高校學籍檔案信息化管理探討

文/陳露露

高校學籍檔案信息化管理探討

文/陳露露

由學生個人基本信息部分、學生在校信息部分和學生個人心理信息部分共同構成的高校學籍檔案資源，可以有效地反映高校學生的整體學籍情況，不僅十分便于高校的學籍管理工作，更為重要的是可以通過對其分析研究，及時掌握學生的思想、學習、社交和各種動態(tài)信息，為將來學生畢業(yè)后，就學籍檔案轉變?yōu)槿耸聶n案提供良好的基礎。

一、高校學籍檔案的構成

高校學籍檔案是指高校學生由個人基本信息資源檔案和學生在校期間所從事各種教育、學習經(jīng)歷活動中所形成的具有保存價值的不同形式和載體的原始記錄信息資源。目前一般由三部分構成，即學生個人基本信息部分，包括學生個人的姓名、曾用名、性別、民族、出生日期、籍貫、血型、家庭住址、身份證號等基本個人信息；學生在校信息部分，包括學生的入校時間、所屬年級、專業(yè)、班級、政治面貌、各科學習成績記錄、參加的社團組織及其擔任職務、受到的各種獎懲記錄、升學及保送情況；以及學生個人心理信息部分。包括學生的心理素質(zhì)、心理特征、心理類型、血型心理特征、性格特征、性取向類型、在校表現(xiàn)類型、學習適應性分析、心理觀察記錄、心理測試記錄、心理咨詢記錄等。由學生個人基本信息部分、學生在校信息部分和學生個人心理信息部分共同構成的高校學籍檔案資源，可以有效地反映高校學生的整體學籍情況，不僅十分便于高校的學籍管理工作，更為重要的是可以通過對其分析研究，及時掌握學生的思想、學習、社交和各種動態(tài)信息，為將來學生畢業(yè)后，就學籍檔案轉變?yōu)槿耸聶n案提供良好的基礎。

隨著社會科技水平的發(fā)展以及各種新媒體形式的介入，高校學籍檔案的載體形式出現(xiàn)了許多新的變化，變得更加豐富多彩。如包括文字檔案、圖表檔案、圖片檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案、動畫檔案、3D虛擬檔案、多媒體檔案等。

二、高校學籍檔案的信息化管理

1.高校學籍檔案的數(shù)字化管理與網(wǎng)絡化管理

高校學籍檔案信息資源的數(shù)字化建設是信息化建設和管理的核心內(nèi)容之一。傳統(tǒng)意義上的高校學籍檔案是以紙質(zhì)載體為主，需要占用大量的庫房、檔案柜和密集架等保管空間。而數(shù)字化的高校學籍檔案由于具有存儲密度大、占用存儲空間小、查詢檢索準確方便的突出特點，可以在高校學籍檔案建設過程中節(jié)省大量的人力資源、設備資源和財力資源，而且可以方便地實現(xiàn)遠程傳送。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案信息資源進行數(shù)字化處理，使之轉化為數(shù)字化的學籍檔案，是目前高校學籍檔案信息化管理中的一項重要工作。尤其是當引進智能化文獻掃描機器人技術后，由紙質(zhì)檔案轉變?yōu)閿?shù)字化檔案的進度大大加快。

經(jīng)過數(shù)字化建設所形成的高校學籍檔案信息資源，需進行聯(lián)網(wǎng)才可以實現(xiàn)用戶對學籍檔案資源的共享利用。所以，高校學籍檔案的網(wǎng)絡化管理是最終實現(xiàn)其資源共享利用的必備技術條件。高校學籍檔案信息資源的網(wǎng)絡利用功能有多種，包括網(wǎng)絡查詢類的網(wǎng)絡檢索、網(wǎng)絡調(diào)檔、網(wǎng)絡借閱，網(wǎng)絡管理類的網(wǎng)絡組卷、網(wǎng)絡歸檔、網(wǎng)絡復制、網(wǎng)絡存儲，網(wǎng)絡傳輸類的網(wǎng)絡上傳、網(wǎng)絡下載、網(wǎng)絡傳送。

2.高校學籍檔案的安全化管理與服務化管理

高校學籍檔案信息資源的安全問題是其網(wǎng)絡化帶來的最為突出的問題，需要在工作中通過升級軟硬件管理系統(tǒng)、改進管理技術手段、加強分級保密措施等方法加以解決。首先是安全保護問題，要防止人為操作失誤，網(wǎng)絡黑客攻擊，以及設備網(wǎng)絡故障和計算機病毒等因素造成的學籍檔案數(shù)據(jù)損毀和遺失。其次是安全保密問題，對于包括個人隱私在內(nèi)的涉密高校學籍檔案信息資源，需要采取相應的分級保密管理措施。所以，高校學籍檔案信息資源的安全管理，適宜分為完全公開、部分公開和涉密有限公開三個等級進行管理。

對高校學籍檔案進行管理的最終目的是為用戶提供服務，這種服務既包括為校內(nèi)外的用戶服務，也包括為用戶提供高校學籍檔案相關內(nèi)容信息服務。高校學籍檔案管理部門是高校學籍檔案信息資源的發(fā)布中心，可以通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)進行高校學籍檔案信息資源的網(wǎng)絡發(fā)布，并可以同時開展對校內(nèi)外學生、學校、社會各類用戶的學籍檔案網(wǎng)絡服務。高校學籍檔案信息資源服務的方式根據(jù)用戶的需求可有多種，如信息查詢、數(shù)據(jù)檢索、內(nèi)容復制、文件下載、檔案傳送等。

(作者單位：西安翻譯學院)