婚姻登記檔案管理工作存在的問題與措施

張正義山東省鄄城縣民政局

婚姻登記檔案管理工作存在的問題與措施

張正義
山東省鄄城縣民政局

婚姻登記檔案的管理是我國民生檔案管理的重要組成，規范化的婚姻登記檔案管理，能夠使之更好的服務于婚姻管理相關工作中，是民政檔案部門的重要職責。本文分析并闡述了婚姻檔案管理工作中存在的問題，提出針對性的婚姻登記檔案管理工作的優化措施，旨在提升婚姻檔案管理處的為民服務水平。

婚姻登記；檔案管理；問題；措施

隨著我國經濟的不斷發展和城鄉人口的大批量流動，婚姻登記檔案的利用與查詢工作開始被人們重視起來。婚姻檔案的使用頻率開始增多，國民離婚率的大幅度增長、再婚、社會保險以及出國打工等多方面工作，都需要婚姻證明材料。檔案的利用率不斷升高，再加上檔案管理本身存在的一些弊端，傳統的檔案管理模式顯然無法適應新形勢的需求，因此，加強對婚姻登記檔案的有效管理工作，是民生部門為人民服務，保障國民合法權益的重要民生工程之一。

一、婚姻檔案管理工作中存在的問題

1、婚姻登記檔案中有損毀、遺失等現象

由于婚姻檔案管理工作在初期的不到位，沒有一個科學系統的管理模式，因此不同年代的婚姻檔案存在著不同程度的蟲蛀、水盡和破損情況，在鄉鎮地區甚至還存在檔案資料丟失的情況。

2、檔案利用的不規范

檔案儲存相關部門在提供相關服務的時候，雖然存在著檔案利用相關制度，但工作人員的不重視，并未按照規定程度進行嚴格辦理，對來訪者身份的審查相對不嚴格，保密措施不到位，對其利用情況未做出及時、有效的的登記，同時工作人員沒有做好檔案利用的統計工作[1]，造成檔案在借出之后內容的泄密，甚至出現原件意識的情況，嚴重損害了當事人的合法權益，對社會造成一定影響。

3、在提供檔案服務上，檢索的效率偏低

隨著近幾年來，婚姻檔案的高利用率，閱檔和服務的人數在不斷增多，而多數檔案利用者對原登記地點與時間的不明確，使得檔案檢索工作存在較大難度。在及上我國檔案系統的整體龐大性，依然使用傳統的人工檢索方式，其查閱的范圍和難度都相當大，甚至出現查詢不到的情況。

二、婚姻登記檔案管理工作的優化措施

1、嚴格貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，依法辦事

我國在2006年頒布了《婚姻登記檔案管理辦法》，加強了對各地區婚姻檔案的管理、監督和指導，這一制度的頒布促使著我國檔案管理朝著制度化與規范化方向大步邁進[2]。因此，婚姻登記的相關工作人員必須要嚴格的、全面的掌握《辦法》中各種制度和規定，嚴格將其執行在工作的方方面面中，重點對檔案的歸檔、整理以及查詢做好監督，保證檔案的科學性管理。將婚姻檔案大致分為四類，結婚類、離婚類、補發類以及撤銷類。在每一類別上按照當事人為單位進行整理和裝訂，檔案的排列嚴格按照年份和月份等進行，并配備嚴密的流水賬號，方便后期查找。

2、提升婚姻登記檔案的管理水平

民政局和相關的答案管理部門應當將為民服務的原則謹記在心，通過定期教育與培訓工作，不斷提升檔案管理人員的專業素質和責任心。通過保證檔案管理室的科學布置，保證其具備防潮、防火和防盜的基本性條件，同時還需要加快檔案管理的信息化水平，通過紙質檔案與電子檔案的并存，實現婚姻檔案的“雙套機制”[3]，確保檔案管理的絕對安全。

3、提升檔案管理的信息化水平

為確保檔案調檔程度的簡化，從而更好的為利用者提供高效服務，相關部門應當積極的將檔案進行數字化處理，實現微機管理與檢索，以現代的計算機相關技術作為依托，對檔案的服務空間進行最大程度的開發，以不斷提升檔案查詢服務層次的提升。計算機技術的進步極大的促進了檔案儲存的方式，因此，相關部門應當積極的研發檔案管理新技術，通過微機、光盤、磁介質等工具進行檔案的有效管理[4]。根據云計算相關技術進行檔案信息資源的整合與細化，從而建立一種較為完備的檔案管理技術和模式，對離婚檔案、結婚答案、補辦和撤銷檔案等進行細化分類，在計算機設備上進行細化標注，方便后期的檔案查詢與利用。

4、完善婚姻登記檔案管理制度

隨著我國《新婚姻法》以及《辦法》的出臺，對婚姻資料的等級、審查、入庫、查閱、保密管理等工作都做出了細化規定，并對當事人在初期填寫的表格、證件以及寫字墨水等都做出了統一的規定，保證每一各環節的絕對嚴密。檔案的歸檔工作中，必須保證材料的完備和準確，按照不同種類進行細化裝訂與存放。同時，在檔案的查詢工作中，還需要實行查詢登記制度，對查檔人的身份、介紹和用途等作出詳細說明，并加蓋公章，實現檔案管理與使用一系列的規范化。

5、強化政務公開，提升檔案管理的依法行政水平

在檔案管理相關工作中，人員必須要嚴格的按照制度進行檔案利用、借閱以及管理等分析。同時，對檔案的登記條件、工作原則、工作電話、辦公時間、收費標準以及監督機構等都需向社會各界公開，接受社會大眾的廣泛性監督，以正視工作的實際水平，勇敢的接受社會大眾對部門工作的實施監督，提升本部門依法行政的水平。

6、加強婚姻登記檔案工作的隊伍建設

針對人員建立起完備的管理體系，需要認識到人才隊伍管理的重要性，加大力度進行專業性人才的聘用與開發，促進婚姻檔案相關人員對理論知識的更新，以不斷提升其工作專業水平與道德素質。同時應當建立一套科學的競爭機制，以促進人員對自身軟素質的提升。

結束語

婚姻登記檔案的管理工作關系著民生，在人民群眾的生活中有著重要的影響，與人民的切身利益有著密切聯系，為我國人民提供優質的服務是婚姻檔案管理處的重要職責，也是實現其實際價值的重要環節。

[1]石金瑞.試談婚姻登記檔案管理工作存在的問題、原因及對策[J].蘭臺內外,2012,02（03）：42-43.

[2]趙舉,楊彩燕.淺議婚姻登記檔案管理工作存在問題和應對策略[J].科技經濟導刊,2016,11（05）：198-199.

[3]李娟.對婚姻登記檔案管理的幾點建議[J].中國商界（上半月）,2010,06（08）：167-168.

[4]顧巖.對做好婚姻登記檔案管理工作的分析及建議[J].辦公室業務,2013,12（11）：54-55.