加強技術檔案科學管理的舉措
——以陜西廣電網絡公司技術檔案的管理為例

文/薛曉娟

加強技術檔案科學管理的舉措
——以陜西廣電網絡公司技術檔案的管理為例

文/薛曉娟

技術檔案的管理是一項長期細致的動態管理工作，它的要求是系統、真實、準確。然而，在實際工作中，技術檔案的管理工作存在諸多問題，并未達到要求，嚴重影響公司經營。加強技術檔案的科學管理，為公司經營管理提供基礎支撐和工具，對公司實現持續發展有重要意義。

隨著陜西廣電網絡公司（下文簡稱公司）的不斷發展壯大，機房設備、管道、桿路、光纖資源、運營支撐平臺、有線電視網絡、高清互動平臺、互聯網寬帶網等基礎網絡建設和平臺上線，積累了大量的技術檔案，這些檔案在廣電網絡的經營工作中發揮著重要的作用。它不僅是公司經營沿革的重要組成部分，還是公司業務實現的重要保證，是公司運營的重要支撐基礎。加強技術檔案的科學管理，提高技術檔案的再利用，對以綜合信息網絡建設為基礎服務的廣電網絡公司來說具有重要的意義。

一、目前公司在工程技術檔案管理中存在的問題

技術檔案的管理是一項長期細致的動態管理工作，它的要求就是要系統、真實、準確。然而，在實際工作中，技術檔案資料的管理工作存在諸多問題，并未達到要求，嚴重影響公司經營。比如：因技術人員的調崗，一些設備檔案沒有整理歸檔，造成設備保養、維修維護不規范，甚至一些功能不會操作，對安全工作造成隱患；鄉鎮機房檔案資料不全，在機房搬遷改造中出現混亂，信號中斷時間長，影響用戶收視，給公司經營收入造成損失；因為光纖資源檔案保存不全，在開展集團業務時，不能及時提供光纖和桿路資源,造成項目投資浪費，給公司經營成本造成壓力；因為項目檔案不全、不同步，無法及時進行工程項目竣工決算，造成公司項目款項不能按進度下撥，分支公司墊資較多，經營壓力增大，出現拆東墻補西墻的現象。究其根本原因，主要表現在以下幾個方面：

1．重經營輕管理，造成工程技術檔案常常被忽視。

公司各級對技術檔案的重視和思想認識不夠，沒有專門的技術檔案管理機構，也沒有專門存放這些技術檔案的設備和庫房，技術檔案分散管理在工程、運維、集團業務等部門。再加上收集整理歸檔的人員流動性大，變動頻繁，無專人管理技術檔案，技術檔案的管理沒有納入公司的綜合考核之中，也沒有建立起一套完整的檔案管理制度和規范，技術檔案管理處于無序和混亂狀態，導致需要利用時，不是不知道找誰查檔，就是找不到所要檔案。

2．重項目輕檔案，造成檔案收集整理與工程建設不同步。

檔案資料的收集整理工作不及時。由于項目可以帶動經營收入的增長，所以大家往往對項目立項前的規劃、設計以及與上級公司工程部門、經營管理部門溝通爭取項目上下得功夫很大，但對工程技術檔案收集整理歸檔不重視，甚至忽視，一些工程建設已經竣工，但是技術資料還不齊全，導致無法及時形成竣工報告，工程無法真正完工。

3．重建設輕更新，造成檔案記錄與現實情況不符。

無論是基礎網建設還是分配網改造，公司在這些建設方面投入金錢和精力很多，但網絡的技術資料更新卻跟不上。在建設中，一些網絡已經發生變動，而圖紙卻沒有進行相應的更改，很多圖紙檔案與網絡嚴重脫節，失去了保存價值。這種現象不僅分支公司一級存在，上一級公司也存在。

4．專業水平低，造成工程技術檔案管理工作原始粗放。

公司各級的技術檔案管理人員水平較低，沒有進行專業培訓，無技術檔案管理專業人才，存在為應付竣工驗收而補工程技術檔案的問題，出現檔隨人走或無人管檔的現象。給網絡建設和維護管理造成很大的困擾，嚴重制約了公司盤活網絡資源的步伐。

二、加強技術檔案管理的措施

1.提高檔案意識，增加對技術檔案管理的認識。

技術檔案作為公司網絡結構、路由走向、設備安裝等網絡資源和邏輯資源的真實記錄，是公司網絡運行的工具，是公司管理層決策的重要參考依據和幫手，是公司經營工作的基礎環節。做好技術管理工作，有利于公司網絡資源更快更好地開發和利用，有利于公司對未來的整體規劃，有利于公司對社會的更好服務。因此，公司各級領導及檔案管理人員要充分認識到技術檔案工作的重要性，并把它作為一項重要的基礎工作抓好抓實。只有公司全員重視了，這項工作才能真正被重視，才能推得動，落得實。

2.加強領導，高度重視技術檔案管理工作。

加強領導，首先要明確公司檔案工作分管領導，分管領導要定期聽取部門的工作匯報，解決檔案工作中存在的問題，積極為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面的保障，把檔案工作納入到公司發展規劃和年度計劃中。其次建立健全公司技術檔案管理機制，公司不僅要設立專門的技術檔案管理室，隸屬于公司總檔案室，由總檔案室進行監管，同時，還要成立網絡管理中心，對全網的邏輯資源和設備資源進行動態管理，以便一線維護時，能及時有效地查找故障原因，方便技術人員后臺操作。再次要關心檔案工作人員的成長，把檔案人員的培訓、交流、使用列入公司人才培養計劃，讓檔案人員在新的經營形勢下，勇于創新，勇于開拓，把檔案工作干得有聲有色。

3.建章立制，制定技術檔案監督管理制度。

由于廣電網絡工程項目種類較多，項目檔案管理工作面廣量大，而技術檔案的管理是一個動態的過程，搞好廣電網絡技術檔案的管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作是遠遠不夠的，必須要有一套完整有效的檔案管理制度、管理措施來具體指導檔案工作。

一是要制定一套完整的與工程建設相適宜的檔案管理制度。從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定；對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。同時還應制定公司項目文件歸檔的制度說明,在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各建設單位檔案規范化管理,從而有效地保證檔案的質量。

二是要進一步加強對在建項目檔案收集工作的監督管理。明確技術資料的管理部門，把檔案工作列入績效考核范圍中，并責任到人，并通過一線工程維護人員對網管應用的準確率來評判技術檔案管理的同步性，形成一個監督的閉環流程。

4.加強技術檔案的服務，提高技術檔案的共享及利用水平。

檔案管理部門長期以來有著“重藏輕用”的思想，檔案開放意識不夠，檔案的開發利用及服務精神不足，開放技術手段簡單，檔案資源更新不及時，一線部門使用起來很不方便，也沒有給管理層提供有價值的數據分析報告，檔案的利用價值不高。這些問題都導致公司在進行網絡建設和對外合作時，因技術檔案不全而不得不進行重新核查和統計網絡資源。為提高技術檔案的利用率，明確這一基礎工作的重要性，應從以下幾方面做起：

一是更新觀念，牢固樹立起檔案的服務意識。解放思想，轉變觀念是檔案管理工作面臨的首要問題，也是加強檔案利用工作的前提。目前公司正面臨改革轉型期，新業務、新產品、新技術不斷上線，全光網的建設全面啟動，技術檔案管理工作者要進一步解放思想，與時俱進，跟上公司發展的步伐，做好網絡建設技術檔案的收集整理的同步工作，不斷提高檔案服務水平。

二是要主動服務，強化聯絡職能。建立技術檔案管理工作聯席會議制度，定期與工程、運行維護、一線施工維護等部門進行會議方式的溝通交流，了解業務部門的用檔需求，加強對工程技術方案的設計、規劃以及公司現階段重點工作的了解研究，制定出用檔計劃，不斷提高技術檔案的服務質量和利用率。

三是開放式管理，實現檔案信息的共享。公司經營工作延伸到哪里，檔案的服務就要延伸到哪里，要將收藏的技術檔案從藏在柜子里變為面向員工開放的活檔案，設定查閱權限，讓網絡資源和邏輯資源在一線員工從事經營活動中發揮出它的作用，并且通過這一舉動，更多地了解經營部門的同志們的需求，從而進一步地做好用檔規劃，改進快捷共享技術。

5.提高檔案管理人員業務素質，推進檔案干部隊伍的建設工作。

一是要提高文化素質，加強對行業知識的學習，熟悉廣電行業的前沿科技和未來發展趨勢，更新知識結構，拓展知識層面。

二是提高業務素質，檔案工作管理人員不僅要加強業務自學和培訓，提高履職能力，公司還要加快檔案人才的培養步伐，建立學習機制，為公司檔案管理工作的又快又好發展創造良好條件。

雄關漫道真如鐵，而今邁步從頭越。陜西廣電網絡公司的檔案管理工作任重道遠，筆者拋磚引玉，希望能從技術檔案入手推動陜西廣電網絡公司經營管理水平的提升。

(作者單位：陜西廣電網絡漢中分公司)