基于合同管理的軌道交通工程檔案完整性管理機制初探

重點建設項目建設周期長、參建單位多，文件來源復雜、形成檔案數量龐大，檔案人員基本無法從源頭把控文件的內容和數量。如杭州地鐵1號線工程，項目于2006年開工、2012年通車，總投資達220億。2017年2月工程通過省重點工程檔案專項驗收時所形成的案卷達兩萬兩千余卷。事實上，杭州地鐵1號線只是到目前為止國家批準的杭州地鐵三期線網規劃十條線中的一條，可想而知十條線工程形成的軌道交通工程檔案總量有多龐大。實踐表明，在軌道交通工程這樣規模的項目中，如何確保軌道交通工程檔案收集的完整性、做到應收盡收？其中面臨的困難非常多。那么，是否能有一個相對客觀的標準，以此來評價重點建設項目檔案收集是否完整？

現代會計學上有一個名為勾稽關系的概念，指某個會計報表和另一個會計報表之間，及同一會計報表的不同會計科目或報表項目之間存在一定的關聯或邏輯對應關系，如果某種勾稽關系不相等或不對應，就說明會計報表的編制有問題。杭州地鐵工程檔案管理實踐表明，除了部分工程前期申報審批文件如項目建議書、可行性研究批復及土地規劃審批等政府機關批復文件外，其他文件基本上都與合同有關。這是因為在項目法人責任制管理體制下，絕大多數工程都通過承發包形式委托專業單位具體實施，包括勘察、設計、施工、監理、各類咨詢服務等，工程管理總的是圍繞合同管理來展開的。以杭州地鐵工程為例，在合同簽訂之前要進行合同立項審批；合同立項通過后采取招投標或其他方式進行發包；合同簽訂后由專業部門對合同履行過程進行管理；合同履約工作內容完成后進行驗收；合同內容履行完畢后按財政和審計的規定進行結算。合同管理的全過程落實到書面，就形成了工程文件材料，經檔案人員收集、整理就形成了軌道交通工程檔案。基于以上分析，可以探索圍繞合同檔案建立以下幾個檔案賬：

在軌道交通工程檔案管理工作中，一是合同管理部門簽訂的合同臺賬，即由項目公司合同管理部門按年度、項目簽訂合同的臺賬，它最為完整地包括了項目公司建設單位簽訂的所有的對外合同項目；二是合同管理部門向檔案部門移交的合同文件清冊，即合同管理部門根據管理要求向檔案部門移交的合同文件逐項明細賬；三是檔案部門整理完成的歸檔合同檔案賬，即檔案管理部門根據接收的文件材料經系統整理形成的合同檔案賬；四是合同授予過程檔案賬，合同授予方式包括招投標、競爭性談判、單一來源采購或直接采購等，合同授予過程檔案賬是檔案部門接收的從合同采購立項到合同簽訂全過程各類文件材料，經整理形成的檔案賬；五是合同履行成果檔案賬，即檔案部門接收的合同承包商根據合同規定和規范要求，在履行合同過程中產生的文件材料，經整理形成的檔案，包括各類咨詢服務成果和施工、監理中建立的文件等；六是合同管理部門形成的合同審結項目清冊，即重點工程項目財政和審計部門審結的結算項目名錄清冊；七是歸檔合同結算檔案賬，即財政和審計部門審結的項目結算材料或建設單位內部審結的項目結算材料，經檔案部門整理后形成的檔案賬。

一旦建立了上述檔案賬，我們就有了對檔案完整性做出評價的客觀依據，具體做法是：第一，比對合同管理部門簽訂的合同臺賬和合同管理部門向檔案部門移交的合同文件清冊，掌握合同管理部門簽訂的合同和向檔案部門移交的合同間存在的差異，確保本單位所簽訂各類合同完整地移交歸檔；第二，比對合同管理部門向檔案部門移交的合同文件清冊和檔案部門整理完成的合同檔案賬，確保檔案部門已收集的合同在歸檔、整理過程中的完整性；第三，比對檔案部門整理完成的歸檔合同檔案賬和合同授予過程檔案賬，掌握已歸檔的合同檔案和招投標等采購過程檔案間存在的差異，確保各類合同采購過程文件完整歸檔；第四，比對歸檔合同檔案賬和合同履行成果檔案賬，掌握各參建單位形成文件材料的歸檔情況，確保勘查、設計、施工、監理、咨詢成果文件的完整性；第五，比對歸檔合同檔案賬和合同結算項目清冊的差異，掌握合同結算工作進度，催促已審結項目結算資料及時歸檔；第六，比對歸檔合同檔案賬和合同結算材料賬，掌握合同結算材料歸檔情況，催繳未歸檔合同結算材料及時歸檔。

通過上述合同檔案和合同檔案賬的綜合比對，檔案部門能夠對軌道交通工程檔案的歸檔情況做到心中有數，更為重要的是能夠對未歸檔的賬外檔案情況做到心中有底，從而有針對性地及時向文件形成部門催繳。為做好這項工作，還需注意以下幾點：其一，在合同授予、工程驗收、合同支付結算等項目建設管理中，必須兼顧檔案工作，將檔案工作作為其中一個重要環節，把檔案工作真正納入建設管理的相關流程，確保檔案管理不缺位；其二，檔案工作不僅是檔案管理人員的工作，上述各項核查都需要建設單位的相關專業部門積極配合，只有樹立全員檔案意識、各部門人員都參與進來，才能真正做好項目檔案管理；其三，上述綜合比對跨越項目建設管理全過程，應以檔案管理部門為主，并建立定期核查機制，每半年或至少每年要完成一次核查工作，直至本項目所有的合同全部關閉。