新形勢下人事檔案管理的問題及應(yīng)對方針

趙伯仁 （中國現(xiàn)代文學(xué)館展覽部 100000）

新形勢下人事檔案管理的問題及應(yīng)對方針

趙伯仁 （中國現(xiàn)代文學(xué)館展覽部 100000）

“人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、履歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。”

隨著我國人事制度改革的不斷深入、社會主義市場經(jīng)濟下勞動形式的多樣化，人事檔案在近年集中出現(xiàn)諸如材料不完整、隨意涂改出生年齡、工作年限乃至篡改干部身份等問題。故此，要從根本上解決人事檔案管理出現(xiàn)的新狀況新問題，就要落實檔案管理人員素質(zhì)的提升并完善人事檔案管理的制度，同時試驗運用信息管理等高科技措施，探索和建立健全人事檔案管理的新局面

人事檔案；檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的嚴謹有序進行是非常重要的。

一、新形勢下檔案管理的問題

（一）人事檔案管理混亂

人事檔案本身的問題在近年來不斷出現(xiàn)，可以說大部分原因是由于非標(biāo)準(zhǔn)化和人情化運作造成的，由此使文件的社會可靠性、有效性和公信度大大降低的緣故。舊式檔案管理是一種“是物為本”，在這種管理方式下可以說是一種非常被動的管理，甚至是一種完成任務(wù)式的管理。但是隨著社會的發(fā)展，這種管理模式早已不能適應(yīng)機關(guān)企事業(yè)單位與社會發(fā)展的需要了，所以“以人為本”就成為了檔案管理中的重要指導(dǎo)理念，而這對于提高檔案管理水平與檔案管理質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。強調(diào)“以人為本”，就涉及到傳統(tǒng)人事檔案管理模式中管理人員個人思想素質(zhì)，家庭背景，社會關(guān)系等方面影響，很多檔案管理人員工作能力不強，專業(yè)知識較少。同時出現(xiàn)檔案舊材料不完整，不去追究；新材料又更新不及時，不能反映個人的真實面目，這就極易出現(xiàn)改變和偽造人事檔案的非法行為。同時傳統(tǒng)的人事檔案管理又缺少相應(yīng)的行政制約，又因涉及保密，故很多時候就算出現(xiàn)了問題，也無法追查。

以某大學(xué)的黨組織關(guān)系為例，黨組織關(guān)系檔案可分別由團委、系書記以及黨支部管理，而最后卻沒有匯總于一處，這就是由于管理機制老化，管理人員對黨的組織程序和黨性原則及以物為本造成的，極易造成學(xué)生畢業(yè)時黨組織關(guān)系檔案轉(zhuǎn)移的困難甚至丟失。

傳統(tǒng)人事檔案在某一節(jié)點已經(jīng)成為一些領(lǐng)導(dǎo)干部的私人領(lǐng)域，人事部門的有些管理人員在管理過程中，根據(jù)對象的“親疏”來管理檔案，致使檔案的歸檔成為了一個權(quán)力符號，腐敗的溫床。檔案作為一種人事管理本身就是一個“公權(quán)力”，結(jié)果卻變成了“私權(quán)”。

（二）缺乏專職從業(yè)人員

人事檔案管理是一項政治性業(yè)務(wù)性及保密性均極強的工作。人員檔案在全部信息化之前還是需要手動管理、單獨存放的。但是，現(xiàn)在的情況更多的是由于管理人員不足、工作量大、檔案雜項多等原因由其他工作人員兼職，而非專業(yè)管理人員變動多、管理水平普遍不高、管理層意識落后、缺乏對人事檔案工作的人員投入等原因，對文件的管理水平產(chǎn)生了嚴重影響。

以我部門為例，人事管理人員在上崗工作前多為沒有接觸過檔案及人事檔案管理工作的，都是在工作崗位中慢慢學(xué)習(xí)、體會屬于自學(xué)的，但在可以熟練掌握人事檔案管理后的幾年后升遷或借調(diào)，而后新人又要從頭開始學(xué)習(xí)，周而復(fù)始。

由于人事檔案崗位設(shè)置的原因，不可能設(shè)置多人專職用于檔案管理，故而在原人事干部退休后極易出現(xiàn)“后繼無人”等斷代情況發(fā)生。

（三）一人多檔現(xiàn)象嚴重

一個人一生中在正常情況下只有，也只應(yīng)有一份檔案，而所謂的人事檔案重建的前提必須是檔案文件的遺失或污損。但若原始人事文件還存在的前提下，嚴格意義上文件重建是違反人事檔案原則的。但這就出現(xiàn)了有些人希望以正式的方式轉(zhuǎn)移檔案，但原單位以各種理由拒絕放行、不予轉(zhuǎn)讓，新雇主在“無奈”的條件下，為了保留人才，炮制一份“假的”檔案文件，這種隨意性和無組織性現(xiàn)象也很普遍。由此，社會上就出現(xiàn)了一個人兩份檔的情況，嚴重破壞了人事檔案管理的正常秩序和嚴肅性。

二、形成檔案管理諸多問題的原因

（一）收集材料的時間隨意

有的人事部門并沒有規(guī)定時間來收集更新檔案材料，而是今年收兩次，下次征集三年后了，這就容易出現(xiàn)員工并不在意自己的一些小小不言的獎懲情況從而出現(xiàn)漏報瞞報。而領(lǐng)導(dǎo)干部做的多為一些“大事”，做人事檔案的工作人員多專注于收集單位中領(lǐng)導(dǎo)干部的材料，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)干部的素材總是比員工材料多。事實上，人事檔案不是干部檔案或名人成績單，收錄范圍也應(yīng)該是本單位所有干部職工，他們的個人資料都是貴重的檔案財富，故人事部門應(yīng)制定嚴格的規(guī)章制度，定時完成收集。

（二）國民整體檔案意識薄弱

現(xiàn)在社會上有一股“歪風(fēng)”，就是對自己的人事檔案沒有足夠的關(guān)注或根本不重視人事檔案，認為這是“多余的、不必要的事情”，認為我反正在私、外企工作，人事檔案有無都不會影響自己的發(fā)展，故而有意無意地放棄了檔案。以我的同學(xué)隨機取樣顯示，大多數(shù)人都在私企工作，也有部分自己開工作室的，他們的檔案從學(xué)校畢業(yè)就一直在手里，有的撕開了有的甚至也已損壞，他們中有人明確表示，這輩子也不想再深造也不想考公務(wù)員，檔案每年存在人才市場還要繳費，索性拆開看看沒用就扔掉了。由此可見整體社會意識地嚴重缺失，這便是造成現(xiàn)在大量檔案遺失、“死檔”（檔案拿在自己手里）等現(xiàn)象發(fā)生的重要原因。

三、人事檔案管理問題的應(yīng)對方針

（一）加強行政力度，提高對檔案工作重要性的認識

建立（由本單位領(lǐng)導(dǎo)中層干部以工會人員組成的）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，不定期對檔案進行抽查，及時對出現(xiàn)問題的人和事進行處理并善后，避免多年后發(fā)現(xiàn)問題無法彌補。同時也要嚴格按照人事檔案的規(guī)定制定并完善人事檔案管理總體規(guī)劃，使檔案管理工作能有序平穩(wěn)進行。

（二）加速人事檔案信息化進程

紙質(zhì)檔案容易存在損壞、丟失等情況，在這種情況下，應(yīng)加速建立個人電子人事檔案，使其信息化，在配套硬件設(shè)施完善、做好保密想以及服務(wù)器病毒隔離的前提下，電子人事檔案可以解決很多現(xiàn)有難題。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

在加強政治素養(yǎng)的同時狠抓業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，提高專技水平，爭取為單位多培育具有國際視野的檔案管理人才。建立長期有效的檔案管理人員新老交替機制，避免出現(xiàn)無人可用、臨時抓瞎的情況出現(xiàn)

總而言之，不論提出問題也好，還是有的放矢的改進也好，都是為了使人事檔案管理工作可以更好地為社會主義服務(wù)，為人民服務(wù)。讓我們共同為決勝全面小康而共同努力。