分析醫(yī)專學(xué)籍檔案管理與利用性能對比

余小嘉南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

分析醫(yī)專學(xué)籍檔案管理與利用性能對比

余小嘉
南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

探究醫(yī)專學(xué)籍檔案管理與利用之性能之對比，進(jìn)行復(fù)雜性的專業(yè)對比要求高。使醫(yī)專學(xué)籍檔案管理者在創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理工作實(shí)踐中，有效地利用先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理理念及手段，在實(shí)踐中不斷挖掘工作經(jīng)驗(yàn)、不斷總結(jié)工作不足、不斷創(chuàng)新工作方法，力求在工作中找到嶄新的發(fā)展空間。結(jié)合醫(yī)專院校的實(shí)際情況，充分利用信息數(shù)據(jù)化醫(yī)專學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在高校和社會(huì)需求中的巨大潛在作用，以解決當(dāng)前醫(yī)專學(xué)籍檔案管理工作亟需思考和解決的主要問題。針對醫(yī)專教務(wù)處及學(xué)生處兩大職能管理學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的剖析和量化。

醫(yī)專；學(xué)籍檔案；管理和利用；性能比對

醫(yī)專的學(xué)籍檔案關(guān)系到每位學(xué)生的在校基本情況以及學(xué)習(xí)和生活文藝等情況信息，是高校教學(xué)活動(dòng)的成果體現(xiàn)，直接地反映出學(xué)生在校期間的全科評(píng)比內(nèi)容涵蓋。它包括精神文明狀態(tài)、道德人文涵養(yǎng)以及專業(yè)技能等方面的真實(shí)記錄情況。高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作由學(xué)校派專門部門進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，通過信息化技術(shù)手段來管理學(xué)生的一切情況數(shù)據(jù)，這標(biāo)志高校和社會(huì)需求的層次進(jìn)步性很大，學(xué)生的學(xué)籍檔案受到社會(huì)各界不同層次的認(rèn)可，也是高校一名合格的學(xué)生所彰顯的個(gè)性體現(xiàn)與獎(jiǎng)罰憑證。因此，高校如何管理好學(xué)生的學(xué)籍檔案是展現(xiàn)高校人文底蘊(yùn)和科技教育教學(xué)水平的能力表現(xiàn)問題，社會(huì)各界依據(jù)學(xué)生的個(gè)人自身及學(xué)習(xí)成績情況，來選擇學(xué)校提供的實(shí)習(xí)基地以及畢業(yè)雙重選擇聘用單位的優(yōu)良標(biāo)尺，對其學(xué)生乃至高校選送人才起著重要的參考價(jià)值作用。

一、醫(yī)專院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）妥善保管好學(xué)生檔案材料的來源及隱秘性

是極其可貴的，基本上是通過正規(guī)高考錄取而收集檔案學(xué)籍的，一定要保管妥當(dāng)以免丟失無法彌補(bǔ)或填充。鑒于材料來源非常廣又涉及范圍廣，因此要對不同部門和活動(dòng)產(chǎn)生的收集內(nèi)容進(jìn)行不同類別的整理，使醫(yī)專學(xué)生學(xué)籍檔案材料在基礎(chǔ)整理工作層次上就鮮明得體、便于管理和檢索查找。對于學(xué)生學(xué)籍檔案中的一些亟需私密性的問題信息，采取有針對性地保護(hù)起來，使之不隨意泄露學(xué)生不必要的信息。這就需要管理學(xué)籍檔案的工作人員要嚴(yán)格遵循學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度，保護(hù)好學(xué)籍檔案的紙質(zhì)版及電子版信息內(nèi)容的隱私性。

（二）醫(yī)專學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容要具有實(shí)效性

就是要保證醫(yī)專院校學(xué)籍檔案材料的原始性和真實(shí)性。確保學(xué)生學(xué)籍材料中各項(xiàng)成績均屬真實(shí)成績及原始材料，第一時(shí)間記錄學(xué)生各項(xiàng)表現(xiàn)的歷史記錄，具有一定的時(shí)效性和原始性。檔案材料中涉及到的學(xué)生信息，通過人工錄入到學(xué)生信息采集平臺(tái)，并將平臺(tái)上每個(gè)班級(jí)各科成績以及總成績排名進(jìn)行公示并打印紙質(zhì)版存留，公示之后發(fā)放到各班級(jí)進(jìn)行班級(jí)評(píng)比成績穩(wěn)定或沒有出處的，予以登陸學(xué)生學(xué)籍成績信息采集平臺(tái)上進(jìn)行“確定”，將醫(yī)專院校學(xué)生學(xué)籍的真實(shí)成績準(zhǔn)確地記錄下來，這項(xiàng)教務(wù)工作必須細(xì)致和準(zhǔn)確，因?yàn)檫@關(guān)系到學(xué)生的整體素質(zhì)評(píng)價(jià)比對，也關(guān)乎著學(xué)生未來社會(huì)求職發(fā)展和用人單位擇優(yōu)選擇實(shí)習(xí)人員作為參考依據(jù)，也可以為醫(yī)專院校的教育改革和就業(yè)發(fā)展提供優(yōu)秀人才的真實(shí)資料。

二、醫(yī)專學(xué)籍檔案的管理措施

（一）學(xué)生學(xué)籍檔案形式富有多元化特性

醫(yī)專院校的學(xué)生在校期間會(huì)參加醫(yī)專院校各部門組織的各項(xiàng)活動(dòng)，其活動(dòng)的形式和過程是多樣化的。因此，學(xué)生學(xué)籍檔案的形式和類型也是各盡其能的，由于參與活動(dòng)的獎(jiǎng)項(xiàng)有紙質(zhì)版的獎(jiǎng)狀、電子版的獎(jiǎng)狀、各種競技比賽的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書等不同形式的學(xué)籍成績檔案文書，都需要檔案管理員進(jìn)行細(xì)心的歸納總結(jié)并分類登記，登記又分為紙質(zhì)版手錄登記表和電子版數(shù)據(jù)平臺(tái)填充內(nèi)容，將所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行無紙化信息管理。

（二）學(xué)生學(xué)籍檔案不受時(shí)間制約的連續(xù)完整性

醫(yī)專學(xué)籍檔案記錄著學(xué)生在校期間的所有文體、教育、思想等活動(dòng)情況，按常規(guī)以學(xué)期或?qū)W年為一周期，在基本形式上形成了不受時(shí)間制約的連續(xù)跨越性。簡單的說，就是學(xué)生在校期間完整的一套各項(xiàng)學(xué)習(xí)成績檔案記錄，也是完整各科成績性能的比對。管理好醫(yī)專學(xué)籍檔案工作是一項(xiàng)即繁瑣又反復(fù)操作管理的工作，更是立足于醫(yī)專院校的學(xué)籍管理特殊性，運(yùn)用科學(xué)合理的管理過程以確保醫(yī)專院校學(xué)籍檔案管理的連續(xù)完整性。

（三）保證學(xué)籍檔案材料存檔的反復(fù)完整性

醫(yī)專學(xué)籍檔案在初期進(jìn)行收集整理、歸納記錄時(shí)，其過程一定要注意按順序進(jìn)行排好，依次按照部門、系別、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等程序逐層進(jìn)行重復(fù)和交叉排序，中間不要慌亂操作，如果臨時(shí)中斷整理學(xué)籍檔案管理工作，一定要標(biāo)記好中斷的記號(hào)，以免下次再從新反復(fù)整理。這就需要學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作人員在實(shí)施具體的操作過程中，按照本部門的相關(guān)規(guī)章制度，按部就班地把各種情況的檔案材料都準(zhǔn)確的保管妥當(dāng)及規(guī)整，以便查詢時(shí)簡便易行。

三、醫(yī)專學(xué)籍檔案的利用性

（一）嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行管理學(xué)生學(xué)籍檔案體系

制定嚴(yán)格的規(guī)章制度都是為了更好地遵循執(zhí)行學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)律，建立健全完善醫(yī)專學(xué)籍檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都是為了提高學(xué)籍檔案管理的利用率。同時(shí)，完善學(xué)籍檔案檢查與監(jiān)督制度，都是為了減少學(xué)籍管理工作中避免出現(xiàn)學(xué)生成績不符或出紕漏的情況發(fā)生。最主要的是利用學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度來制約檔案管理者的行業(yè)道德，不許偽造或串改學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)內(nèi)容，更不能借著工作的同時(shí)進(jìn)行違法造假，那是會(huì)受到法律的制裁。綜上，這些內(nèi)容都是使學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作做到有法可依，確保學(xué)生學(xué)籍檔案的質(zhì)量和真實(shí)度。另外，運(yùn)用給規(guī)章制度可以促進(jìn)醫(yī)專院校積極推進(jìn)并重視高校學(xué)籍檔案管理工作快速發(fā)展。

（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平

醫(yī)專檔案管理工作人員必須定期參加政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過繼續(xù)教育學(xué)習(xí)使自身業(yè)務(wù)不斷提高，遵循黨的正確領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)主義各項(xiàng)規(guī)章制度，始終跟黨走聽黨話，時(shí)刻與黨中央思想政治保持高度一致，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨組織以及上級(jí)分配的各項(xiàng)要求，以顧全大局為主，積極主動(dòng)地開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

（三）工作實(shí)踐中完善學(xué)籍檔案管理先進(jìn)科學(xué)方法

醫(yī)專院校應(yīng)高度重視并加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理力度，宣傳和鼓勵(lì)醫(yī)專院校全體師生都提高學(xué)籍檔案保護(hù)管理的實(shí)效性及重要性,促進(jìn)全體師生提高檔案整理和管理工作的保護(hù)意識(shí),為學(xué)生學(xué)籍檔案工作提供最第一手的價(jià)值資料。

（四）當(dāng)前醫(yī)專學(xué)籍檔案的主要利用性能比對

首先，發(fā)揮醫(yī)專學(xué)籍檔案高校教育教學(xué)中的輔助管理各科成績的作用。其次，強(qiáng)化高校教師在教學(xué)和學(xué)生之間的切換對接管理，間接地促進(jìn)了醫(yī)專院校的學(xué)生思想道德品質(zhì)的提高，并為高校開展各部門、各教學(xué)系的學(xué)生學(xué)籍工作提供最真實(shí)的保障依據(jù)。再次，高效管理學(xué)生學(xué)籍檔案工作效率以便提高學(xué)生就業(yè)擇業(yè)時(shí)期的輔助參考作用。

[1]郭晶濤.醫(yī)專學(xué)籍檔案的管理與利用[J].黑龍江史志,2010（03）：50-51.

[2]李志君.芻議高校學(xué)籍檔案科學(xué)化管理[J].蘭臺(tái)論壇,2016（24）：17-19.