采供血專業檔案管理中存在的問題和改進建議

金云霞/山東省血液中心

采供血機構承擔著采集與提供臨床用血的重要職責。在日常采供血工作中，采供血機構形成了數量龐大、體系完整的采供血專業檔案。這些檔案的內容十分豐富，主要包括獻血者基本信息、血液采集階段記錄、成分制備階段記錄、血液檢測階段記錄、血液儲存發放運輸階段記錄、采供血全程的質量控制記錄以及出現問題后的調查確認、結果分析和整改措施記錄。利用這些檔案記錄或數據，可以指導醫院科學編制用血計劃，可以對獻血人群結構進行研究、對成分血制備工藝進行改進、對輸血適應癥進行評估、對輸血不良反應以及處理等進行科學研究，可以編輯關于血液的科普書籍和宣傳資料，還可在維護涉血患者、獻血者和采供血機構的正當權益時提供憑證等。實踐表明，加強采供血專業檔案管理工作具有重要意義。

1 當前采供血專業檔案管理中存在的問題

一是對檔案管理重要性缺乏足夠認識。采供血機構對檔案管理的重要性缺乏足夠認識，沒有將檔案管理作為機構主要業務工作的重要組成部分，缺乏“依法治檔”意識，工作處于無章可循狀態。

二是開展工作缺乏行業標準和制度保障。由于國家層面沒有制定針對采供血專業檔案管理的行業標準，檔案行政管理部門缺乏頂層設計，因此采供血機構只能基于國家采供血業務質量管理規定，自行確定檔案歸檔范圍和保管期限，且機械地確定所有紙質檔案保管期限一律為十年；由于缺乏制度約束，工作中形成的大量電子文件被保存在業務系統中，沒有歸檔形成電子檔案，這些電子文件的安全性得不到保障；檔案行政管理部門對這部分檔案的監督管理和業務指導沒有跟進。總之，目前采供血機構檔案工作水平已經不能滿足機構業務工作發展需要，應加以改進。

三是缺乏人力保障與創新工作意識。采供血機構在檔案工作物質保障上投入力度不夠，忽視檔案人員隊伍建設，缺少檔案人員業務培訓，沒有為檔案人員提供職業規劃和上升渠道。此外，采供血機構普遍缺乏創新工作意識，大量有價值的檔案信息資源無法實現資源整合與開發利用。

2 加強采供血專業檔案管理的若干思考

一要充分認識采供血專業檔案工作的重要性與必要性。將采供血專業檔案管理作為采供血機構主要業務工作的重要組成部分，對工作開展專項部署、檢查、考核，逐步增加檔案工作在考核中所占的比重，不斷增強機構其他部門工作人員的檔案意識，營造開展檔案工作的良好氛圍。

二要在目前頂層設計缺失的情況之下，系統學習《檔案法》及其他檔案工作法律法規，加強依法管理采供血專業檔案的意識。采供血機構要立足國家采供血業務質量管理規定并結合本單位、本地區實際情況，邀請檔案部門共同制定采供血專業檔案工作規章制度，明確要求檔案工作應嚴格按照規章制度進行，并制定獎懲機制，確保制度落實；在開展無償獻血宣傳工作時，積極宣傳《檔案法》及本單位制定的采供血業務檔案工作規章，提升社會檔案意識，鼓勵引導公眾關注和利用采供血檔案，充分發揮這些檔案的價值。

三要加強檔案人員隊伍建設。采供血機構要確保檔案人員掌握扎實的檔案業務知識和相關專業技能，了解采供血業務工作流程和相關業務知識。機構應選派技術過硬、責任心強的人員從事檔案工作，在上崗前組織他們參加崗前培訓，工作后定期組織他們參加業務培訓和再教育；要確保檔案人員的穩定性，為檔案人員制定工作規劃并提供上升渠道，激發檔案人員的職業榮譽感。機構還應嚴格落實檔案工作考評機制，倒逼檔案人員提升業務能力、創新工作方式方法，提升檔案工作效益。

四要著力提升電子檔案管理與利用水平。目前電子檔案管理是采供血專業檔案工作中的一塊短板，采供血機構需要在當地檔案行政管理部門的指導下，及時制定實施機構電子檔案管理規范。以山東省為例，針對省內采供血專業檔案資源存在“信息孤島”現象，可建立省級采供血專業檔案大數據中心，鼓勵省內采供血機構加入，逐步匯聚省內采供血專業檔案資源，面向全省乃至全國提供利用，實現采供血專業檔案的統一管理與開發利用。