中，由于信息多是在開放的互聯網空間下流動，因此，必須高度重視互聯網的安全性問題。高校應當著重加強網絡維護，構建安全網絡環境。尤其是對于有著高度保密性的檔案來講，高校更應當避免出現信息泄露的問題。筆者認為，除了配置相關的硬件、軟件、技術，保證檔案信息在日常能夠有序、安全地得到妥善地管理與定期地維護以外，還應對檔案使用者的進行權限設置。比如，將檔案使用者的身份證信息與其本人進行有效匹配，在查詢、借閱、征用檔案時，需要進行實名登記，過程監督、軌跡記錄等。總之，高校應當在內部的網絡管理機制、計算機病毒的消除與防護、檔案訪問的權限與審核等方面入手去構建一個安全的檔案管理環境。

（五）重視人才儲備，加強人才培訓

由于在“互聯網+”時代下，檔案的管理工作對比過去發生了較大的變化，其中涉及到不少基礎的計算機知識、互聯網知識等，這都需要高校加強人員培訓，尤其是對于年紀比較大的檔案工作者，更是要給予充分的培訓，讓其能夠完全掌握相關的工作技能。除此以外，在“互聯網+”時代下，運用數字信息來管理檔案，并不是單純地變換檔案的存儲形式、呈現形式，而是應當逐漸地構建一個立體、多元、互聯的數字化檔案系統，因此，它需要工作人員除了具備基礎的軟硬件知識外，在數字化構建與推進領域，也有一定的能力，需要在培訓中得以加強。所以，高校除了選拔更多的專業人才外，還應當創建機會，提供舞臺，讓檔案工作者可以接觸、學習、了解到國內外高校的一些優秀先進的管理經驗、管理方法等，更好地將檔案工作與高校日常的教學活動、行政活動有機融合，協同配合，在壯大檔案信息管理人才隊伍的同時，更好地發揮與享用“互聯網+”的時代紅利。

“互聯網+”時代下各種信息技術的進步，必然會推動包括高校檔案工作在內的各種傳統人力勞作型工作的變革創新。高校檔案工作應當搭載時代快車，巧借數字東風，通過更新管理觀念、創新工作思路，打通互聯渠道，推進數字進程，推行便民服務、共享有效信息，加強網絡維護、構建安全環境，重視人才儲備、等多個方面去推動高校檔案工作開啟新的篇章，從而有效提高整個工作的質量與效率。

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[1]田忠強，陳江鴻.“互聯網+”背景下的檔案O2O服務模式研究[J] 北京檔案，2016-01

[2]曾凡麗.淺議“互聯網+”在科技檔案管理中的應用[J]河南林業科技，2015-04

[3]陸瑤.電子檔案的特點及在檔案工作中的應用研究[J]赤子（上中旬），2015-01

[4]胡海敏.淺談檔案在互聯網技術下的安全管理[J]辦公室業務，2014-02

（作者單位：西北民族大學檔案館）