新形式下人事檔案信息化管理策略研究

楊潤平云龍縣人力資源和社會保障局人才中心

新形式下人事檔案信息化管理策略研究

楊潤平
云龍縣人力資源和社會保障局人才中心

為順應當代知識經(jīng)濟的發(fā)展，人力資源和社會保障局的檔案管理工作應該借助信息化技術進行更新完善，來提高人事檔案的管理效率。本文對新形勢下人事檔案信息化管理的策略展開研究。

人事檔案；信息化管理；管理制度；綜合素質(zhì)

人力資源和社會保障局的人事檔案管理包括相關檔案的收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計與使用，這一系列的工作完成信息化后，能優(yōu)化人事檔案的統(tǒng)籌安排及全面管理，因此，信息化管理水平?jīng)Q定了人事檔案管理的有效性。

一、人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理不受重視

檔案管理屬于基層工作，很受得到相應的重視，但實際工作量繁重，關系到相關檔案的收集、整理、保存管理、鑒定、統(tǒng)計與服務，各個環(huán)節(jié)緊緊相扣。在缺乏相應管理制度和方法時，人事檔案管理工作非常容易陷入不安全、不規(guī)范的狀況中。

（二）人事檔案管理平臺落后

傳統(tǒng)的人事檔案管理是人工進行的紙質(zhì)檔案登記記錄，分類歸檔。由于來源分散，每一年都會產(chǎn)生新檔案或需要遷移的檔案，也會有過期注銷的檔案出現(xiàn)，所需檔案室的容量要求也越來越大。紙質(zhì)檔案管理需要注意防潮、防蟲蛀、防火等，投入的管理成本隨著檔案的增多而增加，導致財務負擔逐漸加重。目前雖已實施信息化管理，但還無法實現(xiàn)多單位之間的云共享，所有檔案信息只能內(nèi)部查詢，不能推動人事檔案管理的信息化建設。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當前從事人事檔案管理的人員大多并不是專業(yè)的信息技術人才，而是經(jīng)驗型的人員，是由“老帶新”模式出來的“人才”。他們在檔案管理這方面沒有專業(yè)性的知識，有的上崗前也并未進行系統(tǒng)性培訓，使得在崗的檔案管理人員素質(zhì)能力層次不齊。由于檔案管理人員不能熟練操作信息化系統(tǒng)，人事檔案的信息化管理進程就會受阻，最終限制人事檔案作用的發(fā)揮。

二、新形勢下人事檔案信息化管理的策略

（一）加強對檔案管理工作的重視

檔案管理雖說是基層工作，卻決定了人力資源和社會保障局相關工作的順利開展。單位領導班子必須充分重視，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，制定嚴格的管理制度，加大投入設施資源，引進信息化管理的專業(yè)人才，確保人事檔案信息化管理的先進性與高效性。同時，也要注意激勵檔案管理人員，做到獎懲分明，調(diào)動管理人員的積極性。

（二）加強檔案管理制度建設

進行規(guī)范的檔案管理必須規(guī)范檔案管理制度，有了制度才有標準，才能使檔案管理全面有序地展開。檔案管理制度要具體細化，比如規(guī)范性的檔案登記收集、歸檔、統(tǒng)計等操作行為，明確一崗一責，完善監(jiān)督權衡制度，獎懲與績效評估公平公正，提拔晉升公開透明。制度制定出來，就一定要嚴格執(zhí)行，確保權威與公正。當然，也要結合檔案信息化的現(xiàn)狀，不斷調(diào)整修訂，使制度規(guī)范化卻不失人性化。人力資源和社會保障局的檔案管理包含應屆高校畢業(yè)生的檔案，這部分檔案每年都會產(chǎn)生大量資料信息，收集、登記、歸檔工作量很大，并且經(jīng)常出現(xiàn)檔案遷移，要充分考慮到流動性，應專門設置一套管理制度，提高辦事效率。

（三）提高檔案信息化管理水平

人事檔案管理信息化的首要任務，就是要對檔案進行信息化和數(shù)字化建設，這就要求專業(yè)的系統(tǒng)軟件設計團隊為人力資源和社會保障局及其他有相關工作聯(lián)系的事業(yè)單位，設計出適應實際檔案管理工作環(huán)境和要求的軟件系統(tǒng)，并同時保證操作界面簡潔易懂、操作簡便易上手，更要保障系統(tǒng)的“一崗一責”權限制度和系統(tǒng)安全防御性。在借助高新信息技術管理的同時，不僅要提高人事檔案管理的效率，更要加強應對各種突發(fā)事件和意外的發(fā)生，事業(yè)單位應在信息化的基礎上，保留部分重要的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，比如已注銷或已銷毀的檔案目錄、已遷移的檔案目錄。這是由于當前信息技術發(fā)展還未到極致，部分系統(tǒng)軟件的功能開發(fā)受到制約，導致人事檔案管理信息化的全面建設存在局限性。管理者應以數(shù)字化和紙質(zhì)版兩種檔案進行結合管理，充分運用實際和虛擬資源進行雙向管理傳播，全面發(fā)揮二者在檔案管理上的優(yōu)勢長處，提升檔案管理的有效性和便捷性。

（四）促進檔案管理工作規(guī)范化與標準化

要想使檔案管理工作在現(xiàn)代化發(fā)展的進程中逐步穩(wěn)健地發(fā)展完善，第一步就需要搭建全新的云端平臺，應用系統(tǒng)性的操作軟件，讓所有信息資料可以通過云端，在各個相關事業(yè)單位的線上進行便捷傳輸。如此一來便能方便各部門的相關工作人員查閱所需資料，還能更好地監(jiān)管檔案查閱人員。第二步，更新操作系統(tǒng)，使資源信息可進行云端備份和數(shù)據(jù)恢復，讓檔案管理的丟失幾率極大減小，為日后工作查檔提供保障。第三步，詳細制定日常檔案工作流程一覽圖，明晰每天的準備工作、操作準則、收尾工作，要求人事檔案管理人員每天以工作流程為基礎，開始一天的規(guī)范作業(yè)，降低工作中的錯誤率。最后一步，也是最重要的一步，要設立專門的審核人員，定期進行檔案信息的審核統(tǒng)計，作為檔案信息安全性和準確性的二次保障。

（五）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新形勢下檔案信息化管理的關鍵在于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。目前大部分檔案管理人員均不是專業(yè)學習過檔案管理的人員，這嚴重制約了檔案管理工作的高效性。所以，在科技、經(jīng)濟高速發(fā)展的新形式下，從事檔案信息化管理的在崗人員不只需要熟練掌握檔案管理的專業(yè)基礎知識和實際業(yè)務操作，還要求熟練掌握計算機的基礎操作，懂得互聯(lián)網(wǎng)技術，能夠運用各類辦公軟件，另外，還需對新政策有正確的理解認知，對單位工作崗位的工作流程和行為規(guī)范有透徹的認識，能又快又好地適應新時代檔案信息化管理的新環(huán)境，以更好地推動檔案信息化管理的發(fā)展。

結語

新形勢下，人力資源和社會保障局應加強人事檔案的信息化管理，從人才和技術兩個新突破口進行建設。充分了解時代的要求，順應時代的召喚，運用最新信息網(wǎng)絡技術，提高發(fā)揮管理人員的綜合素質(zhì)，高效地進行人事檔案信息化管理。

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