房產檔案鑒定銷毀工作的問題分析與改進建議

楊利軍/杭州市房產檔案館

隨著經濟社會的快速發展，公民對房產檔案的利用需求不斷增長，房產部門必須做好房產檔案管理，為公民提供優質檔案服務。在開展房產檔案管理的過程中，特別要重視做好檔案鑒定銷毀工作。房產檔案鑒定銷毀是房產檔案管理的重要內容，也是優化館（室）藏檔案結構的必要舉措。住建部《房地產登記技術規程》明確規定了可銷毀的紙質檔案范圍及銷毀程序。隨著檔案數字化工作的不斷深入，鑒定銷毀紙質房產檔案并永久保存數字檔案的做法在實踐中不斷得到推廣。本文就當前房產檔案鑒定銷毀工作存在的問題做一分析與思考。

1 問題分析

一是思想認識不到位。一些房產部門存在檔案鑒定銷毀工作可以突擊性、階段性地開展，而不需要形成常態、聯動、長效工作機制的思想認識；還有一些單位認為房產檔案鑒定銷毀工作量大，且存在誤銷毀的責任風險，故只要庫房有空間就可以不進行檔案鑒定銷毀。

二是規章制度不健全。目前有關房產檔案鑒定銷毀的規章制度較少，現有的規章制度只有原則性、程序性的規定，缺乏詳細的鑒定依據與銷毀方法，指導性和可操作性不強。

三是檔案鑒定銷毀難度大。房產部門歷經多次變革，房產檔案情況復雜，鑒定銷毀工作困難重重。以全國各省會城市為例，省會城市房產部門歷經多次變革，其間或與土地管理部門合署辦公，或與土地管理部門、規劃部門合署辦公，或與建設部門合署辦公，或單獨辦公；有些城市的房產管理部門還經過多次拆并。這就使得房產檔案來源極為復雜，開展鑒定銷毀工作存在較大難度。房產部門與其他有關部門之間的關系也比較混亂，工作機制沒有理順，難以實現檔案數據的共享，這些都增加了檔案鑒定銷毀的難度。

四是相關部門的配合不夠。房產檔案種類繁多，專業性極強，要做好房產檔案鑒定工作，需要檔案形成部門、信息技術部門配合房產檔案館共同開展工作，但囿于工作機制沒有理順，實踐中房產檔案館往往“單打獨斗”，工作成效不明顯。

五是檔案人員隊伍建設亟待加強。一方面，全國各地房產檔案館基本上是處級或科級事業單位，有的甚至是內設部門，人員編制極其有限，難以應對繁重的鑒定銷毀工作，開展工作需要大量編外人員參與，但編外人員流動性極強，隊伍很不穩定。另一方面，做好檔案鑒定銷毀工作，需要檔案人員具備較強的檔案業務和房產業務知識儲備以及愛崗敬業精神，但目前檔案人員隊伍在這些方面普遍比較薄弱，亟待加強。

2 改進建議

一要統一思想認識、加強組織領導。一方面，要建立鑒定銷毀委員會，由房產檔案部門負責人、檔案形成部門負責人、信息技術部門負責人組成，擬定工作辦法與操作規程、審核檔案工作成果、監督工作中是否存在違規現象等；另一方面，建立房產檔案鑒定銷毀工作組，由檔案人員、檔案形成部門業務骨干、信息技術部門工作人員組成，具體開展檔案鑒定銷毀工作。委員會要梳理清楚本單位的變革歷史，加強與土地管理部門、規劃部門、建設部門等單位的聯系，理順工作機制，實現與上述單位檔案數據的共建共享；檔案人員負責確定需鑒定與銷毀的檔案范圍、調檔并對檔案進行初步鑒定，檔案形成部門業務骨干負責對本部門檔案的專業性、完整程度、保存狀況等進行檢查，確認無誤后信息技術部門工作人員對檔案進行數字化處理，并協助進行檔案銷毀工作。

二要理清檔案數字化管理系統的建設思路。目前，房產檔案鑒定銷毀工作缺乏成熟的管理模式，這給數字化管理系統的開發建設帶來很大阻礙。檔案鑒定銷毀工作數字化管理系統，應側重對待鑒定檔案清單數據進行分析，必須具備數據統計分析功能，能夠羅列出待鑒定銷毀檔案清單，便于檔案鑒定人員調檔。系統需還要對檔案鑒定人員開放必要的檔案查詢權限，便于鑒定工作的開展。

三要加強檔案人員隊伍建設。一方面，檔案人員必須大力提升業務能力，包括提升檔案工作業務能力和房產工作業務能力。房產部門應盡量為檔案人員提供參加培訓與再教育的機會，還可組織他們到其他城市、其他單位參觀學習，或到綜合檔案館系統學習檔案鑒定銷毀知識；還要加強檔案人員的思想政治教育，倡導和弘揚職業精神。另一方面，在單位人員編制受限的情況下，要重視發揮編外人員的作用，充分發揮他們的主觀能動性、調動他們的工作積極性，提升他們的工資待遇，擴展他們的職業上升渠道，用事業留人、感情留人。