分析醫專學籍檔案管理與利用性能對比

余小嘉南陽醫學高等專科學校

分析醫專學籍檔案管理與利用性能對比

余小嘉
南陽醫學高等專科學校

探究醫專學籍檔案管理與利用之性能之對比，進行復雜性的專業對比要求高。使醫專學籍檔案管理者在創新學籍檔案管理工作實踐中，有效地利用先進的學籍檔案管理理念及手段，在實踐中不斷挖掘工作經驗、不斷總結工作不足、不斷創新工作方法，力求在工作中找到嶄新的發展空間。結合醫專院校的實際情況，充分利用信息數據化醫專學籍檔案管理系統在高校和社會需求中的巨大潛在作用，以解決當前醫專學籍檔案管理工作亟需思考和解決的主要問題。針對醫專教務處及學生處兩大職能管理學生學籍檔案的管理工作，進行認真仔細的剖析和量化。

醫專；學籍檔案；管理和利用；性能比對

醫專的學籍檔案關系到每位學生的在校基本情況以及學習和生活文藝等情況信息，是高校教學活動的成果體現，直接地反映出學生在校期間的全科評比內容涵蓋。它包括精神文明狀態、道德人文涵養以及專業技能等方面的真實記錄情況。高校學生的學籍檔案管理工作由學校派專門部門進行系統的統一管理，通過信息化技術手段來管理學生的一切情況數據，這標志高校和社會需求的層次進步性很大，學生的學籍檔案受到社會各界不同層次的認可，也是高校一名合格的學生所彰顯的個性體現與獎罰憑證。因此，高校如何管理好學生的學籍檔案是展現高校人文底蘊和科技教育教學水平的能力表現問題，社會各界依據學生的個人自身及學習成績情況，來選擇學校提供的實習基地以及畢業雙重選擇聘用單位的優良標尺，對其學生乃至高校選送人才起著重要的參考價值作用。

一、醫專院校學籍檔案管理的現狀

（一）妥善保管好學生檔案材料的來源及隱秘性

是極其可貴的，基本上是通過正規高考錄取而收集檔案學籍的，一定要保管妥當以免丟失無法彌補或填充。鑒于材料來源非常廣又涉及范圍廣，因此要對不同部門和活動產生的收集內容進行不同類別的整理，使醫專學生學籍檔案材料在基礎整理工作層次上就鮮明得體、便于管理和檢索查找。對于學生學籍檔案中的一些亟需私密性的問題信息，采取有針對性地保護起來，使之不隨意泄露學生不必要的信息。這就需要管理學籍檔案的工作人員要嚴格遵循學生學籍檔案管理的規章制度，保護好學籍檔案的紙質版及電子版信息內容的隱私性。

（二）醫專學籍檔案材料的內容要具有實效性

就是要保證醫專院校學籍檔案材料的原始性和真實性。確保學生學籍材料中各項成績均屬真實成績及原始材料，第一時間記錄學生各項表現的歷史記錄，具有一定的時效性和原始性。檔案材料中涉及到的學生信息，通過人工錄入到學生信息采集平臺，并將平臺上每個班級各科成績以及總成績排名進行公示并打印紙質版存留，公示之后發放到各班級進行班級評比成績穩定或沒有出處的，予以登陸學生學籍成績信息采集平臺上進行“確定”，將醫專院校學生學籍的真實成績準確地記錄下來，這項教務工作必須細致和準確，因為這關系到學生的整體素質評價比對，也關乎著學生未來社會求職發展和用人單位擇優選擇實習人員作為參考依據，也可以為醫專院校的教育改革和就業發展提供優秀人才的真實資料。

二、醫專學籍檔案的管理措施

（一）學生學籍檔案形式富有多元化特性

醫專院校的學生在校期間會參加醫專院校各部門組織的各項活動，其活動的形式和過程是多樣化的。因此，學生學籍檔案的形式和類型也是各盡其能的，由于參與活動的獎項有紙質版的獎狀、電子版的獎狀、各種競技比賽的獎杯、獎牌、榮譽證書等不同形式的學籍成績檔案文書，都需要檔案管理員進行細心的歸納總結并分類登記，登記又分為紙質版手錄登記表和電子版數據平臺填充內容，將所有的數據進行無紙化信息管理。

（二）學生學籍檔案不受時間制約的連續完整性

醫專學籍檔案記錄著學生在校期間的所有文體、教育、思想等活動情況，按常規以學期或學年為一周期，在基本形式上形成了不受時間制約的連續跨越性。簡單的說，就是學生在校期間完整的一套各項學習成績檔案記錄，也是完整各科成績性能的比對。管理好醫專學籍檔案工作是一項即繁瑣又反復操作管理的工作，更是立足于醫專院校的學籍管理特殊性，運用科學合理的管理過程以確保醫專院校學籍檔案管理的連續完整性。

（三）保證學籍檔案材料存檔的反復完整性

醫專學籍檔案在初期進行收集整理、歸納記錄時，其過程一定要注意按順序進行排好，依次按照部門、系別、專業、班級、學號等程序逐層進行重復和交叉排序，中間不要慌亂操作，如果臨時中斷整理學籍檔案管理工作，一定要標記好中斷的記號，以免下次再從新反復整理。這就需要學生學籍檔案管理工作人員在實施具體的操作過程中，按照本部門的相關規章制度，按部就班地把各種情況的檔案材料都準確的保管妥當及規整，以便查詢時簡便易行。

三、醫專學籍檔案的利用性

（一）嚴格按照規章制度執行管理學生學籍檔案體系

制定嚴格的規章制度都是為了更好地遵循執行學籍檔案管理工作的規律，建立健全完善醫專學籍檔案管理的每個環節都是為了提高學籍檔案管理的利用率。同時，完善學籍檔案檢查與監督制度，都是為了減少學籍管理工作中避免出現學生成績不符或出紕漏的情況發生。最主要的是利用學籍檔案管理規章制度來制約檔案管理者的行業道德，不許偽造或串改學生學籍檔案的真實內容，更不能借著工作的同時進行違法造假，那是會受到法律的制裁。綜上，這些內容都是使學生學籍檔案管理工作做到有法可依，確保學生學籍檔案的質量和真實度。另外，運用給規章制度可以促進醫專院校積極推進并重視高校學籍檔案管理工作快速發展。

（二）加強學籍檔案管理隊伍業務水平

醫專檔案管理工作人員必須定期參加政治業務學習，通過繼續教育學習使自身業務不斷提高，遵循黨的正確領導和社會主義各項規章制度，始終跟黨走聽黨話，時刻與黨中央思想政治保持高度一致，認真貫徹執行黨組織以及上級分配的各項要求，以顧全大局為主，積極主動地開展學生學籍檔案管理工作。

（三）工作實踐中完善學籍檔案管理先進科學方法

醫專院校應高度重視并加強學籍檔案管理力度，宣傳和鼓勵醫專院校全體師生都提高學籍檔案保護管理的實效性及重要性,促進全體師生提高檔案整理和管理工作的保護意識,為學生學籍檔案工作提供最第一手的價值資料。

（四）當前醫專學籍檔案的主要利用性能比對

首先，發揮醫專學籍檔案高校教育教學中的輔助管理各科成績的作用。其次，強化高校教師在教學和學生之間的切換對接管理，間接地促進了醫專院校的學生思想道德品質的提高，并為高校開展各部門、各教學系的學生學籍工作提供最真實的保障依據。再次，高效管理學生學籍檔案工作效率以便提高學生就業擇業時期的輔助參考作用。

[1]郭晶濤.醫專學籍檔案的管理與利用[J].黑龍江史志,2010（03）：50-51.

[2]李志君.芻議高校學籍檔案科學化管理[J].蘭臺論壇,2016（24）：17-19.