企業檔案管理改進策略探討

文/舒明磊

企業檔案管理改進策略探討

文/舒明磊

企業檔案是產生于企業生產、經營與管理活動過程中，經過收集、整理等過程形成的以多種形式存在的具有一定價值的文件資料。在當前的知識和信息時代下，企業檔案就是企業一種無形的資產，是企業發展的重要資源，同時也對企業的各項決策起著重要參考價值。

目前，很多企業對其檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，在檔案管理中存在著諸多的問題，急需對其進行加強和改進。

一、企業檔案管理現狀

1.數字化水平有待提高

當前信息化技術已經在企業管理中被廣泛運用，但數字化的檔案管理數據庫和共享平臺還處在襁褓階段，對檔案的信息的整合和利用水平較差；電子檔案方面沒有一套完整、科學、合理的管理規范和標準。在管理系統的設計方面也存在一定的漏洞，整體管理質量不高。

2.缺乏有效和妥善管理

企業的各項資料管理較分散。在公司的項目完成后，產生的大量文件都是分散在各形成的部門中，沒有進行及時歸檔，致使檔案的實體分散，整體信息不全。還有一些企業人員甚至將這些項目資料當做個人所屬材料，進行個人保管，不利于內部人員知識的共享和交流。并隨著企業人才的調離和流失，使得企業信息資源，產生一定程度的斷層和流失。

3.檔案管理人員素質有待提高

對于檔案管理工作的認識，很多企業以及員工都存在一定的不足，認為檔案管理是技術含量低、工作內容簡單的保管性質的工作，在企業管理中無足輕重，無法為企業帶來經濟效益。

有些企業基于這種認知，就將一些不具備任何檔案管理知識以及數字化、信息化知識的閑散人員安排在檔案管理崗位上。這些非專業人員，由于缺乏必要的專業檔案管理知識和技能，對檔案管理的重要性、要求與規范、管理內容等方面都做不到位，難以為企業提供良好的檔案服務，不利于企業檔案管理水平的提升。

4.科技檔案歸檔率低

科技檔案是企業檔案管理的重要組成部分，企業發展和競爭的關鍵因素就是科技。科技檔案管理不力，不利于企業的科技發展和核心競爭力的提升。

然而很多企業沒有充分認識到這一點，大量科研項目產生的檔案往往只對一些立項材料與報告方面的一些規定和規范性文件進行了歸檔，而涉及到核心的一些項目研究的重要數據以及詳細的研究過程記錄的原始材料卻沒有進行完整歸檔保存。導致很多重要信息缺失或者難以查閱，使其不能正常發揮其參考和指導作用，造成無形資產流失。

二、企業檔案管理改進策略

面對當前企業檔案管理中的種種問題，以及進行檔案管理改革的迫切需求，本文提出了以下幾點策略。

1.轉變檔案管理思想觀念

企業應通過各種形式的宣傳和學習，使管理層和檔案管理人員重新認識到檔案管理工作特別是科技檔案對企業發展的重要性，在思想高度上達到統一，并進行全面的協調與支持。檔案管理人員要通過對新的檔案管理技術和知識的不斷學習，不斷進行檔案管理方法的改進與創新；并且要善于把握檔案中所蘊含的信息和價值，并加以開發和利用。同時，企業也要加大對檔案管理工作在硬件、軟件兩方面的投入，并將檔案管理工作作為企業管理工作中的重點，制定明確的管理規范和標準，并計入相關員工的績效考核。

2.進一步完善數字化信息管理

企業可以通過局域網建立檔案管理網站，檔案管理人員作為網站管理員，直接與檔案管理系統相連接，根據內部不同職能和級別的成員設置權限進行檔案查詢。一些不存在保密性的資料可以直接進行網絡平臺 公布，也可以進行下載或者在線閱讀，使信息分享更加便利。

其次，選用適合的檔案管理軟件，與辦公自動化系統數據接口。可以將企業內部網與檔案管理網站進行結合，使企業生產經營活動中產生的各種形式的文件和資料能夠直接進行在線提交，通過網絡導入到檔案信息數據庫中，使電子文檔可以自動歸檔。

3.轉變管理模式

在管理體制上，加強對檔案管理部門的監督與指導,將檔案管理相關工作在各個部門進行責任明確。在管理方式上，要積極應用現代化計算機網絡信息技術，對信息資源進行開發、管理和提供服務，逐步實現現代化檔案實體的數字化、網絡化信息管理。在管理機制上，要建立健全和完善業績考核制度、規章制度、評價機制，努力營造出員工齊抓共管的工作機制氛圍。

4.加強科技檔案管理

加強對企業的科技檔案的管理，就是要重視和支持科技檔案向單位的科研生產活動提供依據和信息資源的反向作用，根據企業實際科技生產情況，制定更為具體的、具有可操作性的規章制度，采用現代化管理方法和技術，積極地對科技檔案中的信息資源加以開發和利用，使其能夠更好地為企業進一步的科研生產活動服務。

由于科技檔案工作涉及面廣，科技含量高，因此，在人員配備上，要安排有具備相關科研專業知識的人員，并加大知識和素質培訓。幾方面相互配合和共同努力必然能夠解決當前科技檔案的歸檔率和利用率等問題，為企業的科技創新發展提供支持。

5.提升檔案人員素質

企業首先要設置專門的檔案管理部門，并配備專職的檔案管理人員，建立檔案管理網絡，健全檔案管理制度。要通過多種途徑進行相應的人才選拔和培養，大力引進檔案、計算機應用等相關專業，尤其是既懂得檔案相關專業和法律知識、又具備計算機知識的專業復合型人才。

企業還應加強現有管理人員的繼續教育，開展計算機應用能力、網絡、相關的科技知識等培訓，加強職業意識教育。整體提高檔案管理隊伍的水平，使之從傳統的實體保管者轉變為管理者、知識提供者及決策咨詢者，從而實現管理手段的科學化。

（作者單位：中鐵一局集團有限公司）