協同管理視角下高校電子文件管理研究

陳偉斌/福州大學檔案館

高校電子文件管理是高校檔案管理的重要內容，為了改變以往高校電子文件管理“各自為政、組織松散”的現狀，必須綜合運用電子文件“前端控制”和“全程管理”的思想，對高校電子文件形成、流轉和歸檔部門進行統一管理，建立科學有效的協同管理模式。

1 高校電子文件協同管理的重要性和必要性

協同理論最早由聯邦德國斯圖加特大學哈肯教授提出，指通過協調不同系統或者組織間的資源和功能，使它們行動一致地完成某一任務或者目標，以期實現協同效應。高校電子文件協同管理不僅涉及部門與部門之間的協作，也包括業務系統之間和數據資源之間的銜接和共享，協同管理對于高校電子文件科學管理具有重要意義。

1.1 協同管理是保證高校電子文件管理質量的內在要求

電子文件生命周期理論和文件連續體理論認為，電子文件演化為電子檔案是一個連續和銜接的過程，電子文件管理應該延伸到電子文件的產生和創建領域。高校電子文件在形成、流轉及歸檔等環節都需要由業務部門和相關責任人提前介入控制，各個業務部門和檔案部門之間的協同水平和協作程度，將直接影響到高校電子文件的管理質量。因此，開展高校電子文件協同管理不僅符合電子文件管理的客觀規律，更是高校電子文件管理的內在要求。

1.2 協同管理是提高高校電子文件管理效率的有效手段

當前高校電子文件數量龐大、管理流程復雜，除了OA辦公系統形成的大量電子公文之外，還有教務、科研、財務、基建等業務系統產生的海量電子數據，這些高校電子文件的形成、流轉、采集、歸檔和利用過程涉及眾多業務部門，只有部門之間協同配合，彌補工作的不足之處，才能切實提高高校電子文件的管理效率，減少許多不必要的重復勞動，從而節省工作時間和提高工作效率[1]。

1.3 協同管理是提升高校電子文件管理水平的必然趨勢

隨著高校電子文件數量的日益激增，以往高校電子文件管理的工作模式，已經不能滿足新時期的工作需求。只有構建有效的高校電子文件協同管理機制，推動高校各個業務部門之間相互協作，實現各個業務系統之間信息交流與共享，才能更好地迎合和適應高校電子文件管理的發展趨勢，不僅可以減少或消除高校電子文件管理過程中的各種安全風險，也可以對高校電子文件的管理流程進行全程梳理和改進優化，是提升高校電子文件管理水平的必由之路。

2 高校電子文件協同管理存在的問題

2.1 協同管理目標缺乏一致性的共識

高校電子文件形成部門管理的目標在于利用電子文件更方便快捷地完成工作，而檔案部門管理的目標則在于確保高校電子文件的內容信息、背景信息和結構信息齊全完整，以及電子文件存儲格式滿足長期保管的要求[2]。高校電子文件管理的出發點和所涉部門的利益不同，因此協同管理缺乏一致性目標，直接影響到業務部門與檔案部門相互協同的積極性。

2.2 協同管理技術存在銜接上的差距

高校電子文件管理很大程度上依賴軟硬件系統技術的支撐，需要軟件系統之間能夠實現電子文件數據的兼容和共享。但是，由于高校文件形成部門、信息技術部門和檔案部門之間相互獨立，不同部門使用不同業務系統的情況時有發生，導致系統平臺之間不能兼容數據或者數據無法銜接[3]；加之業務部門軟件系統經常升級或更換，容易產生電子文件數據丟失或者難以讀取的問題，給高校電子文件在線歸檔和長期保存帶來許多技術困難。

2.3 協同管理的整體規劃不完善

由于絕大多數的高校業務系統都不具備電子文件歸檔功能，要彌補這一缺陷就必須系統升級或者開發接口，這就需要相應地增加資金投入，而在制定高校電子文件管理規劃時，往往只規劃了檔案管理系統的建設費用，業務系統與檔案系統接口開發建設費用以及業務系統電子文件質量控制和保障費用沒有專門規劃，協同管理整體規劃不完善，影響協同管理的整體進程。

2.4 協同管理制度有待進一步細化

現有的教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》對于高校電子文件管理要求的規定較為籠統，缺乏對電子文件管理程序性機制的規定，開展協同管理有待各高校制定出操作性強的實施細則。例如，高校電子文件管理聯席會議的運作制度缺失，聯席會議的參加成員、召開時間、召開條件、議題確定程序和討論程序等都沒有相應規定。

3 加強高校電子文件協同管理的對策

3.1 提高認識，實現目標協同

要充分提高學校領導和有關業務部門的思想認識，明確以“電子文件共享和利用”作為高校電子文件管理工作的出發點和落腳點，加強高校電子文件管理的統籌規劃和頂層設計，在管理工作過程中融入協同思想，并明確高校電子文件協同管理的重要性和現實意義；以建立“高校電子文件共建共享大平臺”為統一目標，實現各部門、各系統之間電子文件信息資源的有效整合，并對電子文件形成部門、檔案管理部門和信息技術部門進行功能整合和結構調整，充分滿足各部門電子文件利用需求，實現以共識和共贏為基礎的目標協同。

3.2 搭建平臺，推進技術協同

為有效解決高校電子文件管理系統不兼容的難題，可依據學校實際情況，采取以下兩種方案：一是由學校信息技術部門負責、各個業務部門相互協作，搭建全校統一的信息共享平臺，將學校各個業務系統統一整合在共享平臺上，由各個業務系統直接上傳電子文件數據，再由信息技術部門通過共享平臺的數據推送渠道，對電子文件進行統一歸檔。二是由學校檔案管理部門負責、各個業務部門配合，檔案部門和業務部門協同開發業務管理系統的歸檔功能，對學校業務系統的歸檔功能進行科學規劃，共同開發電子文件歸檔管理的數據接口，實現電子文件無縫銜接，提升業務系統電子文件的資源流動性和功能拓展性，從而更好地實現電子文件的歸檔和共享。但是，不管采取哪一種方案，都需要檔案部門、技術部門和業務部門之間密切協作，定期對電子文件管理系統的功能、運行狀態以及電子文件的歸檔格式、歸檔內容和歸檔要求等各項指標進行跟蹤反饋，同時針對電子文件管理的不足之處提出改進建議并加以落實。

3.3 整合資源，完善保障協同

《電子文件管理暫行辦法》明確規定“各級財政部門應當為電子文件管理工作提供資金保障”。因此，要確保高校電子文件協同管理的有效性，檔案部門應當積極爭取學校對電子文件管理所需的資金、設備、技術資源等的支持。一方面，檔案部門可建議學校將電子文件管理納入學校數字化校園建設統一規劃之中，制定電子文件管理專項子規劃，力求從學校層面統一規劃電子文件管理，以獲得更多的人財物保障；另一方面，檔案部門應認真梳理工作需求，并制定電子文件管理長期規劃，向學校財務部門爭取開展電子文件管理的專項資金，用于貼補電子文件形成部門在接口開發、質量控制和安全保障等工作中的所需經費，提高業務部門與檔案部門進行協同管理的積極性。

3.4 相互溝通，形成流程協同

高校電子文件的形成、流轉、歸檔等各個管理階段，都需要業務部門與檔案部門的密切配合和共同協作。只有不斷加強二者之間的相互溝通，及時分析并幫助解決業務部門在協同管理過程中出現的問題，理順高校電子文件管理的工作流程，明確業務部門與檔案部門之間的職責關系，建立有效的協作機制，積極爭取業務部門對電子文件管理工作的支持和配合，才能在協商和共識的基礎上共同加強高校電子文件的協同管理。同時，高校應該明確各個部門電子文件管理的崗位職能和工作考核指標，建立高校電子文件形成部門、檔案部門和信息技術部門的電子文件協同管理考核體系，定期對電子文件管理情況展開量化考核，并將考核結果納入對相關工作人員的年度考評之中，集中體現業務部門人員在電子文件協同管理中的價值。

3.5 建章立制，強化制度協同

高校需要制定并完善高校電子文件協同管理工作的管理制度、工作機制、標準規范，確保工作的制度化、常態化和規范化。一方面，根據《電子文件管理暫行辦法》《高等學校檔案管理辦法》等，結合國家檔案局、國家教育部和上級有關部門電子文件歸檔的管理標準和行業要求，制定并完善科學規范的高校電子文件管理制度和管理辦法，明確各個部門在高校電子文件形成、保存、移交、保管和利用等環節的具體內容、管理要求和權利職責；另一方面，要建立高校電子文件管理聯席會議制度，并明確聯席會議的機構職責、職能分工和運行制度等，以統籌規劃高校電子文件管理工作，保障高校電子文件協同管理機制的有效運行。

注釋與參考文獻：

[1]畢建新,張照余.基于協同理論的高校電子文件管理模式研究[J].檔案學研究,2013(5):42-45.

[2]聶勇浩,陳俊恬.部門間協同視角下的電子文件管理[J].中國檔案,2013(8):56-57.

[3]李玉芬.基于協同理念的電子文件管理策略研究[J].北京檔案,2015(5):34-36.