基于移動數字終端的檔案信息服務探索與實踐

■楊劍云

基于移動數字終端的檔案信息服務探索與實踐

■楊劍云

文章針對移動數字終端與檔案信息服務融合進行SWTO分析，設計了基于移動數字終端的檔案信息服務體系架構，并提出了移動數字終端與檔案信息服務融合的良性發展戰略。

移動數字終端 檔案信息服務

隨著現代信息技術的發展，要求檔案信息服務方式與手段必須隨之變革，使深化檔案信息服務內涵、創新檔案信息服務方式等均可獲得技術應用平臺的支撐。將現代信息技術“嵌入”檔案信息服務的便捷、實用、可行途徑是將其與移動數字終端相融合。本文主要探討通過移動數字終端等現代信息技術手段、借助網絡環境，實現檔案機構與檔案利用者之間的即時互動交流的新型檔案信息服務方式，是網絡環境下檔案信息服務在移動數字技術領域融合發展的體現。將檔案信息服務與現代信息技術融合，以期達到拓寬檔案信息服務渠道、創新檔案信息服務方式、最大限度地滿足社會檔案信息需求的目的。

1 移動數字終端與檔案信息服務融合的SWTO分析

SWTO分析法即態勢分析法，是20世紀80年代初美國舊金山大學的管理學教授韋里克提出來的，用來確定企業自身的競爭優勢（strengths）、競爭劣勢（weaknesses）、機會（opportunities）和威脅挑戰（threats）的。依據SWTO分析法筆者認為移動數字終端與檔案信息服務融合的優勢、劣勢及機遇和挑戰主要表現有幾個方面，如下圖所示：

2 基于移動數字終端的檔案信息服務體系架構

鑒于目前對移動數字終端與檔案信息服務二者融合的“頂層設計”不足，筆者借鑒智能檔案館、數字檔案館已有的研究成果，主要依托物聯網技術、大數據、云計算等技術，借助平臺化的思維方式，設計了“基于移動數字終端的檔案信息服務體系構架”，充分提升檔案信息開發和服務能力。

數字檔案館的體系架構可以分為數據層、服務層、應用層（如圖1所示）。數據層以各個數字檔案館的資源數據庫為基礎，基于目錄數據庫、全文數據庫、管理過程庫、元數據庫等來實現各類服務。服務層由檔案工作者利用短信、微信、APP等方式實現數據資源的獲取、管理、組織、發布、推送等功能，可參考開發以下服務功能：（1）設置用戶注冊登錄頁面，可以在注冊后享受個人中心功能，體驗個性化檔案信息服務，包括預約查詢、檔案查詢、個人中心等功能。（2）根據檔案機構自身特色，設立地區大事記、歷史檔案老照片、深度閱讀、精品典藏類服務功能，弘揚區域歷史文化，增進網絡用戶對該地區的歷史內涵的了解，欣賞檔案機構推出的專題展覽。（3）設置視頻觀看區，以直觀的表現手法讓網絡用戶了解該機構的檔案信息資源。比如說，可以在APP上提供文件、視頻、課件三大功能，為想要了解檔案機構業務辦事服務流程的網絡用戶提供解答。（4）設立檔案資訊、辦事指南類功能區，支持網絡用戶的日常瀏覽需要，滿足休閑層面的網絡用戶服務需求。（5）檔案信息服務的重點就是能夠提供檔案信息服務途徑，在注冊后，要充分發揮移動端的優勢，及時進行恢復，最大程度的降低用戶等待時間。總之，檔案信息服務的開發、完善和推廣要根據用戶的需求建議不斷進行研究和調試。

通訊服務器為互聯網和移動互聯網的轉換提供平臺，資源數據通過移動互聯網傳輸至移動終端設備，即應用層。終端設備，即應用層。通過三層體系架構的搭建最終實現檔案數據資源在移動終端設備的利用。云計算為三層體系架構的搭建提供技術保障。移動終端設備操作系統存在不同的系統架構、接口和協議，使得移動數字檔案館服務體系還需整合不同信息資源、構建滿足不同操作系統接口協議、搭建跨系統的服務平臺。云計算以資源共享為目的，將計算任務分布在大量計算機構成的資源池上，使各種應用系統能夠根據需要獲取存儲空間和軟件服務，這種低成本高效能的計算技術，尤其適用于多層級（國家、省級、市級、區縣級等）、多種類（文書檔案、科技檔案、城建檔案、歷史檔案、民生檔案等）、多格式（文字、圖片、音視頻等）的檔案資源格局。運用云計算技術搭建移動數字檔案館云服務平臺不僅建設成本低、響應速度快，而且使利用者使用更加方便，能夠有效解決不同移動終端設備的服務集成問題。

圖1

3 基于移動數字終端的檔案信息服務良性發展戰略

3.1 制定政策法規，完善上層建筑

隨著移動數字終端越來越被廣泛的應用，不難發現無論是提供商的技術水平、管理手段，還是政策法規以及行業自身的標準，都可能對移動數字終端的信息資源的安全造成極大影響。目前我國沒有專門關于移動數字終端的國家層面上的政策法規。當務之急是要制定和推進一系列強有力的政策、規劃，為移動數字終端的檔案信息規范化建設保駕護航。國家層面，應由國家檔案局牽頭，與相關部委辦局協商合作制定發布相關政策法規。地方層面，地方政府和地方檔案行政管理部門在執行國家政策法規的基礎上，結合地方實際情況制定相關政策法規，切不可盲目開展相關建設。

各檔案館應該組織相關力量根據實際情況研究、制定關于移動數字終端應用所需要的準則和規范，形成一整套本行業的參考規范和應用標準。進而明確各方職責和權利，這也為知識產權保護提供有力保障。政府應敦促各檔案館嚴格遵守《檔案工作規范》和《檔案管理辦法》，構建適合移動數字終端環境下的檔案館服務體系，包含一套完整的、規范的體系和標準。進而有效規范檔案館的業務流程，科學配置各種檔案信息資源，合理整合網絡間間離散的信息資源，從而建立資源豐富、聯系廣泛的檔案信息數據庫。

3.2 強化安全管理，進行智慧監控

為了確保檔案館信息資源的安全儲存和管理。這對于云計算服務商和數字檔案館來說，需要采取安全有效的科學技術手段。對于服務商運用先進的虛擬化海量存儲技術來進行管理和存儲數據信息。通過對虛擬盤創建多個副本，來提高數據可用性和訪問性，以滿足“云”環境下的信息海量存儲需求；對于數字檔案館來說，需要自己對館藏各種數據信息進行及時并且全面的更新、維護、升級，從而保證數據長時間、安全的保留。要建立一個網絡安全保障體系，保證數據、平臺的安全以及各館際間業務部門的信息安全，包括“多層次的防火墻設備、網絡入侵檢測系統、網絡防毒軟件、密鑰技術等防范能力”，實現網絡應用系統的安全高效運轉；同時要構建一個良好的網絡設備的運行環境，如“有一個恒溫、恒濕、防靜電的機房環境，要具備防火、防潮、防水、防盜能力”，以適應云環境下的海量存儲網絡技術的發展。

3.3 資源共建共享，破解信息孤島

需要破解信息孤島，實現檔案館內部、檔案館之間、檔案館與政府機構、企業之間的資源共建與共享。通過整合通信網絡基礎設施，推進跨地區檔案館信息資源的縱向集合與檔案館內跨部門檔案信息資源的橫向集合。比如，以沈陽市為例，可以以沈陽市檔案信息資源為基礎，通過政務云平臺縱向連接各區縣（市）綜合檔案館，橫向連接各市級立檔單位和社會公眾，提供民生檔案跨館查閱和檔案開放等服務，逐步實現全市檔案信息資源的整合和共享利用。

3.4 以需求為導向，成果惠及人民

要堅持以需求為導向，立足社會公眾的民生檔案需求和個性化服務的需要、黨政機關和企事業單位的檔案業務與咨詢的需求，發揮檔案信息化對科學高效配置檔案信息資源的支撐和服務功能，從而不斷縮小社會群體間的“數字鴻溝”。堅持以人為本，在“為黨管檔、為國守史”的基礎上，切實做到“為民服務”。

綜上所述，在移動數字終端與檔案信息服務融合的建設中，建設條件是前提，建設原則是指導方向。各地檔案館要深入把握內涵，強化政府引導和支持作用，加強培訓工作人員和培養人才，求打破以往檔案機構在應用現代信息技術開展檔案信息服務過程中，對現代信息技術的認可面僅限于網絡傳媒渠道、導致“網站式在線服務”信息服務手段的現狀，立足現代信息技術發展與檔案信息服務工作實際，為實現檔案信息服務手段方法的創新奠定理論基礎和選擇技術路徑；打破傳統的檔案信息服務模式，利用新技術，搭建基于移動數字終端的檔案信息服務平臺，整合離散數據信息，形成內涵豐富的檔案信息資源數據庫，并使檔案信息服務更加直觀、生動、有趣，用戶更易于接受，滿足不同利用需求，提高檔案信息服務的社會滿意度。

注：本文系沈陽市社科聯項目SYSK2017-19-03構建移動數字終端的檔案信息服務模式助力“幸福沈陽”階段性研究成果，遼寧省檔案局科研項目“基于移動數字終端的檔案信息服務探索與研究”L-2017-R-6階段性研究成果。

作者單位：沈陽醫學院