淺談如何發揮檔案作用

文/岳紅艷

淺談如何發揮檔案作用

文/岳紅艷

檔案的作用是記錄歷史，更重要的是發掘出檔案信息的內在價值，服務于社會。檔案工作者要提高檔案工作地位，讓檔案更好地服務于企業、服務于社會，就要緊跟時代步伐、創新服務理念、發掘檔案信息的價值,讓檔案發揮作用

檔案記載和反映的是“過去”的工作活動，是對過去“全過程”進行的全面、系統、完整地記載和反映，所包含的信息內容真實。檔案工作的主要目的和任務，就是滿足社會各方面的需要，利用檔案信息資源為社會、為決策層服務，助力于經濟建設和社會民生。那么如何讓檔案發揮它的作用呢？

這就需要檔案人員首先要提高專業素質。要加強檔案業務知識的學習，不斷提高自身的檔案專業知識。通過不斷的更新知識，加強自身業務技能，熟練掌握國家有關檔案工作的方針、政策和檔案工作法規等專業知識。也要耐得住寂寞。檔案工作繁瑣，忙卻看不出成績，說起來簡單，做起來困難。檔案工作者是歷史的守護者，既要有一顆甘于清貧，耐得住寂寞的平靜心，又要能在繁瑣中找尋出能體現檔案價值的重要信息。更要讓機會變成機遇。檔案工作者要了解單位工作的新動向，處處留心，牢記服務意識，成為事業發展的前哨。要善于抓住機會，改變部分人對檔案的錯誤認識，讓藏在閨中人不知的檔案，變為查閱利用者的及時雨，變被動服務為主動服務，超前思考，才能為事業發展提供強有力的信息保障。

檔案工作平時默默無聞，但關鍵時刻卻能充分體現它的價值。我局自實現OA辦公自動化后，更弱化了大家對檔案工作的重視，同時給紙質文件的歸檔也帶來了很大的困擾，有人甚至認為，紙質檔案以后都沒有必要再保存了。2016年我局OA辦公系統出現問題，原發布在OA上的數據丟失，由于檔案注重平時的積累，對OA上發布的有關數據，進行了及時的數據下載歸檔備份。當OA系統出現問題，數據丟失后，迅速將數據進行了恢復，確保了職工在網上查閱信息的方便快捷，使檔案工作發揮出了獨有的憑證作用。

一般情況，檔案利用者利用檔案都是為了解決問題。時間比較重要，錯過了時間，也許就錯過了機會。2011年底，陜西省人社廳、財政廳聯合發文《關于未參保城鎮集體企業退休人員等參加企業職工基本養老保險有關問題的通知》（陜人社發 [2011]145號），根據文件精神，2012年12月底前需辦理完畢。有4名曾在我局工作過的臨時工，急需我局提供有明確的檔案記載及能證明其工作經歷的原始資料進行認定，檔案部門為其提供了當時的工資發放記錄等原始材料。人事部門根據檔案部門提供的1988年至1993年間30余卷檔案信息，為4名臨時工提供了相關工作證明，為他們辦理參保事項提供了有力的證明，解決了他們的后顧之憂。

由于我局檔案管理還不能做到全文掃描，大部分文件只能做到文件級目錄，無法滿足利用者迅速準確地查找到信息的需求。針對這一情況，檔案人員利用檔案管理軟件，在備注欄添加信息等方法，將每年利用頻次較高的職稱聘任文件，在文件歸檔時，在備注欄都將聘任人員姓名錄入，方便了查找。同時又借鑒此方法，把一些表彰及干部的任命進行了錄入。雖然平時工作量增大，但查閱利用起來更加便捷，為利用者節省了時間，也提高了工作效率。近幾年，往往是一個干部任命文件，包含幾個干部任命，僅通過文件目錄并不能準確地查找到，但是通過提前姓名的錄入，就能準確地查找到某位干部的任命文件。一次人事部門要調取近4、5年一些干部的任命文件，檔案部門針對他們的要求，為他們快速、準確地調取了20多份檔案信息，得到了利用者的肯定和好評。

檔案利用者普遍存在“方便、求快”這樣的需求，但怎樣才能做到方便、快捷？作為檔案管理人員，要真正了解利用者需要什么，做到缺什么，就做什么，了解利用者的想法，在利用者未利用前做好細致扎實的工作，才能在利用者查閱檔案時，迅速地查找到他們想要的材料。我們針對處室成立撤并等情況，編制了機構沿革；針對機關中層 及處級領導變動情況，編制干部任命目錄。2016年全國開展行政事業單位國有資產清查工作，檔案人員積極配合財務部門做好檔案的查閱利用服務，為財務部門提供了2000年至2010年11年間的會計檔案信息。他們根據檔案信息，對照實物進行核查，全面摸清了家底，既為進一步完善管理好單位的固定資產起到了積極的作用，也保證按期完成了我局固定資產清查工作。由于把檔案工作做到了前面，不僅使檔案管理工作有序化，也得到了利用者的稱贊。

雖然說網絡信息時代對社會的發展是好事情，但也給檔案工作帶來一些沖擊。機遇與挑戰并存，如何利用檔案信息資源的優勢，充分發揮出檔案的作用，這就需要我們從事檔案工作的人員積極地探索、仔細地摸索。檔案人員要站在歷史的高度，具有歷史的使命感和強烈的責任感，找準服務的方向，摸透利用者的想法，讓檔案為企業的發展服務，讓檔案為我們檔案人說話，利用者需要的方向就是我們檔案人所要努力的方向。

筆者認為做好今后的檔案工作，還應該注意以下幾個方面：一是學習新知識，掌握新技能，洞察檔案服務方向；二是通過檔案利用效果登記表，發現檔案利用的動向；三是開發檔案的利用價值，把死檔案變成活信息；四是變被動為主動，實時掌握單位、社會的新動向。

作為檔案工作者，我們應該牢記“為黨管檔，為國守史”的歷史使命，緊跟時代步伐，用創新服務的理念，讓檔案工作服務于社會，用之于社會，讓檔案發揮它應有的作用，讓檔案成為社會前進的動力，成為我們檔案人永遠的自豪。

(作者單位：陜西省水文水資源勘測局)