王 瑾 /杭州市西湖區(qū)西溪街道檔案室
重大活動(dòng)基層散存檔案,指基層在圍繞重大活動(dòng)開展的一系列服務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的檔案材料。“散存”的含義有二:一是由于檔案形成主體分散,這部分檔案往往分散保存在形成單位、形成個(gè)人手中;二是因種種原因,檔案沒有被移交到綜合檔案館實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。重大活動(dòng)基層散存檔案,真實(shí)反映了基層服務(wù)重大活動(dòng)開展的方方面面,從基層視角展現(xiàn)了重大活動(dòng)開展情況,是對(duì)重大活動(dòng)檔案資料的有益補(bǔ)充,具有重要的保存價(jià)值,應(yīng)當(dāng)收集并統(tǒng)一保管。
一是保存價(jià)值。2016年G20杭州峰會(huì)是我國(guó)主辦的一次重要國(guó)際盛會(huì),承辦峰會(huì)是黨中央賦予杭州的一項(xiàng)重大政治任務(wù),也是杭州發(fā)展的重大歷史機(jī)遇。G20杭州峰會(huì)舉辦過程中,杭州作為承辦城市做了大量工作,城區(qū)各街道、社區(qū)圍繞峰會(huì)舉辦了志愿服務(wù)、安全保障、文明宣傳、環(huán)境保護(hù)等活動(dòng),這些活動(dòng)是峰會(huì)工作的重要組成部分,期間形成的檔案資料與實(shí)物材料都屬于重大活動(dòng)基層散存檔案,這些檔案雖不在國(guó)際峰會(huì)杭州市籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室所列的檔案歸檔范圍之中,但具有重要的保存價(jià)值。
二是宣傳價(jià)值。在籌備及舉辦峰會(huì)期間,西溪街道圍繞峰會(huì)舉辦了豐富的活動(dòng),產(chǎn)生了活動(dòng)橫幅、宣傳標(biāo)語(yǔ)、宣傳手冊(cè)、活動(dòng)方案以及與峰會(huì)相關(guān)的書畫、手工作品等實(shí)物材料。這些實(shí)物材料既記錄了西溪街道保障峰會(huì)召開的點(diǎn)點(diǎn)滴滴、體現(xiàn)了杭州市民積極參與峰會(huì)的高度熱情,也從多方面和多角度對(duì)峰會(huì)的背景知識(shí)進(jìn)行了宣傳、對(duì)杭州的歷史文化進(jìn)行了宣傳。一項(xiàng)重大活動(dòng)結(jié)束后,開展相關(guān)編研或展覽會(huì)大量用到基層散存檔案資料,這些檔案能夠?yàn)榫幯信c展覽提供多樣化宣傳與展示視角,發(fā)揮著不可或缺的作用。
第一,這部分檔案來源廣泛且分散,檔案產(chǎn)生于服務(wù)重大活動(dòng)的不同基層單位和眾多基層群眾,檔案的內(nèi)容豐富、載體多樣,收集工作涉及的范圍廣、環(huán)節(jié)多、情況復(fù)雜,開展收集工作有較大難度。第二,基層單位或個(gè)人服務(wù)工作大多是臨時(shí)性的,工作時(shí)效性較強(qiáng),一般工作結(jié)束后相關(guān)人員就撤離現(xiàn)場(chǎng),這就需要單位檔案人員主動(dòng)及時(shí)地參與到工作中,對(duì)工作開展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的記錄。第三,基層單位檔案人員大多是兼職的,本職工作任務(wù)繁忙,無法全心全意投入到檔案工作中,沒有更多精力提升檔案工作業(yè)務(wù)技能,對(duì)檔案收集往往只關(guān)注紙質(zhì)文書檔案,對(duì)于其他載體的檔案,特別是實(shí)物材料收集不夠重視。
針對(duì)存在的問題,須采取以下有針對(duì)性的改進(jìn)措施:一是加強(qiáng)對(duì)基層檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在開展重大活動(dòng)之前,檔案管理部門應(yīng)組織基層單位檔案人員參加專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),了解重大活動(dòng)檔案收集方法,明確工作重點(diǎn)與難點(diǎn),培訓(xùn)專業(yè)知識(shí)和技能。檔案管理部門要面向基層群眾加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳,增強(qiáng)群眾檔案意識(shí),引導(dǎo)群眾在參與和服務(wù)重大活動(dòng)時(shí)自覺形成相關(guān)資料并妥善加以保存。二是建立完善檔案收集工作制度?;鶎訂挝豁毟鶕?jù)實(shí)際制訂行之有效的檔案收集制度,在單位內(nèi)做好宣傳工作,爭(zhēng)取單位工作人員支持檔案收集工作,特別要爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,著力落實(shí)開展收集工作所需的人、財(cái)、物保障。在重大活動(dòng)開展期間,單位檔案人員應(yīng)當(dāng)參與進(jìn)來,提前對(duì)檔案收集工作提出具體明確的要求,在工作中對(duì)相關(guān)內(nèi)容及時(shí)記錄,工作結(jié)束后及時(shí)收集其他工作人員形成的資料,確保檔案的齊全和完整。三是征集特定區(qū)域內(nèi)個(gè)人形成的檔案?;鶎訂挝豢擅嫦蛱囟▍^(qū)域征集個(gè)人服務(wù)重大活動(dòng)所形成的檔案資料,并對(duì)主動(dòng)捐獻(xiàn)檔案資料的居民進(jìn)行表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。四是在重大活動(dòng)結(jié)束后,通過舉辦展覽的方式系統(tǒng)展示本單位所收集檔案資料的成效,體現(xiàn)檔案工作成效,擴(kuò)大檔案工作影響。