加強干部教育培訓檔案管理的若干思考

干部教育培訓檔案是指干部在接受教育和培訓過程中形成的對干部自身、培訓機構和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包含干部個人信息、培訓班名稱及培訓時間、培訓科目、課時及考核成績、研討交流論文、參與研討交流記錄、考勤情況、培訓總結與班主任鑒定與培訓機構意見、人事部門意見、干部考試成績、參訓干部花名冊及有關音像資料等。當前干部教育培訓檔案的管理與利用存在許多問題：一是檔案數字化工作薄弱。培訓機構缺乏檔案數字化意識，也沒有制定科學合理的檔案數字化管理規章制度；缺乏必要的工作設施設備，也沒有專門負責數字化的工作人員，數字化工作底子非常薄弱。二是檔案資源沒有實現共享。缺乏檔案共享機制，不同地區、不同機構、不同班次的檔案沒有實現互聯互通；培訓機構往往采用“一班一歸檔”的管理模式，檔案散存在不同班次中，且各培訓機構沒有定期向綜合檔案館移交檔案。三是檔案利用水平不高。一些培訓機構錯誤地認為提供檔案利用會侵犯個人隱私，也不利于保障檔案安全，因此對待利用工作的態度比較消極；一些培訓機構采取“封閉式”檔案管理模式，“重藏輕用”思維根深蒂固，參訓干部想要查閱利用自己的檔案都困難重重。針對存在的問題，可采取以下解決辦法。

1 加強檔案數字化工作

一要提升培訓機構的檔案意識，確保培訓機構在培訓工作完成后嚴格按照規范要求，同步進行檔案收集、整理和歸檔工作。檔案部門應當注重與培訓機構的溝通和交流，明確檔案管理中的職責，確保檔案材料的齊全完整，為數字化工作打好基礎。二要根據“先建標準，后建系統”原則，加快制定培訓機構數字化工作規范及數字檔案管理標準，實現數字檔案一體化編目、索引、檢索與訪問。三要及時配備開展數字化工作所需的計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、服務器、交換器、系統軟件等硬件設施設備，并確保設施設備既能滿足工作實際需要，又具備一定的超前性；還要建立專門負責數字化工作的隊伍。四要加快對傳統載體的檔案進行數字化，并建構統一的干部培訓檔案數據庫。

2 建設檔案資源共享平臺

可由省級干部教育培訓主管部門牽頭，建設區域內“干部教育培訓檔案共享平臺”，并在共享平臺下設置市、縣等若干子平臺，各干部教育培訓機構作為平臺管理員接入進來；培訓機構負責輸入干部教育培訓檔案，所輸入的檔案經審核后納入數據庫；培訓機構可以查閱、核對其所輸入的教育培訓檔案，干部本人可以查閱、核對本人非涉密的教育培訓檔案；不同省（自治區、直轄市）之間適進行數據聯通。在此過程中還要確保檔案的絕對安全，可采用實名制、身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，對檔案信息進行保密定級，并嚴格核實檔案輸入者、檔案查閱者的身份信息。

3 探索檔案利用新途徑

一是探索實現與居民身份信息、其他干部信息、培訓班次信息、社會信用信息等的交互聯通，并借助大數據進行核查比對，更好發揮教育培訓檔案識別干部、考察干部的作用，同時杜絕提供虛假教育培訓信息的行為。二是利用檔案對干部接受教育培訓情況與所從事（或擬從事）的工作進行比對、對干部勝任工作的潛力進行評估，切實把“干什么學什么”和“缺什么補什么”的干部教育培訓原則落到實處，防止“重復培訓”導致的培訓資源浪費和“被動培訓”現象。三是強化檔案開放管理，規定檔案必須在規定時間查閱，即干部可在檔案管理部門指定的時間范圍內查閱自己的非涉密檔案；在“規定地點”查閱，即干部利用本人檔案時應在指定地點，并接受專門工作人員的監督。