機關事業養老保險業務檔案信息化管理的思考

文/靳美榮

機關事業養老保險業務檔案信息化管理的思考

文/靳美榮

隨著機關事業養老保險事業飛速發展，業務辦理中所產生的紙質檔案日益增多，給管理帶來諸多不便，機關事業養老保險業務檔案信息化管理的優勢已日益突顯,成為社會發展和工作需要的必然趨勢。

機關事業養老保險業務檔案（以下簡稱業務檔案）是機關事業養老保險經辦機構（以下簡稱經辦機構）在辦理養老保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。機關事業養老保險啟動以來，各級經辦機構認真按照人社部《機關事業單位工作人員基本養老保險經辦規程》（以下簡稱經辦規程）的要求切實加強業務檔案的管理工作，對業務檔案管理能嚴格按照經辦規程的要求辦理，嚴把業務材料收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、鑒定銷毀、移交和數字化處理等關鍵環節，保證業務檔案真實、完整。實現了業務檔案依規分類，材料收集及時，歸檔完整，立卷科學，整理規范，專柜存放，專室保管，專人管理，基本達到目標管理的要求。

隨著機關事業養老保險制度全覆蓋，參保人員越來越多，養老保險經辦工作越來越規范，養老保險業務檔案的規模也越來越龐大，養老保險業務檔案的信息化管理日趨重要,按照經辦規程要求，機關事業養老保險目前為省級統籌，這就要求必須加強信息化建設，便于業務檔案信息省市縣三級共享，最大限度提高參保對象對經辦信息的全面了解。實現檔案管理的規范化、科學化、數字化既是經辦規程的要求，也是服務民生的現實需要。

全面加強機關事業養老保險業務檔案信息化管理，要從認真學習經辦規程，深入宣傳規程，不折不扣地落實經辦規程入手，不斷提高全社會對檔案信息化管理的認識，從軟件和硬件兩方面入手，在基礎設施、檔案信息數據資源、檔案管理標準規范、檔案管理的應用系統、檔案管理的專業化人才隊伍建設等方面出實招，下功夫，以目標管理為抓手，促業務檔案信息化管理工作升級進檔。

1.提高對業務檔案信息化管理的再認識。各級經辦機構要把經辦規程的學習宣傳不斷引向深入，要在本行業、本系統和全體從業人員中開展知識競賽，有獎問答，學習測試等豐富多彩的活動，對經辦規程特別是檔案信息管理章節的再認識再提高；縣以上經辦機構主管部門，要不定期組織對經辦規程落實情況的檢查和重點抽查，要對照經辦規程就業務檔案材料收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、鑒定銷毀、移交和數字化處理等條款逐條落實。實施養老保險業務檔案信息化管理是一項需要不斷投入建設的基礎管理工程，在實施業務檔案信息化管理中，再加大資金投入、加強系統信息軟件建設的基礎上，還需要結合業務檔案信息化管理的客觀實際，在硬件上下功夫，在軟件上做文章，確保業務檔案信息化建設順利推進。

2.狠抓業務檔案信息化管理基礎設施建設。主要包括對業務檔案信息網絡系統的建設，以及對檔案數字化設備的建設，即以計算機為核心，一系列包括計算機、服務器、交換機、存儲器和路由器，以及數據庫管理系統、操作系統和信息安全系統等在內的一整套業務檔案信息網絡構建。先進的業務檔案信息化管理基礎設施，是傳輸、交換和共享資源的基礎條件，只有建立先進的業務檔案信息化管理基礎設施，才能實現業務檔案信息化管理的目標。

3.建設業務檔案信息資源。業務檔案信息資源是業務檔案信息化管理的基礎工作，主要包括業務檔案數字化、電子文件的接收、信息技術的應用等，其主要建設形式為業務檔案目錄中心數據庫建設、專門數據庫建設和各類數字化檔案全文，在具體實施中要把“誰經辦誰收集”與“業務經辦與檔案數字化同步辦結、同步收集、同步整理、同步歸檔”的原則結合起來，一并貫徹實施，確保業務檔案信息資源建設落地有聲。

4.嚴格業務檔案管理標準。為了確保業務檔案信息化管理健康有序發展，省級主管部門要指導各地經辦機構，結合實際對電子文件的形式、歸檔、信息資源的標識、存儲、查詢、交換、傳輸和管理等方面制定出臺業務規范管理、技術規范管理和標準規范管理的相關標準。

5.開發業務檔案信息化管理的應用系統。為了在技術層面對業務檔案信息資源和業務檔案信息網絡進行保障，要結合機關事業養老保險經辦工作的實際，加大從業人員的信息網絡技術培訓，采取各種措施充實和加強工作人員的技術力量，要因地制宜地加強管理軟件建設，開發符合實際的業務檔案軟件管理系統，加快業務檔案信息化管理的步伐。

6.加強業務檔案信息化人才隊伍建設。人才興則檔案興，人才隊伍建設是業務檔案信息化建設的關鍵，要有針對性地加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。在具體工作中要把業務檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入培訓計劃，由省級主管部門主導，對市縣和參保單位進行業務培訓，切實提高檔案業務人員的業務素質。

7.加強業務檔案信息安全管理體系建設。加強對業務檔案信息系統的管理，制定相關制度，設置各管理層級打開信息系統的權限，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；存有檔案數據庫的計算機要與一切外網實行物理隔離，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和信息網絡傳輸的安全，防止失密、泄密的發生。

機關事業養老保險業務檔案，涉及到參保單位和參保個人繳費和領取養老金的全過程，也涉及經辦機構辦理各項業務的每一個環節，是參保個人依據我國相關法律法規享受養老保險待遇的重要依據。因此，大力推進業務檔案信息化管理,不僅保障了參保個人的切身利益，發揮了業務檔案的價值，還提高了業務檔案工作的社會地位，使之更好地為改革開放和社會主義現代化建設服務。

(作者單位：旬陽縣城鄉居民養老經辦中心)