加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力的思考

文/馬亞妮

加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力的思考

文/馬亞妮

“環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境保護管理工作順利開展的基礎，具有十分重要的參考價值和實用價值。文章梳理了環(huán)境監(jiān)測檔案的發(fā)展現(xiàn)狀及常見問題，并提出了加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理的一些措施和建議，能夠更好的促進環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的提升”

環(huán)境保護檔案是在環(huán)境管理和環(huán)境監(jiān)測活動中形成并歸檔的科學技術文件材料，主要包括環(huán)境保護法規(guī)文件，規(guī)劃、標準、監(jiān)督和污染事件仲裁文件等等。其中，環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境保護檔案管理工作中一個重要組成部分，強化環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作，提升環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力，對于更好地體現(xiàn)監(jiān)測檔案的實際價值有著十分重要的意義。

一、環(huán)境監(jiān)測檔案發(fā)展現(xiàn)狀

環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境保護立法、規(guī)劃以及決策的依據(jù)，全面強化環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力，可以有效促進環(huán)境監(jiān)測工作再上新臺階。雖然我國環(huán)境監(jiān)測工作起步較晚，但是隨著政府、企事業(yè)以及個人對環(huán)境監(jiān)測重要性認識不斷提高，環(huán)境監(jiān)測檔案管理呈現(xiàn)出快速發(fā)展的勢頭。

1.環(huán)境監(jiān)測檔案需求的變化

隨著社會經濟發(fā)展、人們生活水平提升以及環(huán)保意識的不斷增強，環(huán)境監(jiān)測檔案的需求也逐步提高，不再是簡單的提供幾個數(shù)據(jù)或者幾張圖紙，而是要全面打破時間、地域的限制，能夠系統(tǒng)地、完整地保存環(huán)境監(jiān)測檔案信息，及時、準確地向第三方提供所需的檔案信息。既可以滿足相關機構、企業(yè)的使用，也能夠滿足政府的規(guī)劃和決策，進一步體現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的實用價值。

2.環(huán)境監(jiān)測檔案載體的變化

傳統(tǒng)的紙質檔案種類繁多，占用空間大，查閱速度慢，不具備遠程調閱功能，存在一定的弊端。因此，磁盤、光盤等新型電子檔案載體應運而生，并且很快開始大面積應用，逐漸成為當今社會上檔案貯存的主要形式。環(huán)保單位可以在局域網中完成內部文件的起草、簽發(fā)等工作過程，對于大氣、水源的網絡在線監(jiān)測技術也已成熟使用，獲取的大量原始數(shù)據(jù)直接從網絡上完成傳遞后并進行歸檔。電子檔案將成為現(xiàn)在甚至未來一段時間里檔案的主流應用載體。

二、存在問題

1.檔案管理人員業(yè)務水平無法滿足檔案管理發(fā)展需求

隨著環(huán)境監(jiān)測工作的深入開展，傳統(tǒng)的檔案管理已難以適應形勢發(fā)展的需求，因此對環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員隊伍的專業(yè)素質和業(yè)務能力提出更高的要求。但是，多數(shù)環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員學歷不高，也不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，很少接受專業(yè)的檔案管理培訓。缺乏系統(tǒng)掌握環(huán)境監(jiān)測檔案以及信息技術管理的復合型人才，無法實現(xiàn)標準化、精準化的檔案管理要求，更談不上對環(huán)境監(jiān)測檔案的開發(fā)和利用。

2.電子化檔案管理工作進展滯后

一是環(huán)境監(jiān)測單位的檔案管理人員年齡偏大，思想觀念落后，依然習慣性使用傳統(tǒng)手工操作方式，采用紙質版進行檔案資料收集歸檔，對檔案管理工作的電子化缺乏足夠認識，沒有有效應用電子化檔案管理系統(tǒng)。二是電子文檔跟紙質檔案在保管方式上有所不同，它通過計算機、通信網絡、圖文掃描等先進技術產生的電子文件信息進行統(tǒng)一的虛擬化儲存管理，其原始文檔容易遭到刪除、篡改和復制等外力破壞，進而影響檔案信息的準確性和真實性。三是隨著信息技術的快速發(fā)展以及環(huán)境監(jiān)測檔案信息的進一步開放，電子檔案系統(tǒng)面臨著黑客攻擊、病毒感染等一系列威脅，而在接入互聯(lián)網時遭受的非法訪問更是不計其數(shù)，甚至會發(fā)生由于重要信息數(shù)據(jù)丟失而引發(fā)的重大社會事件。因此，電子化檔案管理的安全問題不容小視。

三、措施及建議

1.提升檔案管理人員的業(yè)務素質

一是檔案管理人員切實提高思想認識，樹立愛崗敬業(yè)、盡職盡責的工作精神，自覺養(yǎng)成良好的政治素質和職業(yè)道德，推動環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作全面發(fā)展。二是優(yōu)先選用相關專業(yè)的人員從事檔案管理工作，通過集中培訓或在職深造、交流學習等各種形式提升現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務水平，讓所有人員都能夠熟練掌握環(huán)境監(jiān)測專業(yè)知識和檔案管理中的實際操作技能，力爭做到理論跟實踐相結合。三是加強檔案管理人員的技能職稱考核，建立常態(tài)化的獎勵機制，激發(fā)員工工作活力，全面提升環(huán)境監(jiān)測檔案專業(yè)的人才當量，努力打造能力強、業(yè)務精、素質高的檔案專業(yè)隊伍，以適應環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的快速發(fā)展。四是緊跟時代的步伐，伴隨著檔案管理由紙質化向電子化的逐漸轉變，環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員要從傳統(tǒng)檔案管理中解脫出來，主動進行計算機、通信網絡以及電子檔案系統(tǒng)的學習，充分發(fā)揮信息網絡的優(yōu)勢，進一步提升檔案管理效率。

2.全面實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案管理電子化

環(huán)境監(jiān)測檔案主要有數(shù)據(jù)量大、覆蓋面廣、數(shù)據(jù)聯(lián)系緊密等特征，傳統(tǒng)的紙質檔案已難以滿足工作需求，采用計算機對檔案進行管理的新技術應運而生，它能夠打破檔案管理中時間和地域的限制，進一步實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的開放管理，從而達到檔案資源的合理配置。同時，它可以將檔案協(xié)同辦公、在線監(jiān)測和檔案管理有機結合在一起，既可以提高環(huán)境監(jiān)測檔案資料查閱速度，又可以利用計算機儲存容量大、運算速度快和邏輯判別精準的功能，根據(jù)不同需求對現(xiàn)存檔案從各個方面、角度進行綜合分析，并且環(huán)境監(jiān)測檔案信息的提取、利用將會更加便捷。

3.強化電子文檔的安全和技術管理

一是組織檔案管理人員以及網絡技術人員，定期對電子檔案的軟硬件進行安全性檢查以及必要的維護，包括電子文件的完整性、可讀性，是否存在漏洞或感染病毒等，可以及時發(fā)現(xiàn)并消除存在的安全隱患，確保電子文件檔案的保存完好。二是應用一些先進的安全技術措施，例如簽署技術、防火墻、身份驗證、防寫措施等，有效避免黑客侵入、病毒感染等造成的危害，確保電子文件檔案的安全性和完整性。三是做好電子文件檔案載體的物理保護，要合理控制檔案室內溫濕度，對光線、灰塵、有害生物采取必要的防范措施。四是電子文件檔案在保管、使用時，要避開磁場以及電場，可以選用鎳合金等制成的防磁金屬柜，但是不得選用鐵制盒子。

總之，環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構在活動中直接形成的歷史記錄，能夠為社會環(huán)境污染治理、改善人類居住環(huán)境提供重要依據(jù)。檔案管理人員應切實增強服務意識和大局意識，全面提高自身業(yè)務能力，確保檔案信息的完整性、準確性。同時，進一步做好檔案管理工作，能夠充分發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案在我國環(huán)保管理和經濟建設中的作用。

（作者單位：榆林市環(huán)境監(jiān)測總站）