淺談專利流程管理員在代理機(jī)構(gòu)變更過程中的作用

余璐璐

（100088 中國(guó)政法大學(xué) 北京）

淺談專利流程管理員在代理機(jī)構(gòu)變更過程中的作用

余璐璐

（100088 中國(guó)政法大學(xué) 北京）

專利代理機(jī)構(gòu)是經(jīng)省專利管理局審核，國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局批準(zhǔn)設(shè)立，可以接受委托人的委托，在委托權(quán)限范圍內(nèi)以委托人的名義辦理專利申請(qǐng)或其他專利事務(wù)的服務(wù)機(jī)構(gòu)。專利申請(qǐng)/專利交易、專利申請(qǐng)/專利資源整合并統(tǒng)一管理，以及專利代理機(jī)構(gòu)的代理質(zhì)量、服務(wù)水平皆會(huì)引起專利申請(qǐng)/專利在不同專利代理機(jī)構(gòu)之間流轉(zhuǎn)。

一般來(lái)說(shuō)，專利代理機(jī)構(gòu)變更的辦理方法（著錄項(xiàng)目變更申報(bào)書+著錄項(xiàng)目變更理由），分為以下幾種情況：

第一，申請(qǐng)人（或?qū)＠麢?quán)人）更換專利代理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)提交由全體申請(qǐng)人（或?qū)＠麢?quán)人）簽字或者蓋章的對(duì)原專利代理機(jī)構(gòu)的解除委托聲明以及對(duì)新的專利代理機(jī)構(gòu)的委托書。

第二，專利申請(qǐng)權(quán)（或?qū)＠麢?quán)）轉(zhuǎn)移的，變更后的申請(qǐng)人（或?qū)＠麢?quán)人）委托新專利代理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)提交轉(zhuǎn)讓人和受讓人簽字或者蓋章的轉(zhuǎn)讓證明以及變更后的全體申請(qǐng)人（或?qū)＠麢?quán)人）簽字或者蓋章的委托書。

著錄項(xiàng)目變更申報(bào)手續(xù)符合規(guī)定的，知識(shí)產(chǎn)權(quán)局會(huì)向有關(guān)當(dāng)事人發(fā)出《手續(xù)合格通知書》，通知著錄項(xiàng)目變更前后的情況，并予以公告。著錄項(xiàng)目變更手續(xù)自《手續(xù)合格通知書》的發(fā)文日起生效。

除辦理著錄項(xiàng)目變更申報(bào)手續(xù)外，專利流程管理員還需做大量溝通、檢索、歸檔和整理工作,以將轉(zhuǎn)入的專利申請(qǐng)/專利納入本事務(wù)所的流程管理系統(tǒng)中。筆者將從未授權(quán)的轉(zhuǎn)案和已授權(quán)的轉(zhuǎn)案這兩個(gè)角度，介紹案卷轉(zhuǎn)入過程中專利流程管理員會(huì)涉及到的具體工作。

一、未授權(quán)的轉(zhuǎn)案

第一，檢索著錄項(xiàng)目信息，包括發(fā)明名稱、申請(qǐng)人（中文/英文）、申請(qǐng)人國(guó)籍和地址、發(fā)明人信息、原代理機(jī)構(gòu)信息、原代理人、PCT號(hào)、優(yōu)先權(quán)信息等。

第二，檢索案卷狀態(tài)和申請(qǐng)階段(提交，初審，實(shí)審，辦登)。判斷案件的生死、是否有未答復(fù)事件和期限、是否有未繳納費(fèi)用和未足額繳納的費(fèi)用、是否有同日申請(qǐng)和費(fèi)用減緩、是否適時(shí)地遞交了保密審查請(qǐng)求書。

這部分工作瑣粹繁雜，管理員需要熟悉掌握專利的時(shí)限和費(fèi)用。除此之外，專利流程管理員還必須與原代理機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)配合，做好轉(zhuǎn)案交接工作，并與本單位同事溝通，做好信息錄入、時(shí)限監(jiān)控和事件答復(fù)。以下列舉了在實(shí)際工作中會(huì)遇到的情況：

案例1：視撤階段轉(zhuǎn)入，尚在恢復(fù)期內(nèi)。

視撤原因：未及時(shí)提交申請(qǐng)人A的委托書以答復(fù)《補(bǔ)正通知書》。

轉(zhuǎn)案原因：專利申請(qǐng)權(quán)由申請(qǐng)人A轉(zhuǎn)給申請(qǐng)人B,申請(qǐng)人B將此案委托給新代理機(jī)構(gòu)。

解決方案：遞交著錄項(xiàng)目申報(bào)書，變更理由為轉(zhuǎn)讓證明（A-B）和委托書（B）；同一天請(qǐng)?jiān)頇C(jī)構(gòu)幫忙遞交補(bǔ)正書和恢復(fù)權(quán)利請(qǐng)求書。

案例2：OA延期階段轉(zhuǎn)入，已遞交《延期請(qǐng)求書》，但《延期審批通知書》未下發(fā)。檢索到延期官費(fèi)繳納了RMB600，是否可判定延期2個(gè)月？

不能僅依照官費(fèi)繳納額判定延長(zhǎng)的期限，因?yàn)楣儋M(fèi)的繳納可能存在誤繳和錯(cuò)繳的情況。為保障客戶的利益，避免錯(cuò)過期限，在尚未收到原代理機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)案文件的情況下，最好主動(dòng)向原代理機(jī)構(gòu)/專利局確認(rèn)延期后的期限。

案例3：辦登階段轉(zhuǎn)入，原專利代理機(jī)構(gòu)已繳納辦登費(fèi)，但收到專利局下發(fā)的《視為放棄取得專利權(quán)通知書》。

原因：原專利代理機(jī)構(gòu)未全額繳納辦登費(fèi)。

作為新的專利代理機(jī)構(gòu)，為使專利申請(qǐng)盡快授權(quán)，避免客戶額外的經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)該核實(shí)辦登費(fèi)實(shí)際繳納情況，如發(fā)現(xiàn)有未繳足情況，需向客戶匯報(bào)，及時(shí)補(bǔ)繳。

第三，從著錄項(xiàng)目變更請(qǐng)求遞交至知識(shí)產(chǎn)權(quán)局后到《手續(xù)合格通知書》下發(fā)前，除被動(dòng)地接收原專利代理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)來(lái)的通知書外，新專利代理機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)案管理員需主動(dòng)關(guān)注案件狀態(tài)，并在收到《手續(xù)合格通知書》的第一時(shí)間進(jìn)行專利檢索，避免遺漏相關(guān)的官方通知書，錯(cuò)過期限。對(duì)于復(fù)審階段和專利權(quán)無(wú)效宣告的案件，需盡快向?qū)＠麖?fù)審委員會(huì)遞交《復(fù)審階段意見陳述書》，說(shuō)明代理機(jī)構(gòu)已發(fā)生變更，請(qǐng)專利復(fù)審委員會(huì)的審查員知曉并關(guān)注，以免專利復(fù)審委員會(huì)將《復(fù)審?fù)ㄖ獣贰ⅰ稄?fù)審決定》和《復(fù)審案件結(jié)案通知書》等相關(guān)通知書依舊發(fā)給原代理機(jī)構(gòu)，從而延誤或遺漏通知書的轉(zhuǎn)達(dá)。

二、已授權(quán)的轉(zhuǎn)案

隨著全球知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，知識(shí)產(chǎn)權(quán)交易正日趨普遍化和多樣化。以專利權(quán)為交易對(duì)象的專利轉(zhuǎn)讓是專利交易的重要形式之一。而專利轉(zhuǎn)讓又可能引起專利代理機(jī)構(gòu)的變更。對(duì)于已授權(quán)的專利轉(zhuǎn)案，專利流程管理員應(yīng)該在案卷轉(zhuǎn)入過程中做哪些具體工作呢？

第一，確認(rèn)專利權(quán)是否有效。

第二，檢索專利權(quán)人的信息。

第三，確認(rèn)專利是否被許可過，許可是否依然有效。如果涉及的專利權(quán)曾許可給第三人，且該許可仍然有效，轉(zhuǎn)讓后可能影響受讓人的利益。

第四，專利是否經(jīng)歷或正在經(jīng)歷無(wú)效宣告程序。

第五，專利是否被保全或者做過質(zhì)押。

第六，確認(rèn)繳納年費(fèi)的期限。如果年費(fèi)期限臨近或者需要在轉(zhuǎn)讓過程中繳納，需提醒客戶，明確維護(hù)專利權(quán)有效的責(zé)任方，避免年費(fèi)逾期未繳產(chǎn)生滯納金或權(quán)利失效。

有時(shí)知識(shí)產(chǎn)權(quán)局網(wǎng)站的法律狀態(tài)更新稍微滯后，可查詢知識(shí)產(chǎn)權(quán)局向外發(fā)送的通知書時(shí)間及類型以輔助判斷案件當(dāng)前的階段或狀態(tài)。如知識(shí)產(chǎn)權(quán)局向非代理機(jī)構(gòu)和專利權(quán)人的第三方下發(fā)了《無(wú)效宣告受理通知書》，則該專利正在被第三人提起無(wú)效宣告請(qǐng)求。

以上，對(duì)專利流程管理員在代理機(jī)構(gòu)變更過程中的作用做以簡(jiǎn)要介紹。看似平凡的文案工作，信息量大、繁瑣、時(shí)效性強(qiáng)，而且關(guān)乎專利申請(qǐng)/專利的生死。一名專利流程管理員，不僅需要認(rèn)真細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)，還需要具備優(yōu)秀的時(shí)間管理能力和處理應(yīng)急事務(wù)的能力，才能充當(dāng)好本單位、原代理機(jī)構(gòu)和客戶三者之間有效溝通的橋梁。