浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國(guó)發(fā)〔2016〕51號(hào)）、《中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》和《國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）等規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本省縣級(jí)以上行政機(jī)關(guān)或其他法律法規(guī)授權(quán)、受委托行使行政職能的組織（以下統(tǒng)稱行政機(jī)關(guān)）在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上的電子文件管理，適用本辦法。

第三條 本辦法所稱的電子文件，是指行政機(jī)關(guān)通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行使行政權(quán)力事項(xiàng)，履行公共服務(wù)、行政監(jiān)管等職能活動(dòng)中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等不同形式的電子信息記錄。

本辦法所稱的電子文件管理，是指行政機(jī)關(guān)對(duì)在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)的電子文件進(jìn)行管理的活動(dòng)。

第四條 在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上辦結(jié)歸檔的電子文件是行政機(jī)關(guān)依法履行職能的重要憑證，是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分。浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一規(guī)劃。將電子文件管理工作納入浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)總體規(guī)劃，實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、流程等進(jìn)行規(guī)范管理。

（二）全程管理。浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)實(shí)行全過程管理，確保電子文件運(yùn)行實(shí)現(xiàn)連續(xù)性、安全性、可控性。

（三）高效服務(wù)。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等渠道提供分層次、分類別的共享利用。

（四）確保安全。采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件真實(shí)、完整、有效和安全。

第五條 浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理職責(zé)分工：

（一）省政府辦公廳負(fù)責(zé)全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決有關(guān)重大問題，督促檢查各市、縣（市、區(qū)）政府和行政機(jī)關(guān)工作落實(shí)情況。省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)同省檔案行政主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作。

各市、縣（市、區(qū)）政府負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作，督促檢查本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作。

各級(jí)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作，提供相應(yīng)技術(shù)支持和服務(wù)。

（二）行政機(jī)關(guān)按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等工作。

（三）省檔案局負(fù)責(zé)會(huì)同有關(guān)部門制定浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、流程等規(guī)范，開展對(duì)全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的培訓(xùn)和檢查評(píng)估；各級(jí)檔案行政主管部門依照職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)建設(shè)本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件統(tǒng)一平臺(tái)，促進(jìn)電子文件接收歸檔、長(zhǎng)久保存和共享利用。

第二章 形成與辦理

第六條 各級(jí)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定，建設(shè)和完善各級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、數(shù)據(jù)交換等基本功能模塊，并實(shí)現(xiàn)安全、可靠、有效運(yùn)行。

行政機(jī)關(guān)在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)外自行建設(shè)的、與浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)以數(shù)據(jù)交換方式連接的電子政務(wù)系統(tǒng)，其功能需求、辦理流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)與浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)相銜接，并按規(guī)定向浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)匯交電子文件。

第七條 行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照機(jī)構(gòu)編制部門審核公布的行政權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)事項(xiàng)目錄和運(yùn)行流程等要求，對(duì)本單位在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上辦理事項(xiàng)的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效、安全。

第八條 在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上申請(qǐng)、受理、辦理、辦結(jié)、送達(dá)等辦理事項(xiàng)過程中形成、獲取的電子文件，應(yīng)當(dāng)采用符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件存儲(chǔ)格式，并根據(jù)信息化發(fā)展的需要，動(dòng)態(tài)調(diào)整相應(yīng)的文件存儲(chǔ)格式和技術(shù)支撐，確保能夠被長(zhǎng)期有效讀取。

第九條 浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理等過程，一般采用網(wǎng)上在線運(yùn)行方式，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。采用網(wǎng)上在線運(yùn)行方式的，應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)對(duì)電子文件的原件形式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

行政機(jī)關(guān)通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦結(jié)歸檔的加蓋可靠電子印章的文書類、證照類等電子文件，與紙質(zhì)文書具有同等法律效力。

第十條 浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件形成、辦理、歸檔等過程中，應(yīng)當(dāng)按照《浙江省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)浙江省人民政府電子印章管理暫行辦法和浙江省政府系統(tǒng)電子公文傳輸管理暫行辦法的通知》（浙政辦發(fā)〔2016〕119號(hào)）規(guī)定和其他相關(guān)技術(shù)、管理和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，并采用時(shí)間戳、日志、備份等可靠技術(shù)保障措施，確保其信息真實(shí)、內(nèi)容完整、可靠安全并形成記錄。

第三章 歸檔與移交

第十一條 行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，制定本單位浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的歸檔范圍和保管期限要求，并報(bào)同級(jí)檔案行政主管部門審核確定。

對(duì)屬于歸檔范圍的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依據(jù)省有關(guān)規(guī)定，標(biāo)明其可共享利用的范圍及條件。

浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般按辦理事項(xiàng)確定保管期限；對(duì)于憑證性電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需要的追溯年限。

第十二條 行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行并具有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)進(jìn)行歸檔，定期導(dǎo)入相應(yīng)的電子文件管理系統(tǒng)，并由本單位檔案部門負(fù)責(zé)管理。

浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行歸檔管理；對(duì)于行政執(zhí)法類電子文件，其歸檔材料整理參照《浙江省人民政府法制辦公室關(guān)于印發(fā)浙江省行政執(zhí)法案卷評(píng)查工作辦法（試行）等相關(guān)工作制度的通知》（浙府法發(fā)〔2015〕17號(hào)）要求執(zhí)行。

第十三條 歸檔的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件應(yīng)當(dāng)滿足可長(zhǎng)期保存的要求，各級(jí)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)技術(shù)指導(dǎo)和服務(wù)保障，確保電子文件在脫離浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔后能夠被正確讀取和使用。

文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的歸檔格式，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行；在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上以數(shù)據(jù)庫(kù)信息臨時(shí)抽取組合方式顯示的電子文件，歸檔時(shí)以PDF、OFD、XML、HTML等通用格式保存；根據(jù)信息化發(fā)展的需要，由省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)同省檔案行政主管部門動(dòng)態(tài)確定相應(yīng)通用格式后公布施行。以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，歸檔時(shí)需下載保存原發(fā)布單位的實(shí)際電子文件。

第十四條 浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔采取實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔相結(jié)合的方式。浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成、辦理等人員應(yīng)在電子文件辦結(jié)后實(shí)時(shí)歸檔，并按國(guó)家有關(guān)規(guī)定向本單位檔案部門定期報(bào)送歸檔。

第十五條 行政機(jī)關(guān)一般應(yīng)通過本級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子文件統(tǒng)一平臺(tái)，對(duì)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦結(jié)的電子文件進(jìn)行歸檔移交和集中管理，并按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范做好分類、整理、存儲(chǔ)、封裝、鑒定、檢測(cè)等工作。行政機(jī)關(guān)自行開發(fā)的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，功能需求應(yīng)符合同級(jí)檔案行政主管部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并做好與本級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子文件統(tǒng)一平臺(tái)的技術(shù)對(duì)接。

浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔、移交、保管、利用等具體業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和功能需求，由省檔案局另行制定發(fā)布。

第十六條 對(duì)屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔電子文件，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求，自形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)有特殊要求的電子檔案，經(jīng)同級(jí)檔案行政主管部門同意，可適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間；對(duì)涉密電子檔案的移交時(shí)間，按保密管理有關(guān)規(guī)定和程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后另行實(shí)施。經(jīng)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館同意，行政機(jī)關(guān)可在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件向本單位檔案部門實(shí)時(shí)和定期歸檔的同時(shí)，開展移交進(jìn)館工作，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理移交進(jìn)館手續(xù)。

第四章 安全保管與共享利用

第十七條 行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件安全保管各項(xiàng)規(guī)章制度，按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)建立安全防護(hù)體系，配備必要的信息安全設(shè)施設(shè)備，推進(jìn)數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上辦結(jié)歸檔的電子文件的安全保管，嚴(yán)格按照《浙江省檔案登記備份管理辦法》（省政府令第306號(hào)）要求開展檔案登記備份工作，并做好日常檢查、遷移、鑒定、到期銷毀等工作。

第十八條 行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》（國(guó)務(wù)院令第492號(hào)）和檔案、保密、信息安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等法律法規(guī)規(guī)定，認(rèn)真履行信息公開的主體責(zé)任，做好浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔電子文件的信息公開、開放鑒定等工作，保證電子文件得到方便快捷的共享利用。

第十九條 在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成的電子文件堅(jiān)持以共享利用為常態(tài)、以不共享利用為例外的原則。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照辦理事項(xiàng)，對(duì)本單位在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上形成的電子文件進(jìn)行逐項(xiàng)梳理，按照省有關(guān)規(guī)定，明確其共享利用的范圍和條件。

屬于共享利用范圍的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，未經(jīng)省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)同意，不得擅自對(duì)原共享利用范圍作出限制性規(guī)定或變更屬性。

第二十條 對(duì)屬于共享利用范圍的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法的通知》和浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法有關(guān)規(guī)定，拓寬利用渠道，促進(jìn)共享利用。

行政機(jī)關(guān)已移交進(jìn)館的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件，由各級(jí)國(guó)家綜合檔案館根據(jù)確定的共享利用范圍和屬性，通過電子文件統(tǒng)一平臺(tái)或其他渠道提供共享利用。

第五章 考核與監(jiān)督

第二十一條 行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定本單位浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的各項(xiàng)制度規(guī)定和責(zé)任分工，確保責(zé)任到崗到人。

第二十二條 加強(qiáng)對(duì)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的考核監(jiān)督，各級(jí)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)同檔案行政主管部門組織開展工作檢查，對(duì)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作進(jìn)行評(píng)估和通報(bào)。考核結(jié)果作為安排行政機(jī)關(guān)信息化建設(shè)項(xiàng)目和部門預(yù)算的重要依據(jù)。

第六章 附則

第二十三條 各市、縣（市、區(qū)）政府可根據(jù)本辦法，制定本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作實(shí)施辦法。

第二十四條 本省鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府（街道辦事處）以及具有公共管理和服務(wù)職能的公共企事業(yè)單位通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)形成的電子文件的管理，參照本辦法執(zhí)行。

第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。