論檔案管理的信息化

趙寶瑩秦皇島市公路治超管理處

論檔案管理的信息化

趙寶瑩
秦皇島市公路治超管理處

檔案信息化管理是檔案工作為了更好適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的必經(jīng)之路，然而檔案信息化建設(shè)工作具有較為艱苦、周期長等特點，所以在開展檔案信息化建設(shè)的過程中必須進行全面的分析以及理性的思考，不能僅僅追求檔案信息資源的數(shù)字化程度。檔案信息化建設(shè)的根本就是檔案數(shù)據(jù)資源的構(gòu)建，現(xiàn)階段管理人員應(yīng)將檔案信息化建設(shè)的核心放在電子文檔的監(jiān)管方面，并不斷推進檔案管理體系以及運行機制的完善進程。

檔案；管理；信息化

1.檔案管理信息化的基本內(nèi)容及影響因素

什么是檔案管理的信息化，就是在國家相關(guān)檔案管理部門的指導(dǎo)、設(shè)定以及要求下，在實際的檔案管理任務(wù)中全方位使用先進的信息化技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)資源進行安置、管控以及提供必要的服務(wù)過程。換句言之，檔案管理的信息化主要指的是檔案信息化管理體系從以點為檔案監(jiān)管核點，向以文檔的數(shù)字化資源這種主要模式核心的轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)。對檔案管理信息化的過程提出了以下幾方面的要求：第一，是做到檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化以及拓撲化；第二，是做到檔案數(shù)據(jù)收集、傳輸、保存以及提供使用的一站式服務(wù)；第三，是要做到檔案數(shù)據(jù)資源的有效分享工作；第四，是要做到檔案管理體系的創(chuàng)新。影響檔案管理信息化構(gòu)建的因素主要包含以下幾個方面：首先，管理人員對檔案信息化管理缺乏必要的理解。現(xiàn)階段管理人員對信息化檔案管理服務(wù)工作缺乏科學(xué)認識是主要的影響因素。信息技術(shù)根據(jù)檔案管理的不同可以分成三大類，根據(jù)不同特點采取有針對性的管理模式，能夠提升個人的管理效率以及科學(xué)程度；可以改善、提升多個管理部門的職能分配狀況；加強組織的有效性；相關(guān)技術(shù)人員從技術(shù)層次出發(fā)，制定出準確的技術(shù)體系以及數(shù)據(jù)框架，往往只考慮如何合理分配、如何保證信息的快速運輸，卻忽視了客戶收集、分享以及使用數(shù)據(jù)資源的途徑，并且對收集且提供資源過程中的感受沒有高度重視；相關(guān)管理人員只考慮自身的經(jīng)濟利益及，并且由于自身較為懶惰，而不愿意接受新技術(shù)。因此在信息化檔案管理構(gòu)建過程中，必須時刻明確“以人為本”的中心思想，通過制定一些的標準，讓數(shù)據(jù)變得更加規(guī)范，便于日后的溝通與交流，與此同時，還能夠解決因分享而造成的問題。第二，管理人員在進行信息化建設(shè)時的水平問題。參與檔案管理及建設(shè)的部門自身信息化能力存在較大差異。一些檔案管理部門早在很久之前就已經(jīng)通過計算機來對管理工作進行把控，然而也有一部分檔案管理部門仍然使用單獨操作的模式，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源沒有得到有效利用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢沒有發(fā)揮，而且辦公人員對計算機的使用效率普遍偏低，有些人只會編輯、打印文檔或傳輸文件。第三，管理人員的觀念問題。對運用信息資源的觀念要轉(zhuǎn)變。檔案資料接收入館很重要，但更重要的是檔案館能否將這些信息化的資源為社會、公眾更好服務(wù)，帶來效益。把注意力從取得、存放入館轉(zhuǎn)移到取得并充分利用使用權(quán)上來。

2.目前檔案管理信息化建設(shè)工作存在的問題

目前檔案管理信息化建設(shè)工作主要存在以下兩個方面的問題，第一個方面：檔案信息化理論機制構(gòu)建的研究成果較為落后。從實際出發(fā)，對檔案管理工作進行整體分析，不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國的檔案信息化研究成果較為分散，還沒能組建成一種體系。檔案信息化的建設(shè)工作大多數(shù)還處于管理者的理解之中，距離形成完善且健全的科學(xué)理論機制還需要較長的時間進行磨合。所以，由于檔案信息化理論機制構(gòu)建的研究成果較為落后導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作始終無法滿足現(xiàn)代社會對檔案信息的基本要求，并逐漸變成影響檔案信息化進程的主要因素。久而久之，不但會對人力、物力以及成本投入帶來影響，還會抑制檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展，甚至是破壞檔案管理信息化的安全性。第二個方面：在檔案管理信息化體系建設(shè)過程中，保障機制沒能有效構(gòu)建起來。檔案管理信息化體系的構(gòu)建是一項十分復(fù)雜、所需周期較長的工程，在實際工作期間，需要各個部門的共同努力、一同完成，只有這樣才能最大程度保證人力、物力以及資金投入的正產(chǎn)運行。通過采取這種多方面合作的方式，從根本上滿足現(xiàn)階段檔案管理信息化的基本需求，以便于檔案管理信息化機制建設(shè)工程的順利開展，在真正意義上對理論基礎(chǔ)起到指引作用。可是，根據(jù)目前發(fā)展情況來看，我們對檔案管理信息化機制建設(shè)當中的保障環(huán)節(jié)還不夠重視，投入力度較低，進而導(dǎo)致檔案管理信息化所能獲得的研究成果少之又少，即使得到一些研究成果，也受到其自身可靠性較差的制約。而且多數(shù)檔案管理信息化研究成果都存在實用性和可操作性不高的問題，進而從整體上影響了檔案管理信息化進程。

3.針對目前問題加快檔案管理信息化建設(shè)的措施

加快檔案管理信息化建設(shè)的措施主要包含以下幾方面的內(nèi)容：第一，提高電子文檔的收檔管理效率，加強檔案管理信息化的能力。根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的基本需求，必須對各種類型的檔案（比如說，紙質(zhì)檔案、圖片、聲音、視頻等）進行現(xiàn)代化處理以及格式轉(zhuǎn)變工作，只有這樣才能確保所收檔的電子文檔具有真實、可靠、先進以及有效等特點。與此同時，要不斷研究、創(chuàng)新電子檔案的接收以及使用方法，并確定電子檔案的基本管理方案。第二，壯大檔案管理團隊，加強服務(wù)，從事檔案管理工作的人員需要從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型進行過渡。只有這樣才能確保檔案管理信息化體系具有現(xiàn)代化的特征，并且始終處于有序、平穩(wěn)發(fā)展的過程中。第三，目前參與檔案信息化管理工作的人員普遍缺乏軟件開發(fā)以及精通檔案知識的能力，所以必須不斷挖掘高技術(shù)人才，從而提高團隊的素養(yǎng)。相關(guān)企業(yè)或是單位可以構(gòu)建競爭制度，以便最大程度激發(fā)工作人員的主觀能動性。構(gòu)建獎懲機制，科學(xué)分配相關(guān)管理崗位。將工作進行量化處理，充分彰顯檔案信息化管理工作的嚴謹性，筆者相信這樣可以充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造思維。

4.結(jié)論

綜上所述，我國開展檔案信息化管理工作也已經(jīng)有些年頭，目前我國在該領(lǐng)域取得了顯著的成效，但是還是存在諸多問題。所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須加大對檔案管理信息化的重視程度，只有這樣才能保證檔案信息化管理更好的發(fā)揮自身作用。

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[3]許桂清.信息化變革檔案管理探析[J].中國檔案，2016（3）.