洪武年間的文書檔案管理

文·張彩霞 于海

洪武年間的文書檔案管理

文·張彩霞 于海

我國文書檔案發端可追溯到殷商時代，到明朝時已形成較為完備的文書檔案管理制度。開國皇帝朱元璋為了鞏固統治，更是將文書制度改革作為其推行行政改革、提高行政效能的重要突破口，推出了很多新的辦法和舉措，對當下的文書檔案管理工作仍具有一定的借鑒意義。

一、嚴格文書處理規范

洪武年間，明朝在承襲元朝文書處理工作規范的基礎上，從多方面加以創新，形成了全新的工作規范，有的甚至一直沿用到民國時期。

（一）規范公文用紙

洪武十七年（公元1384年），朱元璋頒布《定天下諸司文移紙式》，按照各級行政部門和官員的級別將其往來公文、案驗公文用紙的尺寸做出了嚴格、細致的規定：“凡奏本紙高一丈三寸。一品、二品衙門文移紙三等，皆高二尺五寸，長五尺為一等，……”[1]品級越高的衙門，公文紙越大，反之則越小。“官員任內公文紙皆如式者考為一最，有不如式者罪之”[2]。規定各級衙門頒發公文必須照此規定嚴格執行，明朝的公文用紙規格統一、整齊，為文書檔案規范化管理打下基礎。

（二）嚴控公文篇幅

朱元璋勤于政事，每日直接處理大量奏章，對動輒萬言卻又言之無物的繁文可謂深惡痛絕。為提高行政效率，他曾多次下詔嚴禁繁文，“其自今凡告諭臣下之辭，務從簡古，以革弊習”。要求中書省告誡群臣“凡表箋奏疏，毋用四六對偶，悉從典雅”[3]。洪武六年（公元1373年）朱元璋將柳宗元的《代柳公綽謝表》和韓愈的《賀雨表》頒定為公文樣本。洪武九年（公元1376年）十二月，針對“時刑部主事茹太素上書論時務五事，累萬余言”，“采其切要可行者四，才五百余言” 下令“頒建言格式”，“使言者直陳得失，無事繁文”[4]。

洪武十二年（公元1379年），針對元末官府文移案牘繁冗，造成的行政效率低下，“命廷臣議減其繁文，著為定式，鏤版頒之，俾諸司遵守”[5]。洪武十五年（公元1382年）再次下詔重申：“虛詞失實，浮文亂真，朕甚厭之。自今有以繁文出入人罪者，罪之”[6]。

（三）嚴限公文數量

洪武十四年（公元1381年）“工部事發，考其行移，自洪武十四年五月至十一月終，擅生事務，行下諸司文書一萬九千件”[7]。僅在半年多的時間，工部就下發公文 19000 余件，可謂駭人聽聞。朱元璋給予嚴厲的處罰，竟下令將工部尚書薛祥處以凌遲酷刑，可見其對繁文的深惡痛絕。

（四）統一書寫字體

根據《大名會典》記載，洪武年間規定臣下所上各類表箋“并用小字真書”[8]，大臣所上奏本必須用《洪武正韻》字體書寫，并在末幅標明字數及用紙張數[9]。“凡黃冊字樣、皆細書，大小行款高低、照坐去式樣，面上鄉都保分等項、照式刊印，不許用紙浮貼”[10]。書寫字體的統一，為文書檔案的規范和無障礙交流提供了極大地方便。

二、完善文書工作制度

明朝在不僅文書處理工作規范上加以創新，在文書工作制度方面也做了諸多完善。

（一）行移制度

行移制度實際是明朝的公文交換制度，包括公文的下達、上傳和平行交流過程中的規范要求。洪武十五年（公元1382年），定《行移往來事例》，進一步規范公文交換制度：在中央通政司是皇帝的秘書機構，處于公文交換的中樞位置，公文上傳或下達都必須層層傳遞，不允許越級，“六部有事務各處，必須縣申州，州申府，府申布政司，轉達六部，不許驀越”[11]。同年，“命禮部定諸司文移式。先是，以六部轄各布政使司，察院轄各按察司，五軍都督府分轄各都司衛所，惟金吾等十二衛指揮使司系親軍，王府、長史司及護衛俱無統屬，文移未定其式”[12]。確定各級行政機構文書行移制度。

（二）勘合制度

公文勘合制度起于洪武年間著名的“空印案”，于洪武十五年（公元1382年）“始置諸司勘合”。“以簿冊合空紙之半而編寫字號，用內府關防印識之，右之半在冊，左之半在紙，冊付天下布政使司、都指揮使司及提刑按察司、直隸府、州、衛所收之，半印紙藏于內府。凡五軍都督府、六部、察院有文移，則于內府領紙填書所行之事，以下所司，所司以冊合其字號，印文相同則行之，謂之半印勘合，以防欺弊”[13]。公文勘合制度有效加強了中央對各級政府行文的管理能力，避免官員營私舞弊，提高公文交換過程的順暢性和規范性。

（三）驛傳制度

驛傳制度始于漢，興于唐宋，明初進一步完備。洪武元年（公元1368年）“置各處水、馬站及遞運所、急遞鋪”，其職責是“專在遞送使客、飛報軍務、轉運軍需等物。” 為保證公文的時效性和傳遞效率，對公文的傳遞時間也有嚴格要求，“遞送公文，依古法一晝夜通一百刻，每三刻行一鋪，晝夜行三百里。……若公文不即遞送因而失誤事機，及拆動損壞者，罪如律”[14]。《大明律》規定：“凡鋪兵遞送公文，晝夜須行三百里，稽留三刻，笞二十，每三刻加一等，罪止笞五十，其公文到鋪，不問角數多少，須要隨即遞送，不許等待后來文書，違者鋪司笞二十”。“凡出使馳驛違限，常事一日笞二十，每三日加一等，罪止杖六十，軍情重事加三等，因而失誤軍機者斬”[15]。要求公文傳遞必須迅速、高效。

（四）照刷磨勘制度

照刷磨勘是對公文的監察管理制度，是查漏補缺的過程，發現問題限期改正，并對責任人加以懲處。洪武二十六年（公元1393年）定“照刷文卷”，規定“并官吏不致隱漏結罪文狀，責令該吏親齊赴院，以憑逐宗照刷。”照刷之后根據公文的處理情況可以標記為“照過、通照、稽遲、失錯、埋沒”等五種情況。凡是照刷、磨勘有遲、失錯及漏報處以笞、杖刑，涉及“錢糧埋沒、刑名違枉等事，有所規避者，各從重論”，“同僚若本管上司、知而不舉、及符同作弊者、同罪。不知情及不同署文案者、不坐”[16]。從法律角度建立公文查錯、糾錯機制，并起到催辦和追責的作用，有效提高公文管理效率，減少腐敗和懶政現象。

三、健全機構設置和庫房建設

伴隨著朱元璋對傳統行政制度的改革，從中央到地方形成了對應的文書檔案管理體系。中央設有中書省、中書舍人、通政使司、翰林院、六科、二十四衙門、五軍都督府等不同職能的管理機構，地方省、府、縣以及后來設置的三司也設有專門的文書檔案管理部門。洪武年間朱元璋還針對性的設立了多種文書檔案存放庫房，其創造性和先進性對后世影響很大，并成功留存了大量的珍貴檔案資料。

（一）專門收集管理元朝文書檔案的大本堂

朱元璋十分重視對前朝施政經驗教訓的總結，注重對元朝檔案資料的搜集整理。明朝初平元大都，朱元璋即下詔要求徐達將前朝“秘書監、國子監、太史院典籍、太常法服、祭器、儀衛及天文、儀象、地理、戶口、版籍、應用、典故、文字，已令總兵官收集，其或迷失散在軍民之間者，許赴官送納”[17]，徐達遂“封府庫，籍圖書寶物，令指揮張勝以兵千人守宮殿門”[18]。以此資料為基礎，朱元璋在紫禁城修大本堂，收藏、整理元朝政府遺留的文書檔案和圖書，為明朝延續統治、維護社會秩序提供了很好的借鑒作用。

（二）后湖黃冊庫

為了便于對戶籍、賦役和經濟的管理，達到控制人口流動、打擊豪強大戶的目的，“洪武十四年詔天下編賦役黃冊，……冊凡四：一上戶部，其三則布政司、府、縣各存一焉。上戶部者，冊面黃紙，故謂之黃冊。年終進呈，送后湖東西二庫庋藏之”[19]。對于黃冊的存放庫房，朱元璋可謂費心思，南京通政使司右通政楊廉在《后湖志序》中分析道：“太祖高皇帝建都金陵，藏天下黃冊于后湖，至太宗文皇帝定都北平，諸司庶各類多隨藏以北，獨后湖之藏不動如故。祖宗深謀遠慮，灼見于此，……其為圖籍萬年之計，殆無逾于此矣”[20]。后湖黃冊庫建于南京玄武湖中央，充分考慮了防火和安全問題。為了防止由于湖內水汽蒸騰，濕度過大，對黃冊造成的危害，后湖黃冊庫房創造性的設計為東西相向，庫房前后有窗，有利于空氣對流，便于通風和早晚日曬，達到防潮降濕的目的，同時又避免中午的過度暴曬對檔案的傷害。后湖黃冊庫無論從規模和設計來說都是當時最先進的檔案庫房。

四、對文書檔案管理體系的意義

洪武文書檔案管理制度對用紙、字體、篇幅、數量都做出了嚴格的規定，并建立了一系列的公文交換、傳遞、勘合、監察制度，從而形成了一套文書檔案管理的有效閉環。文書檔案的規范化和制度化，有效的提高了公文的實用性、交換效率，進而提高了行政效率，大大降低了腐敗、濫用職權和懶政現象。有明一代，文書檔案數量大大増加，專設管理機構和庫房増加，技術水平大大提高，專業管理人才得到培養，文書檔案運行管理體系逐步完善，大量珍貴文書檔案得以留存后世。

作為文書檔案管理人員，立足本職工作，從洪武文書中汲取精華為我所用，是當代文書檔案工作者畢生的任務。

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[1][2]《明太祖實錄》卷一百五十九

[3]《明太祖實錄》卷八十五

[4]《明太祖實錄》卷一百一十

[5]《明太祖實錄》卷一百二十六

[6]《明太祖實錄》卷一百四十九

[7]《皇明詔令》卷二

[8]《大明會典》卷七十五

[9]李盤勝.奏本用印問題考辨[J].歷史檔案，1995（03）

[10]《大明會典》卷二十

[11]《大明會典》卷七十六

[12]《明太祖實錄》卷一百四十三

[13]《明太祖實錄》卷一百四十一

[14]《明太祖實錄》卷二十九

[15]《大明律集解附例》卷十七

[16]《大明會典》照刷文卷

[17]《明太祖實錄》卷三十五

[18]《明史》列傳第十三

[19]《明史》志第五十三

[20]《名臣經濟錄》卷二十一

（作者單位：山東省國土資源資料檔案館）