關(guān)于博物館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的幾點思考

■鹿繼敏

關(guān)于博物館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的幾點思考

■鹿繼敏

博物館業(yè)務(wù)檔案是博物館在開展藏品保管、陳列展覽和研究等活動中最原始、最完整的歷史記錄，它在博物館的業(yè)務(wù)活動中發(fā)揮著極其重要的作用。本文簡要介紹了業(yè)務(wù)檔案的分類和內(nèi)容，闡述了業(yè)務(wù)檔案的重要意義，提出了加強業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)策略，以此來促進博物館的全面建設(shè)和發(fā)展。

博物館 業(yè)務(wù)檔案 發(fā)展 建設(shè)

隨著博物館的不斷發(fā)展，在舉辦宣傳教育、陳列展覽和開展科學研究等各種業(yè)務(wù)活動中，形成了許多具有保存價值的歷史檔案。這些業(yè)務(wù)檔案為博物館事業(yè)的發(fā)展，以及博物館學和相關(guān)學科的研究起到憑證、參考、借鑒等作用。因此，加強業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是博物館發(fā)展的重要一環(huán)。

1 博物館業(yè)務(wù)檔案的分類和內(nèi)容

博物館業(yè)務(wù)檔案大體上可分為藏品檔案、陳列展覽檔案、科研檔案、文物保護檔案和接待服務(wù)檔案等五大類。

1.1 藏品檔案

博物館藏品檔案具有重要的歷史和藝術(shù)的特點，在陳列和研究時具有原件（文物藏品）的替代作用，是科學管理、保護、展覽和研究館藏文物的重要依據(jù)。藏品檔案種類繁多,形式多種多樣，其內(nèi)容包括以下幾個方面：1、文物藏品的歷史資料。如出土文物的考古發(fā)掘記錄、藏品的收購單據(jù)、捐贈文物的憑證、館際交換文物藏品清冊等文物藏品的來源資料，以及與所征集藏品有關(guān)的人物、情節(jié)、事件等附件資料。2、文物的鑒定資料。文物藏品的鑒定意見、定級評價記錄和文物藏品鑒定的檢測、分析、化驗報告。3、文物藏品的特征記述資料。包括藏品的錄像、拓片、幻燈片、照片、錄音和繪圖等形像資料，以及藏品名稱、數(shù)量、大小、重量、產(chǎn)地、時代、色澤、材質(zhì)、完好情況和特征描述等文字記錄。4、文物藏品的注銷憑證，因無保存價值或殘損過甚而淘汰的文物藏品注銷憑證。

1.2 陳列展覽檔案

陳列展覽檔案也是業(yè)務(wù)檔案的重要組成部分，歸檔內(nèi)容包括七個方面，1、陳列展覽的規(guī)章制度、計劃、方案、大綱、要求和總結(jié)；2、陳列選題的論證資料，陳列選題的過程材料由陳列草案、修改意見、專題會議紀要、專家意見、可行性報告等；3、宣傳材料，陳列展覽的成功與否對外宣傳至關(guān)重要，所以通過媒體、展板、報紙等方式對外宣傳的內(nèi)容需要留檔；4、講解內(nèi)容，講解是實現(xiàn)陳列展覽最佳效果的重要手段，講解詞文稿的存檔，更能體現(xiàn)展覽的價值和意義；5、現(xiàn)場布展資料，如展品的圖片、文字說明、展室展廳的布局、拆展的原因等，都由陳列部門歸納圖文資料，整理留檔；6、觀眾留言材料，觀眾留言、領(lǐng)導(dǎo)名人題詞或題字，以及觀眾發(fā)表的觀感文章都是重要的檔案資料，應(yīng)及時收集歸檔。

1.3 藏品保管檔案

藏品保管檔案是藏品入館時狀況、保管和使用、定期檢查、展出保護、特別處理、化學處理和藏品損壞情況等管理過程的真實記錄。藏品入館時的初始狀況材料記錄著藏品的形狀、尺寸、質(zhì)地、完好程度或殘損等信息，藏品保管和使用過程中記錄藏品借出使用時間、地點、有無損壞等內(nèi)容的信息，以及藏品穩(wěn)定性、藏品定期檢查記錄、庫房設(shè)施對藏品的影響信息；藏品展出保護情況記錄藏品展出前后的情況和展出時所處的環(huán)境情況；藏品特別處理過程記錄對藏品進行修復(fù)、托裱、清潔整理情況；藏品化學處理記錄對申請報告、領(lǐng)導(dǎo)批件、操作過程、使用的藥品配方、操作人姓名、操作日期、處理前后的彩色照片及處理后一段時間的觀察記錄等；藏品損壞記錄，破損情況和處理記錄等材料。

1.4 科研檔案

科研檔案主要由科研課題項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案三大部分組成。科研課題項目檔案是科研活動的原始記錄，其內(nèi)容包括博物館學術(shù)研究會、考古發(fā)掘、課題項目申請書、立項審批表、項目計劃書、專家鑒定和可行性報告等組成；科研文書檔案是科研工作開展的指南，包括有關(guān)的規(guī)定、政策和規(guī)劃等科研工作的依據(jù)；科研成果檔案是衡量博物館科研實力的依據(jù)，主要包括科研成果年度統(tǒng)計、獲獎證書、學術(shù)著作和學術(shù)論文等。

1.5 接待服務(wù)檔案

展廳接待服務(wù)是博物館對外服務(wù)的“窗口”，它不僅是一個為社會大眾提供公共文化服務(wù)“窗口”，而且更是展示文博人形象的“窗口”。接待服務(wù)檔案包括參觀的人數(shù)統(tǒng)計、參觀者的心理調(diào)研、滿意度調(diào)查、陳列展覽的意見和建議，還包括參觀者流量和參觀者結(jié)構(gòu)分析等。這些信息都是反映日常工作、接待活動的原始資料，是業(yè)務(wù)檔案不可缺少的組成部分，是改進陳列服務(wù)工作的重要參考。

2 加強建設(shè)博物館業(yè)務(wù)檔案的意義和作用

2.1 推進博物館工作創(chuàng)新發(fā)展

博物館業(yè)務(wù)檔案為今后各項工作的開展提供指導(dǎo)和借鑒，是過去成功經(jīng)驗的累積，更是指導(dǎo)業(yè)務(wù)開展的寶貴資源。通過業(yè)務(wù)檔案對以往的工作進行分析與比較，找出工作中存在的問題和差距，分析原因，提出工作的改進措施。借鑒工作中的成功經(jīng)驗，既減少了今后工作中的失誤，也提高工作質(zhì)量和辦事效率，從中還可以提出博物館業(yè)務(wù)建設(shè)的新觀點、新思路，使博物館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。

2.2 促進檔案信息的共享利用

積極做好博物館業(yè)務(wù)檔案信息資源的開發(fā)和利用，做好館刊的編輯出版、檔案資料和信息的集中編目、學術(shù)研究的成果匯編，促進博物館與檔案館、博物館與圖書館、博物館與館之間，在文物藏品、陳列展覽、學術(shù)方面進行廣泛交流，互通有無，促進博物館業(yè)務(wù)的交流與共享，推動公共文化事業(yè)的發(fā)展。

2.3 為科學研究提供可靠信息

隨著信息時代的迅速發(fā)展，人們對公共文化的發(fā)展也越來越關(guān)注，社會各界對博物館的需求也隨之擴大。很多學者為了編著教材、撰寫地方志和地方史等學術(shù)研究，需要到博物館查閱資料和借鑒藏品，而系統(tǒng)完整的博物館業(yè)務(wù)檔案，即可為他們提供原始的、真實可靠的第一手資料，又能為許多學科的研究提供極為寶貴的參考信息，滿足他們的需求，從而將歷代的文化信息傳遞于當今社會。

3 科學合理建立和保管博物館業(yè)務(wù)檔案的策略

當前，現(xiàn)代化的博物館業(yè)務(wù)檔案管理模式，是提高博物館為社會教育、公共文化服務(wù)、科研服務(wù)水平的重要手段。當務(wù)之急是增強管理意識、改進管理模式，改善博物館業(yè)務(wù)檔案的管理方式，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)勢和潛能，使業(yè)務(wù)檔案建設(shè)和管理走上規(guī)范化、標準化、信息化的軌道。具體措施如下：

3.1 建立健全業(yè)務(wù)檔案管理的制度

完善制度是業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)。只有建立完善業(yè)務(wù)檔案規(guī)章制度，博物館業(yè)務(wù)檔案工作的建設(shè)和發(fā)展才能做到有章可循，有規(guī)可遵，因此，結(jié)合本館實際，制定一套全面、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理制度。從檔案的收集整理、鑒定分級、分類定名、入庫排架、建檔編目、保存管理、統(tǒng)計檢索、利用編研、調(diào)撥注銷等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都建立嚴格的規(guī)章制度，同時在制度中還要明確藏品檔案的歸檔時間、范圍和手續(xù)等，還應(yīng)制定獎懲制度，提高檔案工作人員的積極性。真正做到制度健全、編目詳明、保管妥善的總體要求。

3.2 加強業(yè)務(wù)檔案建設(shè)投入力度

加強投入是業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的根本保障。業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工作，它需要一定的人力、物力做保障，更需要專業(yè)人員的不懈努力。一是要加大硬件設(shè)施投入。任何檔案建設(shè)和管理都離不開先進的技術(shù)設(shè)備，業(yè)務(wù)檔案涉及點多面廣，管理難度較大，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，更離不開先進的技術(shù)設(shè)備和高科技手段，因此加大對計算機、照相機、錄像機、掃描儀、高清打印機等數(shù)字化設(shè)施的配備，為博物館業(yè)務(wù)檔案管理模式的變革提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和根本保障。二是要開展業(yè)務(wù)培訓。使廣大業(yè)務(wù)檔案從業(yè)人員成為既具備文物藏品管理和檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握現(xiàn)代計算機信息管理技能、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展要求，逐步實現(xiàn)博物館業(yè)務(wù)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理目標。

3.3 實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化和標準化管理

制定標準是實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案科學管理的前提。目前博物館業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在建檔標準、管理要求的不統(tǒng)一，業(yè)務(wù)檔案的分類、卷名、歸檔范圍等沒有形成統(tǒng)一的標準，也就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)檔案管理的不規(guī)范。因此，制定出業(yè)務(wù)檔案管理工作的標準、統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案的組織建設(shè)是非常必要的，為業(yè)務(wù)檔案所涉及到的全部數(shù)據(jù)制定一套統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)標準和格式規(guī)范，以便建立博物館檔案管理工作的最佳秩序。只有這樣，才能保證業(yè)務(wù)檔案信息的準確性、真實性和完整性，才能充分發(fā)揮計算機管理對于業(yè)務(wù)檔案工作的積極作用。

3.4 更新業(yè)務(wù)檔案管理手段

更新管理手段是提高建檔速度和利用效果的有效途徑。以現(xiàn)有的業(yè)務(wù)檔案為基礎(chǔ)，借鑒國家檔案館檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，結(jié)合業(yè)務(wù)檔案種類繁雜、形式各異等特點，利用計算機建立“博物館業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)”，便可以把業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與利用工作有機地結(jié)合起來，該系統(tǒng)可以替代傳統(tǒng)的人工錄入、檢索，運用該系統(tǒng)可通過業(yè)務(wù)檔案的任一屬性進行快速查詢、復(fù)制，這樣既能減少工作量，提高建檔速度，也能使業(yè)務(wù)檔案的利用更加便利，有助于對業(yè)務(wù)檔案的科學管理和廣泛利用。一旦某件文物藏品因自然災(zāi)害、人為損壞、盜竊等極端情況遭到破壞或丟失，還可以通過這一全國聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，迅速檢索到最為詳實準確的第一手相關(guān)信息，為文物的修復(fù)和追索提供依據(jù)。

3.5 大力拓展和深化博物館信息服務(wù)工作

利用和開發(fā)業(yè)務(wù)檔案信息，有針對性地開展參觀者喜聞樂見的公共文化服務(wù)活動，滿足公眾對文物藏品信息的需求。編輯出版各類館藏文物精品集和文物鑒賞叢書，公開一些文物照片和碑文拓片，不僅可以為公眾提供信息查尋服務(wù)，還可以為編史修志提供信息服務(wù)，滿足廣大文物愛好者和游客等多方面的需求。利用業(yè)務(wù)檔案信息資源，定期舉辦面向社會的文博知識培訓班或講座，提高社會公眾的欣賞趣味和文物鑒賞能力，從根本上加大博物館信息服務(wù)的深度和力度，最大限度地滿足了公眾的文物藏品信息需求，另一方面又使博物館業(yè)務(wù)檔案信息資源在內(nèi)容、載體及信息開發(fā)上達到特色化、新穎化和多樣化。

總之，業(yè)務(wù)檔案在博物館有著舉足輕重的作用，它是博物館必不可少的組成部分。建好業(yè)務(wù)檔案，不僅能為博物館的社會文化服務(wù)工作的發(fā)展研究提供可靠的信息保障，也為擴大博物館的社會影響和提高社會效益發(fā)揮著重要的作用。因此，搞好博物館業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)，對博物館的創(chuàng)新發(fā)展和長期建設(shè)有著重要意義。

[1]楊曙紅.高校圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理研究[J].信息系統(tǒng)工程，2010（7）：45.

[2]吳蔚.博物館業(yè)務(wù)檔案管理工作初探[J].文物春秋，1997（2）：40-41.

[3]劉振陸.博物館業(yè)務(wù)檔案芻議[J].博物館研究，2010(1):28.

作者單位：河南博物院