探索機關檔案信息化的發展之路

文·朱雪非

業務探討

探索機關檔案信息化的發展之路

文·朱雪非

20世紀80年代以來，信息技術的快速發展和廣泛應用，引發了以大數據為主導的第四次產業革命。我國信息化步入了向全方位、多層次發展的新階段，檔案信息化由此成為檔案事業發展的必然選擇。檔案信息化就是“在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程”。面對新時期的挑戰，如何使機關檔案工作科學、健康、可持續的發展，完成從傳統時代到信息時代的跨越，助推檔案信息化的轉型升級，成為影響機關檔案事業發展的重要一環。隨著辦公自動化、互聯網+、O2O平臺等科技手段在機關工作中的不斷滲入，機關工作展現出合作、高效的新面貌，檔案信息化以信息海量、交互快捷、傳播廣泛、靈活高效、科學現代等優勢，為機關檔案工作今后的發展指明了方向。

一、信息化對檔案工作提出的新要求

新形勢下，檔案信息化要求檔案管理從以實體為重心向以信息為重心轉變；檔案管理工作的定位不再是機關各項工作的終點，而是與機關辦公自動化形成完整閉環、又自成體系的專業型、智慧型工作；檔案工作的管理范圍從紙質檔案擴展為各種不同載體的檔案；管理對象從檔案轉變為信息；管理層次從檔案目錄管理升級為檔案全文甚至全信息管理。檔案信息化使傳統的檔案事業呈現出數據海量化、需求個性化的新面貌。因此，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出檔案工作的發展目標是“到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系。”

二、機關檔案工作的現狀和問題

（一）檔案收集方式單一

傳統的機關檔案工作，收集方式為“我指定、你存檔”“誰存檔，誰提供”的模式，多以部門為單位，缺乏靈活性和主動性。

（二）檔案信息化滯后

過去，檔案管理局限在目錄層面，檔案形式以實體為主。盡管隨著科技水平的發展，檔案管理呈現電子化趨勢，但所謂的檔案管理電子化，只是簡單機械地將檔案標題、時間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統，并通過掃描形成電子檔案。整個過程以手工勞動為主，費時費力，并且掃描形成的電子檔案多以pdf或jpg格式，用戶在對內容檢索時仍存在不便。

（三）檔案工作者對檔案的研究缺乏

傳統的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入、裝盒、上架等，技術難度低，重復性強，但又瑣碎繁雜，耗時耗力，讓檔案工作者無暇對檔案的內容、價值進行鉆研，對用戶的需求進行研究，對機關工作動向及時掌握，因而工作缺乏創造性和活力，影響著機關檔案工作的發展。

（四）機關各部門對檔案工作的重視不夠

檔案工作作為機關內部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無聞、服務他人，久而久之便容易形成一種惡性循環，即機關檔案的使用價值和使用率越來越低，機關各部門對檔案工作的重視程度也越來越低。

三、檔案信息化建設的策略與方法

（一）豐富和優化檔案資源建設

1.改革檔案收集方式，豐富檔案內容，由檔案保管員向檔案信息管理師轉變。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎，檔案工作人員積極主動地通過多渠道、多途徑收集檔案信息資源，是新時代對機關檔案工作提出的客觀要求。借鑒濟南市圖書館的與山東書城聯合推出的“享閱行動”，即用戶憑借濟南市圖書館的借書卡，到山東書城借閱圖書，將新書帶回家，看完后直接將所借圖書歸還至濟南市圖書館，并作為圖書館館藏。這種“公共圖書館+書店”的借閱創新模式說明，檔案工作的收集方式，不僅可以是用戶根據機關要求對檔案進行存檔，還可以是檔案管理部門考慮用戶需求，發揮用戶的主觀能動性，收集用戶切實需要的、有保存價值的檔案資料。

2.整合信息資源，優化檔案結構，變被動的檔案提供者為主動的機關智庫和參謀。社會信息化，必然導致信息資源數量的劇增和載體的多樣化，從海量的信息資源中，得到有價值的檔案，需要檔案管理者對其進行研究、篩選、分析和整合。其中，建立檔案專題目錄是行之有效的方法之一。檔案專題目錄是檢索工作的主要形式，以前，檔案利用者通過檢索工具，檢索出的檔案都未成體系，只單獨發揮作用，利用者在使用時需要做大量的篩選和匯總工作，再加上對機關檔案不熟悉，很可能錯過有價值的檔案。為了提高檔案的利用率，充分挖掘檔案的潛在價值，檔案工作者應發揮優勢，將具有相同或相關內容的檔案整合匯編，形成專題，建立檔案專題目錄，供利用者檢索使用，提高檔案的利用率。

3.研究檔案信息資源，挖掘有價值的檔案信息，將機械型勞動變為創作型工作。研究檔案信息資源，主要是研究檔案的內容和價值等。檔案管理工作者應發揮專業優勢及工作經驗，了解和關注機關業務活動的動向，掌握機關業務活動，對其歷史性、政治性、文化性做出客觀綜合的評價，為檔案信息的探索開發選定方向。例如青島城建檔案館2016年挖掘歷史檔案，編寫出《青島近代城市建筑》一書，并參與編寫了《青島老建筑之旅》一書；各企事業單位每年編寫的機關（單位）大事記及其他參考資料等，這些都是檔案工作人員通過對檔案信息資源的深入研究所創造出來的檔案資料。如果說建立檔案專題目錄是對檔案的二次加工和完善，那么研究信息資源、挖掘檔案價值，就是對檔案信息管理的進一步深化和提高。

（二）豐富和加強檔案服務能力

服務工作是檔案工作的出發點和歸宿，是促進檔案工作不斷發展的內動力。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出檔案工作的宗旨是“堅持以人為本、服務為先。把以人為本作為檔案工作的核心，努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求，更好地為黨和國家各項事業發展服務。”機關檔案工作應秉承服務為先的原則，注重用戶體驗，不斷探索適應當前時代要求的服務模式，推動機關檔案工作科學、健康發展。

1.Web2.0時代，檔案信息化勢不可擋，使得機關檔案服務呈現出個性化、數字化、信息化和多樣化的特征。服務手段由電腦pc端向手機移動端發展，服務平臺由檔案信息管理系統、云端、到app、公眾號不斷擴展、聚合。服務內容從借閱歸還、打印復印到個性化推送、內容智能檢索等不斷豐富。服務模式由坐等用戶上門，到主動為用戶提供咨詢、指導、利用等特色服務發展。

機關檔案工作在服務能力層面的提升，使機關檔案工作展現出新的活力，一是便捷性提升。用戶通過各種平臺、pc或移動客戶端，即可隨時隨地根據權限查看檔案。二是時效性增強。通過辦公自動化平臺，用戶對自身業務工作可進行一鍵上傳操作，經過檔案管理工作者審核后，方可形成機關檔案。三是用戶的個性化需求得到滿足。檔案工作人員可根據大數據，掌握用戶的潛在需求，了解機關工作動向，從而完成相關檔案資料的編輯匯總，最大限度的滿足用戶需求。

2.數字檔案室建設蓬勃發展。2014年，國家檔案局發布《數字檔案室建設指南》，為機關檔案工作開啟了新篇章。《指南》指出數字檔案室是“機關（團體和其他社會組織）在履行職能過程中，運用現代信息技術對機關電子檔案和數字化檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過不同類型網路提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺”。

較傳統檔案室相比，數字檔案室具有以下特征，一是檔案資源“數字”化；二是檔案實體“虛擬化”；三是檔案管理系統化；四是信息傳遞網絡化；五是檔案利用知識化。數字檔案室的優勢在于全程留痕，過程可查。遵從傳統檔案管理的體制、做法，從源頭掌控檔案的元數據、格式與品質等要素，通過一定的技術手段，對檔案形成的每一步都存有依據，最大限度的確保檔案的真實性、完整性和安全性，這是傳統檔案存儲所無法比擬的。鑒于數字檔案室更有助于提升工作效率和改善服務方式，無疑更能滿足信息時代對機關檔案工作的要求，是機關檔案工作發展的必然選擇。

新形勢下，為適應機關工作順利轉型、升級，檔案信息化發展勢不可擋。檔案信息化為機關檔案工作賦予了全新的內涵，開辟了廣闊的發展空間。未來的目標是實現檔案信息化建設，突破傳統模式的服務邊界，擴展數字化檔案的服務外延，整合信息資源平臺，為機關工作高效、科學、健康、可持續的運轉提供可靠保障。

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馮敏、徐淑娟，信息化建設與檔案工作，《農場經濟管理》 2008年第3期，

黎霞，關于檔案專題目錄編制的一些思索，《浙江檔案》2004年第6期，

錢俊銘，論檔案館公共服務的拓展與深入，《浙江檔案》2004年第6期，

李衛華，論我國檔案利用工作的現狀及對策，《安陽工學院學報》 2007年第5期，

李明華，《數字檔案室建設概論》，中國文史出版社，2016.5

《新時代，新思維，新挑戰——“互聯網+”背景下數字圖書館的戰略規劃與創新發展學術研討會論文集》編委會，新時代，新思維，新挑戰——“互聯網+”背景下數字圖書館的戰略規劃與創新發展學術研討會論文集》，國家圖書館出版社，2016.8

（作者單位：山東省住房和城鄉建設廳）