民營企業(yè)檔案價(jià)值研究

■代陽

民營企業(yè)檔案價(jià)值研究

■代陽

本文以民營企業(yè)檔案價(jià)值為研究對(duì)象對(duì)我國民營企業(yè)檔案和檔案工作進(jìn)行了研究。分別闡述了民營企業(yè)檔案價(jià)值概述、阻礙民營企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的因素以及挖掘民營企業(yè)檔案價(jià)值的策略三個(gè)方面的問題。揭示了民營企業(yè)檔案和檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對(duì)存在的問題提出了切實(shí)可行的建議，對(duì)挖掘民營企業(yè)檔案價(jià)值、提高檔案工作水平具有借鑒意義。

民營企業(yè)檔案 檔案價(jià)值 現(xiàn)狀策略

一、挖掘民營企業(yè)檔案價(jià)值的意義

1.檔案給民營企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益

民營企業(yè)以盈利為目的，檔案是圍繞著民營企業(yè)一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的，檔案從形成之日起即帶有經(jīng)濟(jì)色彩。民營企業(yè)檔案多以科技檔案為主，其中包含對(duì)新的生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)方式的改革與創(chuàng)新及科學(xué)研究成果等，能直接表現(xiàn)為出經(jīng)濟(jì)效益，或能在一定條件下產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。[1]

2.檔案為民營企業(yè)法律事務(wù)提供證據(jù)

民營企業(yè)檔案之所以能表現(xiàn)為證據(jù)力，是因?yàn)闄n案具有原始記錄性。原始記錄性是檔案區(qū)別于圖書、資料的本質(zhì)特征，是檔案最原始、最基本的屬性。民營企業(yè)在經(jīng)營過程中難免會(huì)遇到法律糾紛，此時(shí)，利用檔案舉證能夠最直接、最有力地說明權(quán)益的歸屬、事件的真相。檔案中反映出的情況是真實(shí)的記錄，在企業(yè)遇到糾紛時(shí)即成為天然的證據(jù)，捍衛(wèi)企業(yè)合法權(quán)益，這體現(xiàn)了檔案的憑證價(jià)值。

3.檔案促民營企業(yè)精細(xì)化管理

民營企業(yè)平穩(wěn)度過初創(chuàng)期后，便會(huì)著力于企業(yè)管理水平的提高，力圖使用現(xiàn)代化管理手段謀求企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案記載了民營企業(yè)經(jīng)營、管理的各項(xiàng)事務(wù)，反映了企業(yè)各項(xiàng)管理水平的真實(shí)狀況。通過對(duì)檔案的分析研究，可以明確了解到民營企業(yè)管理活動(dòng)中存在的具體問題，使企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況選擇實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理的方法和手段，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。同時(shí)，民營企業(yè)決策科學(xué)是管理精細(xì)化的一部分。通過對(duì)檔案中反映的信息對(duì)過去的經(jīng)營情況、生產(chǎn)能力、人才儲(chǔ)備、技術(shù)水平等方面進(jìn)行綜合分析，有利于保障企業(yè)制定科學(xué)決策，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，這是檔案參考價(jià)值的表現(xiàn)。

4.檔案助民營企業(yè)文化代際傳承

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國民營企業(yè)中家族企業(yè)占比超過90%。相關(guān)資料顯示，家族企業(yè)的平均壽命僅有24年，這正是家族企業(yè)創(chuàng)始人的平均工作年限。大約只有1/3的家族企業(yè)能傳給第二代，2/9能傳給第三代。[2]數(shù)據(jù)表明，家族企業(yè)的代際傳承是否順利直接影響著企業(yè)能否繼續(xù)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

家族企業(yè)以親情為紐帶，創(chuàng)始人把企業(yè)交給子女或兄弟，子承父業(yè)、兄弟相襲地一代一代傳承下去。在傳統(tǒng)家族企業(yè)法人代際傳承時(shí)，往往需要通過口口相傳來從上一任法人口中了解企業(yè)經(jīng)營狀況、人才結(jié)構(gòu)等情況。這種口口相傳的弊端是顯而易見的，若前任法人沒有把企業(yè)基本情況完整、詳細(xì)的表達(dá)出來，或繼任法人沒有完全接受前任法人傳授的信息都會(huì)導(dǎo)致繼任法人對(duì)企業(yè)信息掌握不透徹、影響決策制定，造成企業(yè)損失甚至把企業(yè)推向死亡。

檔案就是打破家族企業(yè)代際傳承中存在的信息壁壘的有力工具。檔案是固化的、客觀的信息載體，是企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的活化石，真實(shí)地反映了企業(yè)的基本情況。利用檔案可以有效幫助企業(yè)順利完成代際傳承，避免企業(yè)傳承后遺癥的發(fā)作。

二、阻礙民營企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的因素

1.檔案意識(shí)薄弱

檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案和檔案工作的態(tài)度及認(rèn)知程度。民營企業(yè)對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)知和態(tài)度直接影響檔案管理從收集、整理到利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，最終影響檔案工作的質(zhì)量和檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。民營企業(yè)最顯著的特點(diǎn)就是企業(yè)法人的“以我為主”，民營企業(yè)法人的認(rèn)識(shí)水平深刻影響著企業(yè)的檔案工作。換句話說，民營企業(yè)檔案工作水平的低下歸根結(jié)底是企業(yè)法人的檔案意識(shí)薄弱。

檔案本身的經(jīng)濟(jì)效益較為隱蔽，常常需要通過一定轉(zhuǎn)化才能表現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)利潤。且這種經(jīng)濟(jì)價(jià)值不太容易量化，使得檔案工作與企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益不存在直接聯(lián)系，產(chǎn)出不明顯。投入產(chǎn)出比較低，直接導(dǎo)致企業(yè)法人忽視檔案的重要性。

在家族企業(yè)中，法人多認(rèn)為檔案中包含重要的商業(yè)秘密，檔案的私有意識(shí)強(qiáng)烈，不愿意讓“外人”接觸檔案，害怕非家族成員對(duì)檔案的管理會(huì)泄露商業(yè)秘密，導(dǎo)致檔案收集困難、歸檔率低，最終影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2.文件形成階段管理水平較低

檔案的形成以文件為基礎(chǔ)，文件的管理水平直接影響著檔案工作的質(zhì)量。若文件形成階段的管理水平較低，那么毫無疑問，這會(huì)對(duì)檔案和檔案工作產(chǎn)生巨大的消極影響。

（1）缺乏科學(xué)有效的文件管理制度

部分民營企業(yè)缺乏成熟、科學(xué)、切合實(shí)際的能夠用來規(guī)范企業(yè)文件的形成、流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔的制度，或企業(yè)有制度但并未得到有力地貫徹執(zhí)行，致使企業(yè)文件工作散亂無序、呈現(xiàn)隨心所欲的狀態(tài)。同時(shí)，在缺乏制度約束的情況下，很容易滋生“文件私有”[3]的意識(shí)，即認(rèn)為部門經(jīng)辦的文件是本部門的私有財(cái)產(chǎn)。法人拒絕把自己認(rèn)為重要的文件移交給檔案室，員工離職帶走、損毀文件，直接影響檔案收集工作的正常開展，在一定程度上給企業(yè)建立了信息壁壘。

（2）文件價(jià)值低

常言道“巧婦難為無米之炊”。檔案價(jià)值的大小在一定程度上取決于文件價(jià)值的大小。民營企業(yè)對(duì)文檔工作重視程度較低，管理缺位，導(dǎo)致企業(yè)形成的文件不規(guī)范、不專業(yè)、文件質(zhì)量較差。另一方面，部分民營企業(yè)法人認(rèn)為企業(yè)文件涉及商業(yè)秘密，為防止泄密，會(huì)刻意減少文件的數(shù)量，在企業(yè)發(fā)生重要經(jīng)營活動(dòng)時(shí)不產(chǎn)生、或產(chǎn)生較少的文件，使得文件數(shù)量較少。涉及民營企業(yè)重大經(jīng)營活動(dòng)的文件數(shù)量較少，其中部分核心文件因員工流動(dòng)而遺失或被法人收藏，兼之文件質(zhì)量本身較差，這就使得文件價(jià)值低下。

（3）民營企業(yè)檔案工作缺乏強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)

《中華人民共和國公司法》中明確規(guī)定了企業(yè)檔案歸企業(yè)所有，企業(yè)檔案屬性與企業(yè)屬性一致。民營企業(yè)是私人所有的，即民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)法人的私有財(cái)產(chǎn)。在我國相關(guān)法律法規(guī)中，沒有任何一條法律條文使用民營企業(yè)檔案工作“必須”做到什么的強(qiáng)制性字眼，凡是涉及到民營企業(yè)檔案工作的部分幾乎全部使用“應(yīng)當(dāng)”、“有義務(wù)”等指導(dǎo)性的詞匯。[4]鑒于民營企業(yè)檔案的特殊性，國家檔案行政管理機(jī)關(guān)沒有把民營企業(yè)檔案納入國家檔案管理體系，沒有動(dòng)用行政手段強(qiáng)制規(guī)范民營企業(yè)檔案工作。

另一方面，部分民營企業(yè)法人在意識(shí)層面過分夸大了民營企業(yè)的特殊性，拒絕接受國家統(tǒng)一的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，狹隘地認(rèn)為國家標(biāo)準(zhǔn)就是國有企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，民營企業(yè)檔案工作整體水平較低，暫時(shí)還無法提出科學(xué)、行之有效的“民營標(biāo)準(zhǔn)”。他們無法認(rèn)清行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)其實(shí)是經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)的、行之有效的科學(xué)規(guī)律，一味地抵制國家標(biāo)準(zhǔn)，擔(dān)心接受國家標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)導(dǎo)致民營企業(yè)“國企化”。

（4）檔案部門人力財(cái)力不足

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件的數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長，隨之而來的就是檔案數(shù)量的幾何級(jí)數(shù)增加。檔案工作任務(wù)愈加繁重、壓力不斷上升，但檔案管理員數(shù)量和檔案部門預(yù)算并沒有增加。據(jù)調(diào)查，許多民營企業(yè)檔案工作都是由行政部門某一員工兼職管理或有且僅有[1]人專職管理，檔案管理員往往身兼多職。經(jīng)費(fèi)短缺、人手不足，難以維持檔案工作的正常、有序開展。

三、挖掘民營企業(yè)檔案價(jià)值的策略

民營企業(yè)檔案工作中尚存在諸多問題與不足，若不能及時(shí)、認(rèn)真地解決問題、彌補(bǔ)不足，將難以持續(xù)推進(jìn)檔案工作的正常開展，難以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，最終影響民營企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，不利于我國國民經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展。民營企業(yè)應(yīng)針對(duì)目前存在的問題，制定切實(shí)可行、符合實(shí)際的方法與策略，才能從根本上扭轉(zhuǎn)困境、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。

1.提高法人檔案意識(shí)

當(dāng)前導(dǎo)致民營企業(yè)檔案工作難以開展的關(guān)鍵在于法人檔案意識(shí)薄弱。提高法人的檔案意識(shí)最直接、最有效的手段莫過于用事實(shí)說話。民營企業(yè)檔案部門可統(tǒng)計(jì)挖掘企業(yè)檔案價(jià)值的較為生動(dòng)的典型實(shí)例，運(yùn)用檔案給企業(yè)帶來巨大收益的實(shí)際案例來提高法人的直觀認(rèn)識(shí)，使民營企業(yè)法人能夠真實(shí)地感受到挖掘檔案價(jià)值在調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略、構(gòu)建營銷網(wǎng)絡(luò)、提高研發(fā)能力、解決糾紛等企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的各方面發(fā)揮的重要作用。讓民營企業(yè)法人看到挖掘檔案價(jià)值帶來的巨大收益才能從根本上引起法人對(duì)檔案和規(guī)范化的檔案工作的重視、提高檔案意識(shí)，增加對(duì)檔案工作的投入力度、提高檔案部門的待遇。[5]

2.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

民營企業(yè)要充分開發(fā)利用檔案信息資源、深度挖掘檔案價(jià)值，必須相信人才、依靠人才、重視人才，利用檔案人才的專業(yè)知識(shí)和判斷來指導(dǎo)檔案工作。只有“人和”才能帶動(dòng)民營企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。這就要求民營企業(yè)為檔案部門引入專業(yè)化人才，聘請(qǐng)科班出身、具有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人來管理檔案。同時(shí)，提高檔案管理人員的待遇，完善獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員參與民營企業(yè)的管理活動(dòng)，激發(fā)檔案管理員的工作熱情。

3.健全檔案制度

開展制度建設(shè)是做好每一項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和保障，民營企業(yè)檔案工作也需要從制度層面抓起。建立和規(guī)范切實(shí)有效的文件管理制度、檔案管理制度，完善檔案監(jiān)督體系，降低在檔案工作中可能產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)，避免檔案工作的停滯不前給企業(yè)帶來的損失，是保障民營企業(yè)檔案工作健康有序發(fā)展的需要，也是目前民營企業(yè)想要充分挖掘檔案價(jià)值為企業(yè)服務(wù)必須解決的現(xiàn)實(shí)問題。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段民營企業(yè)檔案多采用紙質(zhì)檔案與電子文件并存的“雙套制”管理模式。但是隨著辦公自動(dòng)化、企業(yè)資源計(jì)劃、企業(yè)管理信息系統(tǒng)等軟件的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量和地位持續(xù)攀升，許多紙質(zhì)檔案僅僅是為存檔而形成的，傳統(tǒng)以手工整理為主的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代民營企業(yè)快捷、高速的檔案利用需求，加強(qiáng)民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)勢在必行。為保障民營企業(yè)檔案價(jià)值的順利實(shí)現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

民營企業(yè)檔案符合檔案的一般價(jià)值規(guī)律，對(duì)民營企業(yè)甚至社會(huì)有著巨大意義。目前民營企業(yè)檔案工作尚存在檔案意識(shí)、文件管理水平、檔案管理水平等方面的不足，民營企業(yè)應(yīng)及時(shí)解決檔案工作中的問題，切實(shí)推動(dòng)檔案工作的順利開展。挖掘民營企業(yè)檔案價(jià)值，應(yīng)成為民營企業(yè)檔案工作者的基本工作方向，不斷改進(jìn)工作方式、方法，開發(fā)民營企業(yè)檔案價(jià)值，力爭實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化為民營企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[1]高曉霞.試談企業(yè)檔案的信息利用價(jià)值[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015(1):60-60.

[2]劉彥文，張曉紅.公司治理第2版[M].清華大學(xué)出版社，2014:12-50.

[3]高單飛.民營企業(yè)檔案工作管理體制的現(xiàn)狀及創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2009(12):51-52.

[4]張世林.企業(yè)檔案資產(chǎn)和所有權(quán)分析[J].檔案學(xué)通訊，2011(2):29-31.

[5]周妍.民營企業(yè)檔案指導(dǎo)工作要“民營化”[J].黑龍江檔案，2012(5):28-29.

作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院